9 sai lầm thường gặp khi sử dụng email

Email giờ đây đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu trong đời sống, từ những thông tin hàng ngày, giao tiếp cơ bản cho tới công việc, chúng ta đều sử dụng email bởi tính tiện dụng của nó. Dù mang tới nhiều lợi ích nhưng nó cũng gây không ít khó chịu cho người dùng, bạn có thể dễ dàng gặp stress nếu như email công việc được gửi tới tập mà không có thời gian giải quyết kịp thời.

Dù yêu hay ghét thì bạn cũng nên tham khảo một số lỗi thường gặp khi sử dụng email để tránh những sai xót không đáng có.

1. Gửi email sai địa chỉ hoặc gửi tới quá nhiều người

Tính năng gợi ý người nhận trên các ứng dụng email rất dễ khiến chúng ta gửi thư tới nhầm địa chỉ bởi nó hiển thị tên người nhận phía trước địa chỉ. Do đó, cần kiểm tra lại kỹ địa chỉ email thay vì chỉ nhìn tên người nhận (vì có thể trùng tên), tránh sử dụng chức năng tự động gợi ý của nhà cung cấp. Đôi khi, việc gửi nhầm lẫn có thể khiến tài liệu mật của bạn bị lộ ra ngoài do gửi tới kẻ xấu.

Bên cạnh đó, cần hiểu rõ To và Cc trong email. Những địa chỉ email nằm ở ô To sẽ là người bạn muốn nhận được trực tiếp thông tin hoặc phản hồi từ họ; đối với Cc là những người chỉ cần một bản sao của email để theo dõi. Tránh gửi email tới nhiều người không cần thiết hoặc ít liên quan và đặc biệt lưu ý việc trả lời tất cả email hoặc trả lời 1 email duy nhất.

2. Kiểm tra email quá thường xuyên

Trong thực tế nhiều công việc đòi hỏi việc kiểm tra email liên tục để đáp ứng hoặc phản hồi nhanh nhất có thể. Theo một nghiên cứu, chúng ta dành khoảng 28% thời gian cho việc kiểm tra mail, tương đương với 13 giờ một tuần hoặc 650 giờ một năm. Đôi khi việc này không cần thiết, nó khiến chúng ta mất tập trung vào những công việc quan trọng hoặc việc dang dở. Chìa khóa để làm việc tốt hơn là hãy hạn chế kiểm tra email, tại sao bạn không kiểm tra email vào thời gian rảnh hoặc những giờ cố định thay vì nghĩ liên tục tới chúng.

3. Không xử lý các email sau khi xem

Dù thường xuyên kiểm tra email, thế nhưng chỉ sau một thời gian hòm thư sẽ sớm đầy lên bởi chúng ta không có thói quen xử lý triệt để email sau khi xem. Để tránh tình trạng hộp thư bị đầy và ngập tràn rất nhiều loại email khác nhau từ hóa đơn thanh toán, công việc cho tới cá nhân,... sau khi xem xong, chúng ta nên nhóm chúng vào từng nhóm hợp lý hoặc xóa đi email không cần giữ lại.

Một số ứng dụng hợp lý cho việc này là Google Inbox hoặc Mailstrom.

4. Sử dụng hộp thư để tạo danh mục công việc và ghi chú

Đa phần thư điện tử đều hỗ trợ người dùng tạo to-do-list và ghi chú nhanh, nhưng đây không phải là mục đích chính của nó, vì vậy tốt nhất bạn nên sử dụng ứng dụng chuyên nghiệp hơn (như evernote). Khi sử dụng tính năng trên ở email, nó có thể nhanh chóng bị lấp đầy bởi rất nhiều email gửi tới mỗi ngày.

5. Sử dụng cuộc hội thoại cũ cho chủ đề mới

Một trong những điều khó chịu nhất tôi từng gặp khi sử dụng email là những tiêu đề thư với nội dung "Re: Re: Re: Re:...." xuất hiện liên tục, nó sẽ khiến người nhận khó theo dõi hơn và dần họ sẽ không thể nhìn thấy tiêu đề chính của mail ở màn hình chính.

Vì vậy, hãy bắt đầu một email mới thay vì sử dụng chức năng reply-all ở email cũ. Ví dụ: Bạn không nên sử dụng email thảo luận về bữa tiệc của tháng trước để nói về việc chuẩn bị cho bữa tiệc vào tuần tới, hãy tạo email mới!

6. Dùng tiêu đề thư nhìn đã chán

Tiêu đề thư là thứ mà dân marketing đầu tư rất nhiều thời gian để viết, thế nhưng không chỉ ở ngành quảng cáo, trong bất kỳ email nào bạn cũng nên đầu tư thời gian cho nó. Tiêu đề thư quyết định mức độ nhận thức của người nhận với email bạn gửi, họ sẽ quyết định xem hay bỏ qua, thậm chí nhờ tiêu đề mà email sẽ có sự ưu tiên phản hồi của người nhận.

Dù gửi email nội dung công việc, bạn cũng nên sử dụng tiêu đề đầy đủ thông tin và thu hút, tránh tuyệt đối việc bỏ trống.

7. Quên sao lưu email quan trọng

Chúng ta thường có xu hướng nghĩ rằng email là nơi lưu trữ không giới hạn cho tất cả email nhận được. Nhưng dù sao, nó cũng chỉ là dịch vụ của nhà cung cấp và không có gì đảm bảo cho tất cả. Những thông tin quan trọng không nên lưu tại duy nhất một nơi.

Điều gì sẽ xảy ra nếu như email của bạn bỗng nhiên bị tấn công? Hoặc dịch vụ Gmail bỗng nhiên lỗi truy cập khi bạn cần lấy thông tin gấp? Hãy sao lưu ngay bây giờ để tránh những điều đáng tiếc.

8. Gửi thông tin nhạy cảm qua email

Email có vẻ như là một nơi cá nhân, nhưng sự thực không hoàn toàn như vậy. Dù dữ liệu được gửi đi đã mã hóa thì cũng nên biết rằng bất cứ thứ gì chuyển đi qua internet, nó đều có thể bị kẻ xấu lợi dụng sao lưu.

Những thông tin nhạy cảm nên được lưu trữ cẩn thận và hạn chế tối đa việc gửi/nhận qua email cũng như các dịch vụ chia sẻ hay lưu trữ đám mây. Nếu như bắt buộc phải dùng email, bạn hãy đặt mật khẩu cho tập tin thật cẩn thận để hạn chế việc xâm phạm.

9. Đọc xong, bỏ đó, quên trả lời

Đây là lỗi thường gặp nhất với những người nhận số lượng email lớn. Bạn nhận được email, đọc nó và nghĩ rằng mình sẽ trả lời sớm, nhưng một thời gian dài sau đó bạn nhận ra rằng mình bỗng quên sự tồn tại của nó và phản hồi chậm, thậm chí gây ra điều đáng tiếc do phản hồi chậm.

Vì vậy, trong trường hợp trả lời email sau khi đọc, nên phản hồi nhanh nhất có thể và chậm nhất là nửa ngày. Ngoài ra bạn có thể thiết lập bộ lọc để đặt những email quan trọng cần trả lời sớm lên trước.

Tham khảo Lifehacker, ảnh minh họa Fruzsina Kuhar