Hướng dẫn sử dụng tính năng cộng tác theo thời gian thực trong Office 2016

Có khá nhiều các tính năng được cải tiến và thêm mới trong Microsoft Office 2016. Và một tính năng khá hay được Microsoft cải thiện lại đó là tính năng cộng tác nhiều tác giả trên một tài liệu theo thời gian thực. Bạn có thể chia sẻ tài liệu lên OneDrive và xem những người khác làm việc trên nó, hoặc thậm chí tạo một liên kết truy cập khi cần thiết.

Vậy cụ thể làm thế nào để có thể sử dụng tính năng cộng tác theo thời gian thực trên Microsoft Office 2016? Mời bạn tham khảo hướng dẫn sau đây.

Để bắt đầu, bạn hãy mở tài liệu bạn muốn chia sẻ lên và nhấp vào nút “Share” bên trên góc phải của giao diện ứng dụng trong Office.

Trang “Share” sẽ xuất hiện bên phải của giao diện ứng dụng. Trước tiên, bạn cần lưu tài liệu vào thư mục chia sẻ trong tài khoản OneDrive của mình, bằng cách nhấn vào “Save to Clound”.

Giao diện “Save As” sẽ xuất hiện. Bây giờ bạn hãy lựa chọn vị trí lưu tài liệu. Ở đây theo chủ đề bài viết thì ta sẽ nhấn vào “Browse” và điều hướng đến vị trí thư mục OneDrive trên máy tính.

Sau khi thiết lập nơi lưu xong, bạn sẽ được đưa trở về giao diện soạn thảo tài liệu. Và thanh Share bên phải sẽ được chuyển sang giao diện tùy chỉnh cho việc chia sẻ.

Bây giờ bạn có thể thêm người dùng mà bạn muốn chia sẻ tài liệu với họ vào ô “Invite People”, tùy chọn thao tác làm việc với tài liệu theo tùy chọn “Can edit” hoặc “Can view”, và thông tin ghi chú ở dòng “Include a message”. Khi đã hoàn chỉnh, bạn hãy nhấn vào Share để bắt đầu chia sẻ.

Thông tin sẽ được gửi đến người được mời chia sẻ và người đó sẽ được thêm vào danh sách chia sẻ bên dưới.

Bạn cũng có thể thay đổi quyền hoặc loại bỏ người dùng đã thêm bằng cách nhấn phải chuột vào tên của họ và chọn lệnh theo ý muốn.

Người dùng được mời sẽ nhận được một email từ bạn với đường dẫn tài liệu được lưu trên OneDrive.

Mẹo nhỏ là bạn có thể tạo một đường dẫn chia sẻ tập tin ngay trên ứng dụng Office 2016 bằng cách nhấn vào tùy chọn “Get a sharing link”.

Ở đây bạn sẽ được cung cấp 2 tùy chọn khởi tạo liên kết bao gồm liên kết có quyền chỉnh sửa tài liệu (Create an edit link) và liên kết chỉ có thể xem tài liệu (Create a view-only link). Và khi chọn xong, bạn chỉ việc gửi liên kết này cho người mình muốn chia sẻ là xong.

Người nhận sau khi nhấp vào liên kết mà bạn đã gửi, sẽ được đưa đến trang Office Online của Microsoft. Và họ sẽ có thể xem hoặc chỉnh sửa theo như quyền mà bạn đã cấp.

Và khi người dùng được chia sẻ bằng đầu chỉnh sửa tài liệu, ứng dụng Office đang mở trên máy tính của bạn sẽ hiển thị dòng thông báo “Guest is editing this document”.

Khi cả 2 cùng thao tác, Office sẽ tự động đánh dấu đâu là “phần” mà người dùng chia sẻ đang làm việc và đâu là “phần” mà người dùng được chia sẻ làm việc.

Khi mọi thứ đã ổn, bạn chỉ việc nhấn vào biểu tượng “X” ở thanh Share để đóng nó lại là xong.

Đó là tất cả về tính năng cộng tác trực tuyến theo thời gian thực trên Office 2016, hi vọng bài viết sẽ có ích cho bạn.