Cảm thấy khốn khổ vì công việc? Bạn có thể là "nạn nhân" của kiểu thiết kế văn phòng này

Hiện tại, có rất nhiều văn phòng được thiết kế theo kiểu "không gian mở" (open plan office), nghĩa là nơi tập trung nhiều người làm những việc khác nhau trong cùng một khoảng không gian. Bạn chỉ có cho riêng mình một chiếc bàn làm việc, và chỉ có vậy: không vách ngăn, không màn chắn, không gì cả.

Văn phòng không gian mở

Kiểu thiết kế này được cho là rất phù hợp đối với những công việc cần đến sự sáng tạo. Mà quả thực đúng như vậy, khi cảm hứng, ý tưởng, kế hoạch đều có thể dễ dàng lan truyền đến mọi thành viên.

Tuy nhiên, nó cũng có những mặt hạn chế. Và theo một nghiên cứu mới đây, kiểu thiết kế open plan này có thể vô tình khiến các nhân viên trở nên khổ sở hơn trong công việc.

Nghiên cứu được thực hiện bởi các chuyên gia từ Trung tâm nghiên cứu Dịch vụ thuộc ĐH Karlstad (Thụy Điển). Theo tiến sĩ Tobias Otterbring - tác giả nghiên cứu, kiểu văn phòng này khiến con người dễ mất tập trung, không thoải mái và khó xây dựng quan hệ với đồng nghiệp hơn.

Nhóm đã thực hiện khảo sát giữa các mô hình văn phòng và mức độ hài lòng của nhân viên. "Kết quả cho thấy một tỉ lệ nghịch giữa số lượng nhân viên trong cùng một khoảng không gian và độ hài lòng trong công việc." - Otterbring cho biết.

Cụ thể hơn, nghiên cứu đã xem xét 2 yếu tố trong một văn phòng làm việc: khả năng giao tiếp dễ dàng với đồng nghiệp, và mức độ hài lòng trên tổng thể.

Kết quả, những nhóm làm việc trong văn phòng không gian mở cỡ nhỏ (3 - 9 người), hoặc cỡ trung (10 - 20 người) cho mức độ ở cả 2 yếu tố đều thấp hơn. Nói cách khác, hiệu quả công việc của họ cũng không cao.

"Các văn phòng không gian mở có thể mang lợi về kinh tế trong ngắn hạn (chi phí setup thấp, hiệu quả công việc ngắn hạn cao hơn...) nhưng những lợi ích này sẽ dần bị xóa nhòa, do mức độ hài lòng của nhân viên tụt xuống rất thấp."

"Vấn đề ở đây là các doanh nghiệp cần cân nhắc loại hình văn phòng phù hợp với nhân viên, thay vì chỉ tập trung vào hiệu quả kinh phí, độ linh hoạt và năng suất" - Otterbring cho biết.

Văn phòng mở - 3 phút bị mất tập trung một lần

Trong một nghiên cứu khác do tiến sĩ Nicole Millard - chuyên gia về phân tích dữ liệu - văn phòng không gian mở còn có một yếu điểm khác. Các dữ liệu cho thấy, các nhân viên tại đây thường bị mất tập trung với tần suất rất lớn: 3 phút/lần.

3 phút/lần bị làm phiền - vấn nạn của các văn phòng thiết kế mở

Theo Millard, đấy là yếu điểm rất lớn, vì nó làm giảm hẳn năng suất của nhân viên. Cô cho rằng loại văn phòng này đang "giết chết" những nhân viên "hướng nội" - những người chỉ làm việc hiệu quả được ở môi trường không bị làm phiền và không thích đám đông.

Trên thực tế, sự ra đời của loại văn phòng không gian mở là để tăng tinh thần làm việc nhóm và truyền cảm hứng lẫn nhau cho các nhân viên. Tuy nhiên, con người không phải là máy móc, chúng ta chịu sự chi phối của cảm xúc. Khi phải chịu đựng sự tương tác xã hội quá nhiều, vô tình chúng ta lại tách rời nhau, thay vì gắn bó hơn.

"Vấn đề của kiểu văn phòng này, ấy là tưởng như nó dành cho tất cả, nhưng thực chất là không phù hợp với ai cả."

"Chúng ta bị xao nhãng mỗi 3 phút, trong khi luồng suy nghĩ cần đến 8 - 20 phút để quay về guồng cũ." - Millard cho biết.

Millard tin rằng sự xao nhãng ấy vô tình tạo ra quá trình "chuyển đổi việc" trong não bộ, khiến các công việc đang làm dễ bị quên lãng hơn. Có thể thử lấy ví dụ: Đã bao giờ bạn gập máy tính lại vào cuối ngày, rồi lại phải mở lên vì quên gửi một chiếc email? Nếu có, bạn đang mất tập trung quá nhiều.

Phải chăng nên... dẹp hết văn phòng đi?

Ồ không, vì sự thực là làm việc nhóm và tương tác xã hội vẫn là những kỹ năng rất cần thiết cho tương lai. Thứ chúng ta phải xem lại là không gian làm việc trong văn phòng.

Theo Millard, cần phải có sự cân bằng. Các doanh nghiệp - đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ - nên lắng nghe nhân viên, cung cấp cho họ một môi trường phù hợp nhất để làm việc, thay vì đưa ra một mẫu số chung cho tất cả, để rồi đưa toàn bộ đi xuống.

Nghiên cứu được công bố trên tạp chí Work, Environment & Health.

Nguồn tham khảo: Telegraph, Daily Mail, Futurism