Covid-19 dồn nhiều doanh nghiệp vào "đường cùng" để tiến thẳng đến chuyển đổi số và chuẩn hóa quy trình - những thứ đáng ra mất vài năm giờ đây thay đổi chỉ trong vài tháng!

Covid-19 âm thầm tạo ra những lực đẩy mạnh mẽ

Đại dịch covid-19 đã gây ra nhiều thiệt hại khôn lường đối với các doanh nghiệp. Theo dự báo của các tổ chức quốc tế, tăng trưởng kinh tế toàn cầu sẽ suy giảm mạnh trong quý I/2020. Bloomberg dự báo ảnh hưởng của dịch Covid-19 lên nền kinh tế toàn cầu có thể lớn gấp 3 đến 4 lần so với SARS, với mức gây tổn thất lên tới 160 tỷ USD.  

Ở Việt Nam, nhiều chuỗi F&B lớn phải đóng bớt cửa hàng trong thời điểm tâm dịch, tiểu thương điêu đứng vì không có khách mua, dịch vụ khách sạn, lữ hành bù lỗ hàng tỷ đồng, không ít công ty đang đứng trên bờ vực phá sản.

Tuy nhiên, nếu nhìn dưới góc độ khác, Covid-19 đang âm thầm tạo ra những lực đẩy mạnh mẽ khiến các doanh nghiệp phải oằn mình để thích ứng. Chính điều này đã góp phần tạo nên những động thái quyết liệt từ phía ban lãnh đạo nhằm cải tổ lại bộ máy và quy trình làm việc. Nếu biết tận dụng tốt, thì đây có thể được xem là thời cơ để doanh nghiệp thay đổi cách thức vận hành và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

Trao đổi về góc nhìn này, anh Phạm Duy Tùng, COO của Amber Online Education, một startup chuyên cung cấp dịch vụ đào tạo trực tuyến cho các doanh nghiệp chia sẻ: "Tôi nghĩ rằng, chính trong thời điểm khó khăn, chúng ta sẽ có xu hướng nhìn nhận lại và rà soát sâu hơn các vấn đề mình gặp phải để đưa ra giải pháp thích ứng. Quá trình này giúp nhà quản lý có cơ hội va chạm trực tiếp với nhân viên, chú ý đến những số liệu mà trước nay có thể mình bỏ qua, thấy được các lỗ hổng trong hệ thống quản trị. Doanh nghiệp, vì nhu cầu làm việc online trên nền tảng công nghệ, cũng sẽ được thúc đẩy để làm quen với phần mềm, ứng dụng các công cụ quản lý & đào tạo trực tuyến, hoặc thậm chí phát triển các dòng sản phẩm mới phù hợp với tình hình thị trường."

Được biết chính AMBER cũng đã bắt đầu triển khai hình thức làm việc từ xa từ ngày 9/3 áp dụng đối với hơn 100 nhân sự. Theo đánh giá ban đầu, tình hình khá khả quan, hiệu suất đạt 80-90% điều này vượt sự mong đợi ban đầu của ban giám đốc.

Doanh nghiệp thay đổi quy trình để thích ứng với tình hình dịch bệnh

Rất nhiều doanh nghiệp khác cũng có kế hoạch chuẩn bị để sẵn sàng chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa nhằm đảm bảo an toàn cho nhân viên và tránh tình trạng dịch bệnh lây lan trên diện rộng. Theo đó một số quy trình sẽ được cải biến và tinh gọn để có thể đưa lên phần mềm nhằm hỗ trợ quá trình cộng tác và trao đổi online.

Ví như việc phê duyệt các đề xuất, nếu muốn triển khai được trên hệ thống, doanh nghiệp cần chuẩn hóa và thống kê lại tất cả các loại đề xuất, form mẫu, cũng như quy định rõ quyền hạn trách nhiệm phê duyệt thuộc về ai. Từ đó việc kiểm soát, lưu trữ, phân luồng thông tin cũng trở nên dễ dàng. Nhân viên nhờ vậy cũng sẽ hình dung rõ hơn về quy trình làm việc và theo dõi được đề xuất của mình đang phê duyệt đến bước nào, phải trao đổi với ai để hoàn thành được công việc.

Đối với một số doanh nghiệp đã hoàn thiện được quy trình từ trước, việc chuyển đổi sang hình thức làm việc này không gặp quá nhiều trở ngại. Bài toán là làm sao để đảm bảo được hiệu suất khi đột ngột thay đổi môi trường làm việc.

Theo chia sẻ của anh Hùng Đinh, Founder & CEO DesignBold, người khởi xướng thành lập nên cộng đồng Việt Nam Remote Working: "Thực ra mọi người đang quá chú trọng đến công cụ, mà quên đi nhiều yếu tố quan trọng khác để Remote Working trở nên hiệu quả."

"Tôi cho rằng, khó khăn lớn nhất là làm sao hình thành được tư duy và thái độ nghiêm túc khi làm việc từ xa, điều này gắn liền với ý thức tự thân của người lao động và cơ chế đánh giá nhân viên. Đối với những công ty đã sử dụng hình thức làm việc từ xa ngay từ ban đầu thì họ sẽ tuyển những người có tố chất phù hợp, còn đối với tình trạng doanh nghiệp phải thay đổi để thích ứng như hiện nay thì không có cách nào khác là lãnh đạo phải làm gương, phải đồng lòng cùng anh em thay đổi thói quen, thậm chí có những chế tài phù hợp.

Điều quan trọng thứ 2 như tôi vừa đề cập chính là việc thay đổi tư duy quản lý, phương thức đánh giá phải khác đi, không phải quản lý theo thời gian làm việc mà tập trung vào kết quả, vào hiệu suất, vào sự đóng góp thực tế của nhân viên. Lúc này doanh nghiệp buộc phải xây dựng KPI, OKR (objective and key results) rất rõ ràng, và sự vào cuộc của công nghệ là cần thiết. Chúng ta cần công cụ để quản trị và đo lường kết quả, hệ thống đánh giá phải minh bạch, chính xác."

Cơ hội để hình thành thói quen sử dụng phần mềm cho nhân viên

Nếu như trước đây việc làm quen với các công cụ mới vẫn còn là rào cản lớn trong quá trình triển khai phần mềm do tâm lý ngại thay đổi từ phía nhân viên; thì bây giờ mọi chuyện lại được đặt trong tình thế "không thể không sử dụng". Do quá trình trao đổi và tiếp xúc trực diện bị hạn chế, một số doanh nghiệp còn áp dụng hình thức làm việc tại nhà, cho nên đa phần các tác vụ đều được thực hiện trên nền tảng online. Lúc này bản thân nhân viên phải tự giác thích nghi và thay đổi để có thể hòa nhập với môi trường làm việc chung.

"Những ngày vừa qua, việc đào tạo và triển khai phần mềm cho các khách hàng của Base trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Nếu không triển khai được trực tiếp thì khách hàng cũng đề xuất phương án để triển khai online chứ không trì hoãn, mục tiêu trước mắt là để nhân viên đều có thể hiểu hết tính năng và sử dụng thành thạo phần mềm. Có lẽ các doanh nghiệp cũng đang đặt mình trong tâm thế sẵn sàng để ứng phó với Covid-19 nếu tình hình có diễn biến phức tạp hơn nữa.  Một số khách hàng còn lạc quan nhận định, đây là thời điểm để chúng ta tập trung vào việc cải tổ bộ máy và số hóa các quy trình", anh Trần Văn Viển - giám đốc khu vực phía Nam của Base.vn, một đơn vị đang cung cấp nền tảng quản trị online cho hơn 5000 doanh nghiệp Việt cho biết.

"Thực ra lợi ích của công nghệ thì ai cũng thấy rõ, sự chuẩn bị cho một cuộc cách mạng để số hóa doanh nghiệp có lẽ đã sẵn sàng từ lâu, chỉ là chúng ta chưa bị đặt vào tình thế cấp bách, cho nên chúng ta vẫn trì hoãn, hoặc thiếu quyết liệt trong quá trình triển khai. Đây chính là thời điểm, Covid-19 đang tạo tiền đề cho những thay đổi quan trọng về sau", đại diện Base cho biết thêm.

Tận dụng triệt để những lợi thế của công nghệ

Có thể nói chưa bao giờ công nghệ lại được tận dụng triệt để như giai đoạn hiện nay. Doanh nghiệp sử dụng Zoom để tổ chức các cuộc họp trực tuyến, sử dụng Google Meet để điểm danh và chấm công, sử dụng Base Workflow để quản lý các quy trình nội bộ, sử dụng Base Wework để giao việc cho nhân viên.

Covid-19 thậm chí đã khiến nhiều doanh nghiệp quan tâm đến những giải pháp mà trước nay ít ai đề cập đến, như hình thức chấm công qua điện thoại, hoặc giải pháp chấm công qua FaceID - sử dụng trí tuệ nhân tạo AI để nhận diện khuôn mặt.

Trước những tác động tiêu cực mà Covid-19 gây ra, thì đây có thể coi là một vài điểm sáng khả quan, mà nếu biết tận dụng tốt, doanh nghiệp không những sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành, nâng cao hiệu suất mà còn xây dựng được nền tảng vững chắc cho những bước chuyển đổi quan trọng về sau.