18 “Tuyệt chiêu” sử dụng Word 2016 mà có thể bạn chưa biết (Phần cuối)

Tiếp theo phần 1, chúng ta sẽ tiếp tục đến với phần còn lại của loạt bài viết về danh sách 18 thủ thuật đơn giản trong Word 2016 mà có thể bạn sẽ cảm thấy nó rất hữu ích trong công việc soạn thảo của mình.

Mời bạn tham khảo nội dung sau đây.

Chọn tùy ý một đoạn/cụm văn bản bất kỳ

Thông thường, người dùng đơn giản sẽ chỉ cần dùng chuột để chọn nhanh đoạn/cụm văn bản mình cần bằng cách kéo từ trái qua phải hoặc từ trên xuống dưới. Tuy nhiên, cách làm này đôi khi làm bạn phải tốn chút ít thời gian căn chỉnh để có thể bôi đen để chọn được đoạn văn bản mình cần. Nhưng may mắn thay, vẫn có một cách nhanh hơn và “mượt” hơn mà bạn có thể sử dụng trong Word 2016 là ấn và giữ phím Alt, sau đó kéo chuột đến vị trí bạn muốn để bao đen đoạn/cụm văn bản bất kỳ.

Ẩn gạch kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong lúc soạn thảo

Mặc dù tính năng tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong lúc soạn thảo văn bản trong Word khá hữu ích nhưng nó là dành cho ngôn ngữ tiếng Anh và nếu bạn thấy nó quá “chướng mắt” khi xuất hiện những gạch xanh – đỏ trong lúc soạn thảo thì bạn có thể tắt nó trong Word 2016 bằng cách hủy bỏ đánh dấu ở 2 lựa chọn là “Hide spelling errors in this document only” và “Hide grammar errors in this document only” trong File > Options > Proofing.

Chèn nhanh nội dung văn bản được lưu trước đó

Thông thường, nếu đã chuẩn bị một đoạn hoặc nhiều văn bản nào đó và bạn đang tìm vị trí để lần lượt chèn chúng vào trong nội dung đang soạn thảo, chúng ta thường hay sử dụng tính năng AutoText để thực hiện việc này. Và trong Word 2016, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl F3 để thêm nội dung và Ctrl Shift F3 để dán nội dung vào nơi mình muốn. Hoặc bạn có thể nhập từ khóa “AutoText” vào Tell Me và chọn lệnh tương ứng là được.

Cá nhân hóa AutoCorrect

Không thể nói AutoCorrect vô dụng, nhưng nếu biết cách, bạn sẽ thấy khá thích thú với nó. Thêm vào đó, bạn hoàn toàn có thể cá nhân hóa AutoCorrect theo ý mình bằng cách truy cập vào File > Options > Proofing. Sau đó nhấp vào lựa chọn AutoCorrect Options và bắt đầu thiết lập.

Mặc định loại bỏ định dạng ban đầu của văn bản

Nếu bạn sao chép một đoạn văn bản hay nội dung nào đó từ internet hay tài liệu khác và dán chúng vào văn bản của mình, chắc hẳn bạn sẽ thấy xuất hiện ngay lựa chọn yêu cầu định dạng lại văn bản cho phù hợp. Nhưng nếu bạn không muốn mất thời gian, bạn có thể thiết lập để Word 2016 tự động định dạng văn bản cho bạn bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl Space hoặc nhấn vào lựa chọn Clear All Formatting là xong.

Chóng mỏi mắt khi soạn thảo

Phải tham khảo một bài văn hay báo cáo tốt nghiệp nhiều trang thì chắc hẳn bạn sẽ thấy vô cùng mệt mỏi và đôi mắt của bạn cũng phải “căng thẳng” theo khi phải dán mắt hàng giờ vào màn hình toàn chữ phải không nào? Trong Office 2016, Microsoft có bổ sung thêm một tính năng khá hay giúp người dùng có thể đỡ mỏi mắt bằng cách bổ sung thêm chế độ đọc giống như đang xem sách với màu sắc và cách trình bày tương tự thông qua lựa chọn Page Color từ View > Read Mode.

Xóa nhanh cụm từ thay vì từng từ

Nếu bạn cần xóa một đoạn văn bản nào đó, chắc lúc này phím Backspace có lẻ là giải pháp mà phần lớn người dùng ưa thích. Nhưng Backspace mặc định chỉ xóa lần lượt từng chữ cái thay vì cả cụm từ nên có thể sẽ mất chút ít thời gian cho bạn. Có một cách nhanh hơn đó là bạn nên ấn và giữ phím Ctrl trong lúc nhấn phím Backspace, khi đó lần lượt từng cụm từ sẽ được xóa bỏ.

Thay thế tất cả hình ảnh trong văn bản

Có một cách nhanh hơn để có thể thay đổi tất cả hình ảnh của văn bản sang hình ảnh mà bạn chọn bằng cách sao chép hình ảnh muốn sử dụng để thay thế vào clipboard, sau đó bạn hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl H và sử dụng mã “^g” (tất cả hình ảnh) ở Find what và “^c” (ảnh trong clipboard) ở Replace with, sau đó nhấn phím ENTER là xong.

Sử dụng máy tính được tích hợp sẳn trong Word

Trong Word 2016, bạn có thể sử dụng tính năng máy tính để tính toán mà không cần phải dùng đến ứng dụng bên ngoài rất tiện lợi. Để dễ sử dụng, bạn có thể thêm nó vào Quick Access Toolbar bằng cách truy cập vào More Command từ menu Quick Access Toolbar, sau đó chọn All Commands và thêm Calculate nữa là xong.