Có nhiều quan niệm khác nhau về việc gửi email, tuy nhiên liệu chúng có thực sự chính xác?
Mỗi người đều có một cách gửi email riêng mà họ cho là đúng và cần thiết, có thể bạn nghĩ gửi email vào sáng sớm hoặc đêm khuya sẽ tốt hơn thời điểm khác, hay như việc sử dụng tiêu đề càng ngắn càng mang lại hiệu quả cao,... nhưng liệu chúng nó đúng trong thực tế hay không?
Công ty Yesware có trụ sở tại Boston đã tiến hành nghiên cứu hơn 500.000 email để tìm ra những thói quen nên và không nên khi sử dụng loại hình thư điện tử này.
Thứ nhất: Thứ Hai là thời điểm tốt nhất để gửi email
Sự thật: Rất tiếc, đây chỉ là sự ngộ nhận, nó vô tác dụng.
Nghiên cứu của Yesware cho thấy tỷ lệ email phản hồi cao hơn đáng kể vào thời điểm cuối tuần, vì người nhận sẽ có thêm thời gian để trả lời. Những ngày khác trong tuần, tỷ lệ trả lời email ngang nhau.
Tuy thứ Hai là ngày bắt đầu tuần mới nhưng với một số ngành nghề, đây lại chính là ngày họ ngập trong công việc và rất ít thời gian trả lời email.
Thứ hai: Email được trả lời nhanh hơn vào buổi sáng
Sự thật: Đúng nhưng chưa hoàn toàn chính xác.
Đây là suy nghĩ có phần đúng nhưng chưa hoàn toàn chính xác. Theo nghiên cứu, email gửi từ 6 - 7 giờ sáng thường nhận được phản hồi sớm, tuy nhiên tỷ lệ vẫn thấp hơn nhiều so với buổi tối.
Vào khoảng 8 giờ tối, có khoảng 40% email gửi đi đều nhận được phản hồi.
Thứ ba: Nên chọn tiêu đề ngắn gọn
Sự thật: Nó không phải là vấn đề.
Nghiên cứu của Yesware cho thấy chiều dài của dòng tiêu đề không có tác động nhiều tới quyết định mở xem email của người nhận. Nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc bạn có thể mang cả cuốn tiểu thuyết dài vào làm tiêu đề.
Một tiêu đề tốt không nhất thiết phải ngắn gọn, nhưng nó cần có những từ ngữ gợi mở, kích thích người nhận.
Trong khi vận động cho chiến dịch tranh cử Tổng thống của ông Obama, ông đã gửi một email tới người dân với tiêu đều "Hey". Việc sử dụng từ ngữ kích thích như trên đã giúp email thu hút sự chú ý của đông đảo người dân, trở thành một trong những email thành công nhất thời đại.
Thứ tư: Gửi thư cho càng nhiều người, bạn sẽ nhận được nhiều câu trả lời
Sự thật: Đừng mơ tưởng.
Với việc chèn thêm nhiều người nhận vào mục "To", email của bạn vô tình giống như thư spam, tạo ấn tượng xấu cho người xem. Tuy nhiên nghiên cứu của Yesware cho biết nếu gửi cho nhiều người bằng cách chèn thêm email tại phần "CC", khả năng nhận được phản hồi sẽ cao hơn 10%.
Ngoài ra, Yesware cũng cho biết nếu bạn gửi mail tới nhiều người bằng việc sử dụng phần "To", đa số sẽ có tâm lý chờ đợi những người khác trả lời trước và họ đưa ra ý kiến sau.
Thứ năm: Gửi email hôm nay, ngày mai sẽ nhận được hồi đáp.
Sự thật: Bạn cần nhận được phản hồi trong khoảng thời gian 24 giờ đồng hồ.
Khoảng 90% email không được trả lời ngay trong ngày, và nếu để lâu hơn, tỷ lệ nhận được phản hồi cũng sẽ giảm.
Vậy nếu bạn không nhận được phản hồi thì sao? Đừng tuyệt vọng, hãy gửi lại nhiều lần với nội dung ngắn gọn hơn. Tỷ lệ nhận được email phản hồi sau khi làm cách trên sẽ tăng 21%.
Tham khảo Mashable
NỔI BẬT TRANG CHỦ
