Gần 2025 rồi mà vẫn dùng USB để lưu công việc thì quả là lỗi thời

Từ khi bắt đầu đi làm, thứ tôi luôn phải ‘kè kè’ bên người là chiếc USB! Chiếc USB này được tôi sử dụng để lưu các file văn bản (bài viết, báo cáo gửi cho sếp,...) cũng như ảnh và video đang làm. Trong suốt một thời gian dài, thì đây là cách duy nhất để lưu trữ các loại file cho công việc của tôi, nhưng theo thời gian thì cũng nảy sinh những điều bất tiện: Mỗi khi sử dụng lại phải lấy từ trong cặp ra, đôi khi để quên luôn cả USB ở nhà nên không có file công việc để làm, 1 chiếc USB cũng đã hỏng khiến tôi phải ‘nháo nhào’ đi khôi phục lại file để gửi cho sếp.

Giữa năm nay, công ty tôi chuyển qua dùng một ứng dụng liên lạc mới là Lotus Chat, và cũng từ đây tôi tìm ra một cách để lưu trữ công việc hiệu quả hơn rất nhiều. Là một ứng dụng được làm ra cho công việc, Lotus Chat cho phép người dùng tải tệp với dung lượng lên tới 1GB, nên cả những tệp video dài cả chục phút tôi cũng có thể gửi trực tiếp cho đồng nghiệp và sếp trong khung chat, không cần phải gửi lên các dịch vụ lưu trữ đám mây.

Tính năng đáng nói nhất đối với tôi đó là “Hộp lưu trữ”, được thiết kế để lưu trữ bất cứ thứ gì tôi muốn. Khi được người khác gửi văn bản, hình ảnh, video tới tôi có thể nhấn nút “Chuyển tiếp tin nhắn” rồi chọn Hộp lưu trữ, tin nhắn này sẽ được tách ra và để vào một thư mục riêng để có thể dễ dàng tìm lại, không dễ bị ‘trôi’ bởi những tin nhắn tiếp theo.

Không chỉ tệp người khác gửi, bản thân tôi cũng có thể tự tải bất cứ file nào vào thư mục này. Chỉnh sửa ảnh hay video chưa xong? Tải thẳng vào hộp lưu trữ để về máy tính ở nhà làm tiếp. Tìm được tài liệu hay, nhưng chưa có thời gian đọc? Dán đường link vào Hộp lưu trữ để lúc nào rảnh xử lý tiếp. Thậm chí những thứ như danh sách đồ cần mua, địa chỉ những quán ăn muốn thử cũng được tôi ghi chú luôn vào đây, nhanh gọn nhẹ!

Là ứng dụng chat đa nền tảng, Lotus Chat hoạt động trên cả máy tính và smartphone, máy tính bảng nên dù có sử dụng máy nào đi chăng nữa thì các tệp đã được lưu vào Hộp lưu trữ cũng vẫn… nằm ở đó, luôn luôn sẵn sàng được sử dụng. Chính vì vậy mà đôi khi cảm thấy lười, Lotus Chat cũng thành cách để tôi… chuyển file giữa máy tính và smartphone luôn, đỡ phải lấy dây ra để cắm.

Trước đây, tôi cũng đã thử sử dụng các ứng dụng chat để lưu trữ file một vài lần rồi, nhưng đều thất bại. Đa phần các ứng dụng này đều giới hạn về dung lượng nên không tải được tệp lớn, đa phần chỉ dùng để lưu trữ link hoặc chia sẻ ảnh chất lượng thấp. Một số thì cho phép tải tệp chất lượng cao, nhưng sau một thời gian nhất định sẽ xóa đi để tiết kiệm dung lượng.

Lotus Chat cho biết những tệp của người dùng tải lên sẽ mãi mãi không bị xóa. Tôi đã từng gặp trường hợp đi chụp cưới cho một gia đình, sau 1 năm họ lại hỏi lại ảnh để tải xuống với lý do là “lúc đó bận chưa tải về được” . Rất may tôi vẫn lưu những bức ảnh quý giá này ở máy, mặc dù ứng dụng chat đã xóa đi từ bao giờ. Chính vì vậy mà việc các file được đảm bảo ‘trường tồn’ theo thời gian là rất quan trọng đối với tôi!

Sau khoảng 2 tháng sử dụng Lotus Chat với Hộp lưu trữ, trải nghiệm của tôi có thể gói gọn là 'Tiện'. Tất cả các thao tác chia sẻ tệp với khách hàng, với đồng nghiệp, sếp và cả lưu trữ cho cá nhân đều được ‘quy lại về một mối’, với những thao tác đơn giản có thể làm ở bất cứ nền tảng nào. Chiếc USB của tôi lúc này có lẽ đã đến lúc được ‘nghỉ hưu’ rồi!