Định luật Parkinson lý giải vì sao công việc sếp giao cả tuần nhưng bạn luôn chờ đến ngày cuối cùng mới 'vắt chân lên cổ mà chạy'?

Dù có nhận ra hay không thì chắc chắn bạn cũng đã từng trải nghiệm định luật này vài lần trong cuộc sống:

- Thời học đại học, dù có cả học kỳ để làm bài tập lớn nhưng bạn chỉ bắt đầu làm nó khi còn 3 ngày nữa thì đến hạn và thức đến tận 5h sáng ngày cuối cùng để có thể gửi mail nộp bài.

- Bạn có cả tuần để hoàn thành bản đề xuất nhưng đến tận 4h30 chiều thứ Sáu bạn mới bắt tay vào làm để nộp sếp đúng hẹn.

- Bạn có cả năm để chuẩn bị cho đám cưới hay cho kế hoạch du lịch nhưng tận đến 4 tuần cuối mới bắt đầu ăn kiêng khẩn cấp để có một thân hình "đúng chuẩn".

Nếu bạn từng gặp phải tình huống trên, chắc hẳn bạn biết tôi đang nói về điều gì. Nhiều ngày trời bạn lười biếng, chẳng buồn động chân động tay làm việc gì, rồi đột nhiên vào tuần cuối trước kỳ hạn, bạn biến thành một cái máy hoạt động hết công suất.

Chuyện gì đã xảy ra với bạn vậy?

Định luật Parkinson

Định nghĩa: Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó (Work expands so as to fill the time available for its completion).

Nhà sử học người Anh Cyril Parkinson lần đầu quan sát xu hướng này khi ông làm việc với các đơn vị hành chính công. Ông nhận thấy rằng khi bộ máy quan liêu càng mở rộng, chúng càng hoạt động không hiệu quả. Sau đó, ông áp dụng quan sát này vào một loạt các sự kiện khác thì nhận thấy rằng khi kích thước một cái gì đó tăng lên thì hiệu quả của nó giảm xuống.

Rồi một loạt các công việc đơn giản cũng tự tăng độ phức tạp để lấp đầy thời gian được dành cho nó. Nếu thời gian dành cho một công việc ngắn hơn thì tự nhiên việc đó cũng đơn giản và dễ giải quyết hơn.

Quan niệm này đi cùng với niềm tin rằng bạn cần làm việc chăm chỉ hơn chứ không phải hiệu quả hơn. Tâm lý này được phản ánh với việc các nhà quản lý thường khen thưởng cho những nhân viên làm việc nhiều giờ thay vì số giờ làm việc thực sự hay kết quả mà họ đạt được.

Dù cho định luật này có những điểm tiêu cực thì bạn cũng hoàn toàn có thể lợi dụng được những ưu điểm của nó.

Thật không may, rất ít người động viên bạn làm việc ít đi. Vậy để áp dụng định luật Parkinson thì bạn chính là người cần tự ép buộc mình làm điều đó, bằng cách tự tạo ra các giới hạn khiến công việc hiệu quả hơn:

- Không dùng sạc máy tính khi làm việc. Hãy buộc bản thân mình hoàn thành công việc trước khi máy tính hết pin.

- Sử dụng phương pháp Pomodoro. Phương pháp Pomodoro giúp bạn chia nhỏ công việc thành nhiều phần, buộc bạn thiết lập một thời gian biểu cụ thể để hoàn thành.

- Siết chặt thời gian bằng cách đặt lịch cho việc di chuyển 2 giờ mỗi lần. Bạn sẽ buộc mình phải hoàn thành công việc trong 2 giờ đó.

- Thay vì đặt kế hoạch viết 1.000 từ mỗi ngày, chạy x km mỗi ngày hay đến phòng tập gym, hãy tạo ra yêu cầu cho bản thân phải thực hiện công việc này trước 10 giờ sáng. Hoàn thành công việc sớm sẽ giúp bạn sảng khoái suốt ngày dài còn lại.

- Ngừng làm việc sau giờ nghỉ trưa. Nếu bạn đặt ra quy tắc này, bạn sẽ buộc mình phải dậy sớm để hoàn thành nhiều việc hơn.

- Đánh vào tài chính. Hãy nhờ một người bạn theo dõi và phạt tiền bạn nếu làm việc vượt quá thời gian quy định hoặc dành quá nhiều thời gian cho việc nào đó. Bạn sẽ có động lực bởi không muốn có thiệt hại về tài chính.

- Giới hạn thời gian của những công việc như trả lời mail trong khoảng 30 phút mỗi ngày. Thay vì lăn tăn nghĩ cách trả lời cho từng mail nhận được, hãy dành 30 phút cuối mỗi ngày để hoàn thành chúng.

- Quán café bạn hay đến đóng cửa vào một khung giờ nhất định. Hãy ép mình hoàn thành công việc trước khi quán đóng cửa.

Để nhà là chốn yên bình thực sự, hãy ngừng mang công việc về nhà

Khi tôi còn làm việc tại một agency, tôi luôn luôn làm việc đến khuya. Có ngày tôi mang việc về nhà làm tiếp hoặc ngồi ở văn phòng tiếp tục công việc. Tôi tin rằng mình cần thể hiện sự cống hiến và nỗ lực hơn nữa để có sự thăng tiến. Đôi khi đơn giản tôi nghĩ mình cần hoàn thành nhiều việc hơn, và cách đơn giản là làm việc nhiều giờ hơn.

Nhưng không, tôi làm việc nhiều hơn nhưng kết quả dường như lại kém đi. Đỉnh điểm là, tôi khiến mình cảm thấy luôn luôn căng thẳng.

Tôi như người nghiện, không phải nghiện công việc mà là nghiện suy nghĩ rằng mình đang làm việc. Rồi đến một ngày, sự việc tồi tệ đến mức tôi quyết định sẽ không làm việc sau 6h chiều nữa. Ban đầu, tôi gặp khó khăn, tôi sợ hãi và lo lắng rằng mình sẽ không có đủ thời gian để hoàn thành công việc trong ngày.

Nhưng tôi đã sai.

Thực tế thì tôi thấy mình làm việc năng suất hơn bao giờ hết và tôi lại còn có thời gian cho các hoạt động xã hội bên ngoài. Viêc hạn chế thời gian làm việc khiến cuộc sống của tôi tự do hơn. Hãy từ chối ôm việc công ty về nhà. Đừng làm việc trên giường hay ghế sofa tại gia dù cho chúng khiến bạn thoải mái đến mức nào. Khi bạn rời khỏi văn phòng, quán café hay không gian làm việc chung, hãy ngừng làm việc. Bạn hoàn toàn có nhiều thời gian để làm việc vào ngày mai. Hãy để nhà hoàn toàn là mái nhà thực sự của bạn.

Định luật Parkinson: "Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó".

Nếu công việc lấp đầy thời gian được ấn định cho nó, hãy dành ít thời gian hơn để hoàn thành chúng nhanh hơn.