3 quy tắc sống còn khi sử dụng email doanh nghiệp

Bạn cần phải lưu ý rằng để sở hữu một email theo tên miền chuyên nghiệp, bạn sẽ cần thực hiện đầy đủ ba nguyên tắc được nêu trong bài sau đây.

Nguyên tắc 1: Luôn luôn sử dụng tên miền riêng

Bất kể bạn kinh doanh mặt hàng gì, nếu bạn thực sự nghiêm túc và có định hướng phát triển lâu dài, việc sở hữu một tên miền riêng sẽ là điều kiện tiên quyết cho chiến lược kinh doanh trong dài hạn. Tên miền đó sẽ được sử dụng cho email bán hàng, email doanh nghiệp dưới dạng Minhnguyen@tencongty.com, và sau đó có thể tiếp tục được sử dụng cho website ngay khi bạn có nhu cầu. Ngoài yếu tố chuyên nghiệp, sở hữu email theo tên miền còn đem lại những lợi thế khác như:

Email ngắn gọn, trang trọng, và dễ nhớ

Bạn sẽ không thể có được 1 địa chỉ mail ngắn gọn dưới dạng Nguyen@gmail.com, thay vào đó sẽ là địa chỉ Nguyenminh4855@gmail.com khi sử dụng dịch vụ email công cộng. Những địa chỉ mail dạng này thực sự không dễ nhớ chút nào.

Với tên miền riêng, bạn có thể đặt bất cứ ký tự nào đầu tiên và dùng bất kỳ tên nào bạn muốn. Địa chỉ email theo tên miền tùy chỉnh trên thực tế vô cùng tiện lợi, người ta thậm chí có thể nhớ được ngay cả khi không kịp ghi lại, hạn chế nhầm lẫn khi trao đổi qua điện thoại, giúp khách hàng nhớ và liên kết với doanh nghiệp của bạn dễ dàng hơn.

Không bị ràng buộc và bảo mật tốt hơn

Nếu bạn sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp được gắn với nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP), bạn nên thay thế địa chỉ đó ngay lập tức. Việc giả mạo danh tính công ty để sử dụng cho các mục đích xấu như lừa tiền, giao dịch trái phép hay tệ hơn là chống phá chính quyền… rất có thể sẽ khiến doanh nghiệp đang phát triển của bạn gặp phải không ít phiền toái, thậm chí thiệt hại nặng nề. Trên thực tế, những vụ việc như vậy vẫn xảy ra mỗi ngày, và bạn rất có thể sẽ là nạn nhân tiếp theo.

Hãy lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và bạn sẽ ngay lập tức sở hữu một tài khoản email theo tên miền chỉ sau vài thao tác đơn giản. Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp email doanh nghiệp tin cậy, tiện ích hàng đầu có thể kể đến như: Zoho Workplace, Bluehost, Office 365, Rackspace, G-suite, BizFly Business E-mail…với đa dạng các gói dịch vụ giúp đáp ứng tối đa nhu cầu riêng biệt của từng mô hình doanh nghiệp.

Đặc biệt, BizFly Business E-mail là dịch vụ mail doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng phương thức tính phí theo dung lượng sử dụng (chỉ từ 100,000 VND/tháng) và không giới hạn số lượng account vô cùng linh hoạt. (Tham khảo dịch vụ tại đây).

Nguyên tắc 2: Một số lời khuyên đặt tên chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp

Kiểu 1: Chỉ dùng tên: Minh@vccorp.com

Đây là cách đơn giản và dễ nhớ nhất khi đặt tên cho email công ty. Ngoài ra, nếu bạn có sử dụng email này cho 1 vài mục đích riêng tư thì nó vẫn đảm bảo tính cá nhân nhất định.

Kiểu 2: Dùng tên và ký tự viết tắt:

Minhnn@vccorp.com

Bạn có thể đảo tên lên trước và viết tắt phần họ đệm. Với cách này, tên của người dùng sẽ ít bị gọi nhầm sang đệm nhất.

Minhnn1@vccorp.vn

Có thể áp dụng đánh số với tên bị trùng.

minhnguyennhat@vccorp.vn

Một cách khá thông dụng khi đảo tên lên trước họ và đệm.

Minh.nguyennhat@vccorp.vn

Có thể thêm dấu chấm để ngăn cách tên và họ, tránh đối tác hoặc chính đồng nghiệp trong công ty gọi nhầm tên.

Kiểu 3: Tên chung: Info/Sale/Support@vccorp.com

Đây là các email dành riêng cho những bộ phận chức năng khác nhau. Thiết lập các địa chỉ riêng biệt này sẽ giúp tổ chức và sắp xếp tốt hơn, cung cấp cho khách hàng, đối tác một kênh tiếp cận chuyên biệt khi có nhu cầu hỗ trợ, bán hàng hoặc hợp tác.

Nguyên tắc 3: Tạo một email riêng cho website

Không nên sử dụng cùng địa chỉ mail khi tương tác khách hàng với địa chỉ hiển thị trên website công ty. Sử dụng địa chỉ email cá nhân trên trang "Contact" sẽ để lại ấn tượng không chuyên nghiệp và khách hàng có thể đánh giá quy mô công ty bạn nhỏ hơn so với thực tế.

Một địa chỉ mail chung như Info@vccorp.com, sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp, ấn tượng và cũng hữu ích hơn bởi bạn có thể chuyển tiếp email tới nhiều tài khoản.

Lựa chọn một nền tảng email theo tên miền tin cậy, đáp ứng đầy đủ từ những nhu cầu giao tiếp đơn giản cho đến các yêu cầu quản lý đặc thù là bước đầu tiên và đơn giản nhất trong quá trình xây dựng, gắn kết niềm tin với khách hàng và đối tác của doanh nghiệp bạn!

Dành cho các độc giả tham khảo thêm thông tin về BizFly Cloud - dịch vụ đám mây với độ bảo mật hàng đầu:

Website: https://cloud.bizfly.vn/

Hotline: (024) 7302.8888 - (028) 7302.8888