Đang gõ văn bản dài hàng chục trang mà mất điện? Trên Word có 1 tính năng cứu được bạn

Phạm Thái Học,

Có những tình huống mà đôi khi ta không ngờ đến trong công việc.

Có bao giờ bạn vô tình rơi vào tính huống vô tình đóng một tài liệu Office mình đang soạn thảo và nhận ra là bạn chưa thực hiện việc lưu lại hay không? Mặc dù bản thân Microsoft Office đã có sẳn tính năng tự động sao lưu nhưng nếu bạn rơi vào tình trạng như laptop hết pin đột ngột hoặc tệ hơn mà mất điện khi đang làm việc trên máy tính để bàn chẳng hạn thì có thể lúc này bạn sẽ rất hoang mang phải không nào?

Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn một cách đơn giản để nhanh chóng khôi phục lại tập tin Office đang soạn thảo dang dở và chưa kịp lưu lại, cũng như hướng dẫn cho bạn cách thiết lập lại tính năng sao lưu tự động tập tin Office sao cho tiện lợi nhất có thể. Mời bạn đọc cùng tham khảo.

Khôi phục lại tập tin Office chưa kịp lưu lại

Trong phần này, chúng ta sẽ làm việc trên phiên bản Office Word 2016, nhưng các bước lại gần giống hết như các ứng dụng Office khác như Excel 2016 và PowerPoint 2016, cũng như tương tự như trên các phiên bản Office đã có trước đó như Office 2007 chẳng hạn.

Trước tiên, bạn hãy mở ứng dụng soạn thảo Office lên và truy cập vào File.

Trong menu File, bạn hãy nhấp vào lựa chọn Info.

Giao diện Info xuất hiện, bạn hãy tìm đến tùy chọn “Manage Document” và nhấp vào chọn “Recover Unsaved Documents”.

Khi đó hộp thoại điều hướng xuất hiện và tự động truy cập vào nơi mà Office dùng để sao lưu tự động tập tin Office mà bạn đang soạn thảo nhưng chưa lưu lại. Bây giờ bạn hãy nhấp vào tập tin này và nhấn Open để mở nó.

Thế là xong, ngay lập tức dữ liệu soạn thảo mà bạn tưởng đã “bốc hơi” bỗng xuất hiện trước mắt bạn rồi đấy, quá tuyệt phải không?

Tùy chỉnh lại tùy chọn sao lưu tự động trong Office

Mặc định Office chỉ lưu lại dữ liệu ở trước đó 10 phút nên có thể bạn sẽ phải điều chỉnh lại đôi chút, và cách làm như sau.

Trở lại menu File, bạn hãy nhấp vào lựa chọn Options bên dưới.

Hộp thoại tùy chỉnh Options xuất hiện, bạn hãy nhấp vào nhóm tùy chỉnh Save.

Nhóm tùy chỉnh này sẽ cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh cho việc sao lưu và nơi lưu các tập tin soạn thảo của ứng dụng Office mà bạn đang tùy chỉnh. Ở đây ta sẽ thay đổi thiết lập “Save AutoRecover information every” sang số phút mà bạn muốn, ví dụ 2 phút chẳng hạn. Như vậy Office sẽ tự động lưu nội dung mà bạn soạn thảo sao mỗi 2 phút.

Tiếp theo, bạn hãy thay đổi vị trí của tùy chọn nơi lưu tự động sang một vị trí khác tốt hơn để tránh các trình dọn dẹp có thể “làm sạch” thư mục sao lưu này “giúp” bạn bằng cách nhấn vào nút Browse… và điều hướng đến vị trí bạn muốn.

Và cuối cùng, để tận dụng lợi thế của các ứng dụng đám mây đang được cài đặt trên máy tính (như OneDrive chẳng hạn), bạn hãy thiết lập vị trí lưu mặc định cho ứng dụng Office là thư mục đám mây để có thể xem và làm việc trên bất cứ thiết bị nào miễn có kết nối internet.