15 phút rảnh rỗi là quá đủ để giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc

Trong cuộc sống chúng ta phải nghĩ và thực hiện rất nhiều điều từ các vấn đề công việc cho tới bản thân, gia đình và xã hội. Sẽ có những lúc chúng ta cảm thấy bối rối và sao lãng về công việc của mình. Và vấn đề đặt ra là làm thế nào để chúng ta có thể phân tích công việc và hoàn thành nó tốt hơn.

Chúng ta sẽ cảm thấy rối trí khi có quá nhiều vấn đề cần giải quyết. Ảnh: Gamebanana

Khi chỉ có 15 phút giữa các buổi họp, hoặc trong thời gian chờ đợi xếp hàng lúc đi mua sắm hay ăn uống bạn sẽ làm gì? Chắc hẳn đa số trong chúng ta sẽ có câu trả lời là dành thời gian cho mạng xã hội hoặc nhắn tin cho ai đó. Tuy nhiên, không phải lúc nào những điều này cũng mang lại hiệu quả sử dụng thời gian cho chúng ta.

Nếu muốn sử dụng hiệu quả thời gian 15 phút của mình, bạn có thể làm ba việc sau:

1. Phân chia danh sách việc phải làm của bạn thành những nhiệm vụ và kế hoạch, và tập trung vào các nhiệm vụ.

2. Viết danh sách việc cần làm của bạn theo cách cho phép bạn thực hiện ngay lập tức.

3. Nhìn vào email và mạng xã hội cùng với một trọng tâm tiến về phía trước.

Phân chia và sắp xếp công việc khoa học để thực hiện công việc tốt hơn. Ảnh: Birdsontheblog

Các nhiệm vụ với các kế hoạch

Một nhiệm vụ là một điều mà chúng ta cần từ 5 đến 10 phút để thực hiện nó. Do đó, trong khoảng thời gian rảnh rỗi 15 phút chúng ta có thể thực hiện được một số nhiệm vụ để tiết kiệm thời gian. Ví dụ với các thao tác trên smartphone như:

• Hủy đăng ký từ snail mail rác bằng cách sử dụng một ứng dụng như PaperKarma. Nó sẽ giúp bạn ngăn chạn hầu hết các danh mục.

• Đọc tất cả các email đăng ký của bạn trong một email hàng ngày với Unroll.me.

• Tìm kiếm các ý tưởng công thức cho bữa tối.

• Gọi cho bác sĩ, nha sĩ, thẩm mỹ viện, bác sĩ thú y... để đặt một cuộc hẹn.

• Đọc một bài viết bạn đã lưu từ một trang web hoặc phương tiện truyền thông xã hội trong Pocket.

Bạn có thể thực hiện một số thao tác trên smartphone lúc rảnh rỗi để tiết kiệm thời gian. Ảnh: 13wmaz

Bạn cũng có thể sử dụng thời gian để viết ra nhiệm vụ bất kỳ vừa nghĩ ra mà chưa hoàn thành, ví dụ như mua thức ăn cho vật nuôi trên đường về nhà từ nơi làm việc. Việc giữ một danh sách hoạt động công việc trong đầu khiến chúng ta cảm thấy rối trí. Do đó, việc lập một danh sách bất cứ điều gì bạn đang suy nghĩ về việc thực hiện nhưng chưa thực hiện được cho phép bạn giải phóng tâm trí của bạn để xem xét ý tưởng và chủ đề khác.

Viết lên giấy những công việc bạn cần làm. Ảnh ggpht

Trong thời gian rảnh giữa các cuộc họp, dù chỉ là 10 hay 15 phút chúng ta nên nắm bắt và ghi chép các hạng mục công việc và các thời hạn từ cuộc họp trước. Nếu không, bạn có thế sẽ quên nếu không ghi chép lại nó.

Hoạt động danh sách công việc phải làm

Việc ghi chép không rõ ràng các danh sách công việc cần làm với các từ như: ngân quỹ, thiệp sinh nhật, hóa đơn trường học… có thể làm giảm hiệu suất công việc của bạn. Thay vào đó, chúng ta nên viết danh sách công việc cần thực hiện theo cách mà có thể khiến chúng ta hành động ngay lập tức. Ví dụ một danh sách hoạt động công việc phải làm sẽ trông như thế này:

• Nhập tổng số vào bảng tính

• Tìm địa chỉ của Jane qua Google hoặc bằng cách gửi mail cho một người bạn, để bạn có thể gửi một thiệp sinh nhật.

• Thanh toán hóa đơn học phí đại học thông qua hệ thống thanh toán trực tuyến.

Nếu bạn dùng những từ ngữ nghe có vẻ mơ hồ như: kế hoạch, thực hiện, phát triển… trên danh sách việc cần làm của mình sẽ khiến việc thực hiện nhiệm vụ đó của bạn bị gián đoạn và có thể bạn sẽ bỏ qua nó.

Phân loại công việc là một yếu tố góp phần hoàn thành công việc tốt hơn. Ảnh: Netvibes

Một cách khác để làm cho danh sách việc cần làm của bạn hữu ích hơn là phân loại chúng thành 4 phần: công việc, gia đình, nhà và cá nhân. Bằng cách phân loại các mục tiêu trên, bạn sẽ sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan hơn.

Sử dụng mạng xã hội và email

Sử dụng mạng xã hội để giải quyết công việc. Ảnh: Cloudfront

Bạn nên hướng việc sử dụng các mạng xã hội, email đến mục tiêu cuối cùng đó là giúp bạn, khách hàng của bạn và nhóm của bạn phát triển. Ví dụ như, khi đọc email bạn nên tập trung ưu tiên trả lời khách hàng đang gặp vấn đề khó khăn hoặc thành viên nhóm cần hướng dẫn nhiều hơn.

Tâm trí lang thang

Tâm trí lang thang nhiều lúc giúp chúng ta suy nghĩ và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Ảnh: Nymag

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng một tâm trí lang thang có thể có được sự sâu sắc của sự sáng tạo và một nơi để phân tích các vấn đề phức tạp. Đôi khi những điều hiệu quả nhất bạn có thể làm là để cho tâm trí của bạn lang thang và cho phép bản thân mơ mộng. Bạn cần có một khoảng thời gian và không gian biệt lập để suy nghĩ.

Tham khảo: Fastcompany