Được coi là "thế hệ công nghệ", nhưng sinh viên bây giờ đến lưu văn bản còn phải hỏi: Dùng "Ctrl + X" hay "Ctrl + S"?

"Lưu văn bản là sử dụng Ctrl + S hay Ctrl + X?"

"Mình không giỏi kỹ năng tin học văn phòng", là câu nói đầu tiên Phạm Thanh Vân - sinh viên ngành Kế toán tại một trường đại học tại Hà Nội thốt lên khi được hỏi về kỹ năng sử dụng máy tính của mình. Đó phải chăng là nghịch lý bởi là một Kế toán viên tương lai - người sẽ phải sử dụng rất nhiều các phần mềm như: Excel, WINTA, MISA... để phục vụ công việc, ấy thế mà Thanh Vân lại không thuần thục các phần mềm soạn thảo văn bản đơn giản. Đó còn chưa kể đến việc Thanh Vân từng... "suýt" trượt môn Tin học đại cương ngay từ năm nhất.

Lý giải về "nghịch lý" này, Thanh Vân cho hay bản thân từ trước đến nay không quá chú trọng đến việc phát triển kỹ năng tin học văn phòng. Thậm chí hồi cấp 3, những tiết học Tin của Vân chủ yếu là học trên lớp, chứ hiếm khi nào được thực hành trên phòng máy. Do đó, kiến thức Tin học mà cô bạn có được chủ yếu là lý thuyết suông, không được thực hành đều đặn nên nhiều khi kiến thức bị nhầm lẫn, rồi "râu ông lọ cắm cằm bà kia".

Nữ sinh nói: "Mình còn không biết phân biệt các phím tắt cơ bản. Nhớ lại lần làm bài tập nhóm hồi năm nhất, mình đã phải hỏi các bạn rằng Ctrl + S hay Ctrl + X mới là phím tắt dùng để lưu văn bản?".

Thật ra, Thanh Vân cũng chỉ là một trong số những "công dân của thời đại công nghệ số" không biết sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản, tin học văn phòng đơn giản nhất. Trong một bài phát biểu tại hội thảo “Các doanh nghiệp với nhà trường về đào tạo kỹ năng, kết nối việc làm và hỗ trợ khởi nghiệp cho sinh viên”, ông Hoàng Ngọc Báu - đại diện Công ty Cổ phần giải pháp Hoàng Hải, một công ty chuyên cung cấp các khóa học về đào tạo và phát triển con người chia sẻ rằng, trong quá trình tuyển dụng tại công ty, ông nhìn thấy thực trạng sinh viên ra trường đa số thiếu kỹ năng mềm, kỹ năng làm việc, ngay cả chuyên môn theo chuyên ngành học cũng... không tốt.

"Trong quá trình tuyển dụng tại công ty tôi thấy có những sinh viên sau 2 năm đi làm dù phỏng vấn ở vị trí hành chính nhân sự nhưng ngay cả tiêu chuẩn soạn thảo văn bản cũng không biết. Bản thân chủ doanh nghiệp đa số là những người đi lên từ chuyên môn, vậy nhưng thuê nhân sự lại hỏi gì cũng không biết, quá trình làm việc có khi sai từ đầu đến cuối, sinh viên thiếu thực tế thực hành”, ông Báu nói.

Ở một diễn biến khác, có rất nhiều bạn trẻ ngay từ khi còn học cấp 3 đã quan tâm đến kỹ năng tin học văn phòng. Bằng chứng là các bạn đã học nhiều khóa học tin học khác nhau, hay thi chứng chỉ MOS (Microsoft Office Specialist). Cho những ai chưa biết, MOS là bài thi đánh giá kỹ năng tin học văn phòng được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới với hơn 1 triệu bài thi được tổ chức hàng năm. Bài thi này được sáng tạo bởi Microsoft và triển khai bởi Certiport (Hoa Kỳ).

Trần Khánh Nguyên (sinh viên Học viện Tài chính) nằm trong số những người sở hữu chứng chỉ MOS như vậy. Cô bạn kể lại: "Ngay từ khi học cấp 3 tại trường THPT chuyên Sơn La, nhà trường đã khuyến khích chúng mình thi chứng chỉ này. Thậm chí, trường còn mở cả lớp luyện thi để giúp học sinh có thể vững vàng hơn khi tham gia thi MOS".

Tuy nhiên, đó vẫn chưa phải là tất cả lý do khiến cô bạn quyết định thi chứng chỉ MOS. Nhận thấy được tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng trong thời đại ngày nay, Khánh Nguyên đã "đi tắt đón đầu" để ôn thi MOS. Theo cô nàng, việc sở hữu chứng chỉ này sẽ tạo tính cạnh tranh lớn trong quá trình tìm việc.

Còn đối với Nguyên Hà (sinh viên Đại học Ngoại thương), cậu bạn cảm thấy khó hiểu khi đến thời điểm hiện tại, vẫn có người chưa sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng. Nam sinh lập luận, chúng ta không thể đổ lỗi cho hoàn cảnh, hay viện lý do cho sự thiếu sót này của bản thân, trên mạng hiện nay có rất nhiều khóa học tin học văn phòng miễn phí, chỉ cần một cú click chuột là chúng ta hoàn toàn có thể học được.

"Quan trọng là mọi người có muốn hay không", Hà nói.

Tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng

Trong thời đại công nghê 4.0 hiện nay, tin học văn phòng đang dần hiện diện và trở thành một công cụ hỗ trợ đặc lực cho bất kỳ ngành nghề nào. Có thể nói, việc giỏi kỹ năng tin học văn phòng cũng đồng nghĩa với việc bạn tự tay mở ra mọi cánh cửa để đi đến thành công. Bạn sẽ có nhiều cơ hội việc làm hơn. Bên cạnh đó việc kinh doanh, quản lý của bạn sẽ thêm phần dễ dàng và hiệu quả.

Theo thống kê, hơn 90% nhà quản lý trên thế giới đều sử dụng Excel hằng ngày để quản trị. Các phần mềm tin học văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, hay Outlook chỉ là những thành tựu nho nhỏ nhưng đã giúp cho hầu hết hơn 90% công việc được vận hành 1 cách trơn tru và khoa học.

Thậm chí, Balance từng kết luận rằng, đối với hầu hết các công việc, nhà tuyển dụng đều sẽ yêu cầu ứng viên phải có ít nhất một số kỹ năng máy tính cơ bản. Do đó, hãy làm nổi bật các kỹ năng tin học văn phòng phù hợp nhất của bạn khi nộp đơn xin việc, bất kể vai trò là gì. Danh sách một số kỹ năng máy tính phổ biến trong các công việc hành chính mà bạn nên biết: Microsoft Office, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Lịch kỹ thuật số (Google, Outlook) Sịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin (Dropbox, Google Drive), Phần mềm họp online (Zoom, Microsoft Teams)...

3 lý do nên thuần thục kỹ năng tin học văn phòng

1. Khả năng thăng tiến

Nếu bạn có các kỹ năng máy tính cơ bản thì sẽ mở ra cho bản thân nhiều cơ hội, trong đó việc được thăng chức lên một vị trí cao hơn. Biết sử dụng máy tính sẽ cho phép bạn thực hiện các dự án hoặc nhiệm vụ khó khăn hơn. Ngay cả khi bạn vẫn là nhân viên mới vào nghề, việc có các kỹ năng cần thiết có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu cụ thể. Là một sinh viên tốt nghiệp đại học với kỹ năng máy tính "bỏ túi" sẽ giúp bạn có được một công việc tốt hơn so với khi không có những kỹ năng đó. Nếu bạn có kiến thức vững chắc về cách sử dụng và vận hành máy tính, bạn có thể được cân nhắc lên vị trí lãnh đạo.

2. Tăng hiệu suất công việc

Nếu bạn biết cách sử dụng máy tính, bạn sẽ có khả năng hoàn thành công việc một cách có tổ chức, hiệu quả và kịp thời hơn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn thực hiện một công việc đòi hỏi phải sử dụng máy tính thường xuyên. Có những phần mềm kinh điển trên máy tính, chẳng hạn như Excel hay Word, sẽ giúp bạn sắp xếp những suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách logic. Và nếu phải tiếp xúc và làm việc với cơ sở dữ liệu hàng ngày, thì bạn sẽ không thể thực hiện bất kỳ công việc nào mà không có sự hiện diện của máy tính.

3. Giúp bạn nổi bật ở chốn công sở

Biết sử dụng máy tính là một yêu cầu ở bất kỳ công việc nào. Thật khó để tìm một công việc không có sự dính dáng gì đến máy tính. Không cần quá cao siêu, hầu hết mọi vị trí sẽ yêu cầu hiểu biết cơ bản về hệ điều hành, biết cách sử dụng bộ tin học văn phòng... Hiểu máy tính là nền tảng để bạn có thể thêm một kỹ năng khi làm việc. Có kỹ năng này là điều cần thiết để thăng tiến trong sự nghiệp. Mặt khác, đạt được các kỹ năng máy tính sẽ giúp nâng cao kiến thức tổng thể và sự hiểu biết về các công việc.

Tóm lại, việc biết các kỹ năng nền tảng về tin học văn phòng sẽ giúp ích rất nhiều trong cuộc sống của chúng ta. Hiện nay, không quá khó để chúng ta tiếp cận những kiến thức đó, chỉ cần 1 cú click chuột là hoàn toàn có thể tìm kiếm được những khóa học, những video hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng trên mạng. Vậy nên, hãy trau dồi kỹ năng sử dụng kỹ năng này một cách nghiêm túc nhé!

Theo Balance, Showme