Hướng dẫn sử dụng SkyDrive "đám mây" bị lãng quên của Microsoft

Hiện nay có rất nhiều giải pháp lưu trữ trực tuyến, trong đó SkyDrive (nay đã đổi tên thành OneDrive), GoogleDrive, Dropbox là những cái tên sáng giá hơn nhất. Tuy nhiên, để đồng bộ dữ liệu giữa màn hình desktop máy tính với các dịch vụ này thì ít ai biết cách. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện được việc này.

Ở đây, người viết sẽ sử dụng SkyDrive vốn được tích hợp sẵn trong Windows 8, 8.1. SkyDrive đồng bộ tốt với Windows, giao diện Office nền tảng web gần giống như giao diện Office 2013 nên bạn sẽ không gặp bở ngỡ khi thao tác,...

Kích hoạt SkyDrive

Để kích hoạt được SkyDrive, bạn cần phải có tài khoản của Microsoft. Nếu bạn chưa có tài khoản này, bạn truy cập tại đây và đăng kí một tài khoản miễn phí.

Bấm Sign up now để đăng kí một tài khoản miễn phí của Microsoft.

Sau khi tạo, bạn đăng nhập để thay thế tài khoản hiện tại của Windows (đối với Windows 8/ 8.1).

Thay thế tài khoản Local hiện tại bằng tài khoảng Microsoft

SkyDrive tự động sẽ được kích hoạt. Mặc định mọi thiết lập trong Windows 8/ 8.1 sẽ được lưu lại lên SkyDrive. Sau này nếu bạn cài lại Windows hay khôi phục bản quyền, mọi thiết lập của bạn tự động sẽ được khôi phục.

Các thành phần có thể được đồng bộ bởi SkyDrive

Chuyển Backup Settings sang ON để lưu lại mọi thiết lập trong Window

Đối với Windows 7/ Vista, bạn phải download SkyDrive tại đây, sau đó cài vào máy. SkyDrive không hỗ trợ Windows XP vì Microsoft hiện đang chuẩn bị khai tử HĐH này.

Cài đặt SkyDrive trên Windows 7

Cách đồng bộ

Cách đồng bộ SkyDrive cũng đơn giản, bạn chỉ việc copy những file cần đưa lên mây vào trong folder SkyDrive, những file này tự động sẽ được upload lên SkyDrive. Mặc định SkyDrive sẽ đồng bộ như vậy.

Ứng dụng SkyDrive trên Windows 8/ 8.1

Nhưng trong trường hợp nếu bạn thường xuyên làm việc trên màn hình desktop, thì bạn phải thường xuyên copy từ desktop vào thư mục SkyDrive và ngược lại, điều này có chút khó khăn và tốn thời gian. Do đó, một thủ thuật nho nhỏ sau đây giúp bạn đồng bộ dữ liệu trực tiếp từ màn hình desktop lên SkyDrive. Cách làm như sau:

Đầu tiên bạn truy cập thư mục SkyDrive, sau đó tạo một thư mục mới, đặt bất kì tên gì mà bạn muốn. Ví dụ như bạn đặt tên Desktop cho thư mục mới.

Tạo folder mới trong SkyDrive

Tiếp theo, trong Windows 8.1 (Windows 8/7/ Vista cũng tương tự), bạn mở This PC (hay My Computer) và tìm thư mục desktop. Bấm chuột phải chọn Properties.

Lưu ý: không chọn mục Desktop nằm dưới Favorites.

Trong cửa sổ mới mở ra, nhấp chuyển qua the Location, bấm vào nút Move...

Bạn duyệt đến thư mục SkyDrive (hoặc đến thư mục mà bạn đã tạo lúc đầu), bấm nút Select Folder để chọn. Nếu bạn quay trở lại cửa sổ Properties, đường dẫn sẽ là . “C:\Users\[ tên người dùng của bạn ]\SkyDrive\[ tên thư mục bạn đã tạo ]”. Vd: “C:\Users\Hoa Huynh\SkyDrive\Desktop”.

Chọn đường dẫn tới thư mục Desktop vừa tạo trong SkyDrive.

Sau đó bấm OK. Một thông báo sẽ hiện ra và hỏi bạn có muốn di chuyển hết mọi thứ trên desktop không (trừ This PC (My Computer), Recycle Bin, User Folder, file có đuôi *exe). Bấm Yes để đồng ý.

Kể từ lúc này, mọi thao tác trên desktop sẽ được tự động đồng bộ lên SkyDrive.

SkyDrive trên Windows và trên ứng dụng

Tuỳ thuộc vào tốc độ mạng, số lượng file/folder nhiều hay ít, dung lượng ít hay nhiều thì thời gian đồng bộ (upload lên SkyDrive) nhanh hay lâu (nếu chưa đồng bộ xong thì biểu tượng đồng bộ sẽ hiển thị).

Biểu tượng đồng bộ nằm ở dưới góc trái của biểu tượng

Sau khi đồng bộ xong, bạn truy cập SkyDrive từ bất cứ thiết bị nào (iOS, Android, Windows Phone,...) miễn là thiết bị đó có nối mạng. Và bạn sẽ thấy toàn bộ những tài liệu trên Desktop đều xuất hiện trên "mây" SkyDrive.

Cách sử dụng

Đối với máy tính khác (không phải của bạn), bạn sử dụng trình duyệt web, đăng nhập vào SkyDrive để lấy dữ liệu.

Ứng dụng Word trên nền tảng web có nét tương đồng như Word 2013

Bạn có thể xử lý trực tuyến các file Word, Excel, PowerPoint với những thao tác cơ bản trên web. Nếu không muốn vậy, bạn download các file đó trên SkyDrive về máy, rồi sử dụng một chương trình chuyên dụng để đọc file. Lúc này, bạn ngắt mạng cũng được.

Đối với các thiết bị iOS, Android, Windows Phone,... Bạn cài ứng dụng SkyDrive để có thể xem các file đã đồng bộ.

Ứng dụng SkyDrive cho iOS

Nếu muốn xử lý chúng, bạn có thể xử lý trực tuyến trên nền web hay mở bằng một ứng dụng khác trên iOS, Android, Windows Phone,... để xử lý ngoại tuyến. Chẳng hạn như người viết mở bằng ứng dụng iPages trên nền iOS 6.

Bạn có thể mở bằng ứng dụng iPages hay TeamViewer (hoặc một ứng dụng khác đã cài trong thiết bị)

iPages tự động import văn bản từ SkyDrive

Bây giờ bạn có thể tắt mạng và soạn thảo văn bản bình thường

Sau khi soạn văn bản xong, bạn hãy đồng bộ lại lên mây. Cách đồng bộ trên các thiết bị di động có hơi khác so với cách đồng bộ trên laptop/PC. Tuỳ vào mỗi ứng dụng sẽ có cách đồng bộ khác nhau. Vd như ứng dụng iPages, sau khi bạn soạn văn bản xong. Bạn bấm Share and Print.

Share and Print trong ứng dụng iPages

Chọn Open Another App (những ứng dụng khác cũng tương tự, bạn chọn mở bằng một ứng dụng khác. Và ứng dụng đó chắc chắn là SkyDrive).

Chọn Open in Another App trong ứng dụng iPages

Trước khi mở bằng ứng dụng khác, iPages sẽ lưu thành file Word (hay PDF tuỳ theo bạn chọn), sau đó mới cho mở.

Sau khi lưu thành file Word, iPages sẽ hỏi bạn mở bằng ứng dụng nào. Và bạn chọn SkyDrive

Sau khi văn bản hiện trên SkyDrive, bạn bấm bấm Upload to SkyDrive để đưa lên lại mây. Ở đây bạn cần lưu ý một chút. Nếu bạn upload vào trong thư mục đã tạo (vd như thư mục Desktop), dữ liệu tự động sẽ xuất hiện trên màn hình desktop. Nếu bạn không lưu vào thư mục này, dữ liệu sẽ không xuất hiện trên màn hình desktop.

Bấm Upload to SkyDrive, chọn thư mục cần upload rồi bấm Select This Location.

Ngoài ra, một số ứng dụng văn phòng khác cũng sẽ giúp bạn đưa thẳng lên mây luôn, không cần phải qua trung gian ứng dụng mây rồi mới upload.

Lúc này, khi bạn khởi động máy tính, trên màn hình Desktop tự động sẽ xuất hiện file mà bạn đã upload.

File SkyDrive - Desktop - iPages đã được đồng bộ từ iPad lên desktop

Tương tự như SkyDrive, các mây khác như GoogleDrive, Dropbox cũng làm tương tự.

Thủ thuật

Theo mặc định, khi sử dụng SkyDrive, dữ liệu của bạn sẽ nằm trên mây, tức bạn sẽ thấy thông báo “Available online” (khi bạn ở chế độ Details), và bạn chỉ có thể sử dụng chúng khi có kết nối mạng. Nếu bạn muốn sử dụng chúng khi máy không nối mạng, bạn bấm chuột phải vào và chọn Make available-offline, dữ liệu tự động sẽ được tải về và nằm trên ổ cứng.

Bấm chuột phải vào một (hoặc nhiều file/ folder) chọn Make Availabel Online/Offline để lưu trữ trên mây hay trên ổ cứng.

Và ngược lại, để giải phóng không gian lưu trữ trên ổ cứng (hay trên các thiết bị di động), bạn chọn Make Available-online.

Những mặt hạn chế

Bên cạnh ưu điểm tuyệt vời là bạn có thể truy cập và sử dụng dữ liệu mọi lúc mọi nơi thì cũng có một số hạn chế nhất định. Trong một số tình huống, bạn sẽ dùng đến giải pháp thủ công: sử dụng USB hay cáp kết nối với thiết bị di động để chép dữ liệu, hay sử dụng một máy khác có nối mạng để truy cập SkyDrive.

Chính vì ưu điểm sử dụng mọi lúc mọi nơi, nếu máy không nối mạng được thì bạn sẽ không thể nào truy cập hay đồng bộ được SkyDrive. Do đó, nếu máy bạn không nối mạng được, bạn đành dùng cách thủ công thôi.

Sử dụng USB để lưu dữ liệu trong trường hợp bạn không thể đồng bộ lên SkyDrive.

Nếu bạn sử dụng các gói cước ADSL (hay 3G đã bị bóp băng thông), thì khi upload lên mây một file có dung lượng lớn, thời gian đồng bộ sẽ rất lâu. Trung bình tốc độ upload mạng ADSL khoảng 64 - 80 KB/s tuỳ gói cước, còn 3G (sau khi bị bóp băng thông) thì rất chậm. Do đó, giải pháp thủ công để chép dữ liệu là tối ưu nhất.

Nguy cơ lây nhiễm virus cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Nếu máy bạn bị nhiễm virus, các file được đồng bộ cũng sẽ bị nhiễm virus theo. Và máy khác sẽ bị nhiễm virus nếu bạn tải những file này. Do đó, cài một chương trình chống virus là giải pháp an toàn và hiệu quả nhất.

Tuy nhiên, những lợi ích mang lại cũng không nhỏ. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, đồng bộ dữ liệu trên màn hình desktop lên SkyDrive sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu hơn, mọi thứ sẽ tự động đồng bộ (nếu có mọi thay đổi xảy ra), bạn có thể sử dụng chúng mọi lúc mọi nơi, giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong công việc của mình.