Microsoft Word và Google Docs: Đâu là lựa chọn tối ưu nhất dành cho bạn?

Trận chiến giữa Microsoft Word và Google Docs vẫn chưa có hồi kết.

Microsoft Word

Nhắc tới Microsoft là nhắc tới công cụ soạn thảo văn bản lâu đời, đã quá quen thuộc đối với người sử dụng từ trước tới nay. Không chỉ bởi nó cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết, đa dạng, mà còn bởi nó đem lại hiệu suất sử dụng cao hơn khá nhiều các công cụ khác. Điều gì khiến Microsoft Word “ăn đứt” các công cụ khác trong suốt thời gian qua?

Có rất nhiều chức năng dành cho người dùng

Khi sử dụng Word, bên cạnh việc soạn thảo và định dạng văn bản, bạn còn có thể dùng nhiều chức năng khác bổ sung như tạo đường viền, tạo bảng, tô màu nền, kẻ khung, mail merge, đánh số trang, làm mục lục,... mà Google Docs không mang lại đầy đủ như thế. Ngoài ra, Word còn có thể lưu trữ và xuất dưới nhiều định dạng khác nhau, dễ dàng tương thích với các công cụ soạn thảo văn bản khác.

Tích hợp công cụ tìm kiếm với Bing

Không chịu thua kém “ông lớn” Google, trong phiên bản 2016, người dùng đã có thể dễ dàng nhận ra một công cụ nghiên cứu mới từ trang tìm kiếm Bing chỉ qua một cú click chuột mà không phải tốn thời gian rời khỏi Word. Kết quả tìm kiếm sẽ hiện ra bên phải, bao gồm thông tin từ trang Wikipedia và hình ảnh từ Bing. Bạn chỉ cần nhấp vào liên kết đó và bắt đầu tìm hiểu.

Thao tác ghi nhớ và khả năng làm việc offline

Một thay đổi nho nhỏ nữa của Word là tính năng ghi nhớ vị trí con trỏ cuối cùng trước khi bạn rời khỏi một tài liệu nào đó bất kì. Tất nhiên ngay khi mở lại tài liệu đó, chỉ bằng một cú nhấp chuột, bạn sẽ được “nhảy” vọt lại vị trí đó ngay tức thì. Hơn nữa, Microsoft Word được thiết kế để thực hiện được ngay cả khi bạn đang online hay offline. Còn với Google Docs, mọi thứ chỉ trở nên dễ dàng khi người dùng ở nơi có kết nối mạng internet.

Google Docs

Tuy ra đời sau Microsoft Word nhưng ngày nay, Google Docs đang dần trở thành công cụ soạn thảo trực tuyến vô cùng hữu ích được người dùng Internet ưa chuộng. Bên cạnh đó, việc Google Docs được tích hợp với Google Drive lại là một bước tiến mang đến cho người dùng sự hài lòng vì có thêm nhiều cơ hội hơn trong vấn đề xử lý văn bản và chia sẻ thông tin. Thế thì điểm nổi trội hơn của Google Docs so với “ông trùm” Microsoft Word truyền thống là gì?

Đa dạng người sử dụng nhờ mang tính trực tuyến

Công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến này có lợi ở chỗ rất nhiều người có thể tham gia vào một bài viết. Người A nào đó có thể đọc văn bản trong khi người B đang di chuyển con trỏ chuột để chỉnh sửa lỗi sai. Tất cả chỉnh sửa đều được mọi người nhìn thấy và mỗi người đều có một màu con trỏ chuột riêng biệt. Việc nêu bình luận và nhận xét online này rất tiện lợi vì người dùng sẽ tiết kiệm được khối thời gian. Khác với Word, bạn không cần phải tải bài viết đó về, chỉnh sửa, sau đó lại đăng ngược lên rồi thì người khác mới tiếp cận với nó được. Hiện nay Google Drive cho phép 200 người có thể thao tác trên 1 tài liệu, và chỉ 50 người được phép truy cập một tài liệu cùng lúc. Tất nhiên, 50 đã là con số quá đủ.

Tích hợp Google Drive

Google Docs đã có một bước phát triển vượt bậc khi kết hợp với Google Drive. Nhờ đó, chúng ta có thể thiết lập quyền chia sẻ tài liệu cho bất cứ ai có đường link liên kết, cho phép họ xem, chỉnh sửa hoặc thực hiện nhiều công việc khác liên quan đến văn bản. Đồng thời, khi bạn cần tìm kiếm một bài viết được soạn thảo từ Google Docs, bạn chỉ cần vào Drive cá nhân, nhập vài từ khóa vào thanh tìm kiếm, các tệp tin ấy sẽ hiển thị ngay lập tức mà không phải mất quá nhiều thời gian.

Google Docs được tích hợp sẵn Google Drive cho việc lưu trữ.

Công cụ miễn phí nhưng vẫn đầy đủ chức năng cần thiết

Mặc dù không nhiều chức năng như Word nhưng Google Docs vẫn đáp ứng được các yêu cầu cần thiết về soạn thảo và chỉnh sửa văn bản. Thêm nữa, khi thực hiện các thao tác với Google Docs, bạn không cần phải lo sợ mất điện đột ngột vì mọi thay đổi liên tục được tự động cập nhật. Ưu điểm này chắc chắn nổi trội hơn Word một bước xa.

Ngoài ra, người dùng Google Docs không cần phải trả một khoản phí nào để mua nó. Bạn chỉ cần một nơi có kết nối internet và tiến hành làm việc trực tuyến một cách nhanh-gọn-lẹ.

Tìm kiếm tài liệu và chèn hình ảnh vào cực kì tiện lợi bằng tính năng “khám phá”

Tính năng "Explore" cực kì tiện dụng của Google Docs

Khi soạn thảo trực tuyến, điều tiện lợi là bạn có thể tìm kiếm tài liệu, hình ảnh ngay bên cạnh giúp dễ dàng chắt lọc thông tin cho bài viết của mình. Điều này cực kì hữu dụng đối với những tình huống cần diễn đạt rõ ràng hơn một vấn đề khó hiểu, trích dẫn nguồn tham khảo hoặc định nghĩa một thuật ngữ ít người biết. Google Docs đã đưa ra công cụ để người dùng thực hiện chèn link liên kết thông qua cách đơn giản nhất: sử dụng nút khám phá ở ngay góc phải phía cuối màn hình, công cụ tìm kiếm sẽ hiện ra 3 tab: web, hình ảnh, drive hỗ trợ quá trình tìm kiếm tốt hơn và người dùng có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với Microsoft Word.

Vậy đâu là lựa chọn tối ưu nhất?

Tóm lại, nếu như người dùng muốn có một công cụ soạn thảo đơn giản, dễ thực hiện, có khả năng đồng bộ với nhiều công cụ khác, có thể làm việc trực tuyến trơn tru thì Google Docs là một lựa chọn hoàn hảo. Trong khi đó, nếu bạn cần một công cụ có nhiều tính năng để lựa chọn cho bài viết trở nên trang trọng, hỗ trợ nhiều định dạng cũng như hàng loạt font chữ Tiếng Việt phù hợp, thì Microsoft Word chính là người đồng hành tốt nhất dành cho bạn.

Chúc các bạn sẽ lựa chọn được cho mình một công cụ soạn thảo phù hợp.