Evernote - Ứng dụng hấp dẫn nhưng chưa phổ biến ở Việt Nam

Ánh Vân,

Với khả năng tự động đồng bộ giữa máy tính và điện thoại, Evernote là ứng dụng cần có để bạn ghi nhớ những gì quan trọng.

Để ghi nhớ các sự kiện quan trọng trong công việc, bạn thường phải ghi chú về các sự kiện đó trên sổ tay. Ở thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, máy tính và điện thoại di động cũng là nơi lý tưởng để chứa các ghi chú cá nhân. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể mang máy tính hay sổ tay theo để xem các ghi chú đã tạo.

Ứng dụng Evernote sẽ giúp bạn tạo ghi chú trên bất kỳ thiết bị nào có cài ứng dụng Evernote như máy tính, điện thoại hay trình duyệt web. Các ghi chú này sẽ được gom lại và đồng bộ với server của Evernote. Ví dụ, sau khi tạo ghi chú trên máy tính, ghi chú này sẽ được đồng bộ server của Evernote. Khi dùng điện thoại có cài ứng dụng Evernote, bạn có thể xem được toàn bộ các ghi chú đã tạo trên máy tính. Một tính năng hấp dẫn khác của Evernote là cho phép bạn đính kèm tập tin ở bất kỳ định dạng nào vào ghi chú.

1. Đăng ký tài khoản Evernote

Evernote cung cấp hai loại tài khoản gồm miễn phí và có tính phí. Với loại tài khoản miễn phí, bạn có thể lưu trữ tối đa 60MB mỗi tháng, tổng dung lượng file đính kèm trong một ghi chú không vượt quá 25MB. Để đăng ký tài khoản, bạn truy cập vào đây. Sau khi điền đầy đủ thông tin vào các ô trống, bạn nhấn Register để đăng ký thành viên mới.

2. Tạo ghi chú trên trình duyệt web

Tạo ghi chú trên trình duyệt web là cách đơn giản và tiện lợi nhất. Bạn có thể sử dụng cách này ở bất kỳ máy tính nào có kết nối Internet. Khi đã có tài khoản trên Evernote, bạn truy cập vào đây để đăng nhập.

Evernote cho phép bạn tạo nhiều quyển sổ (hay còn gọi là Notebook), mỗi quyển sẽ dùng để ghi chú các nội dung khác nhau tùy theo nhu cầu. Mặc định, Evernote tạo sẵn cho bạn một notebook trùng tên với tên tài khoản của bạn, ví dụ abc’s notebook. Bạn có thể đổi tên cho notebook bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên cạnh tên notebook, chọn Rename…

Để tạo thêm notebook mới, bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên tạo mục Notebooks, chọn NewNotebook… Nếu có nhiều notebook thì mỗi khi tạo ghi chú mới, bạn nên chú ý chọn đúng notebook sẽ chứa ghi chú đó.

Bạn nhấn New Note để tạo ghi chú mới. Khung soạn thảo ghi chú gồm các công cụ quen thuộc để bạn định dạng kiểu chữ, màu sắc,… Để đính kèm thêm file vào nội dung ghi chú, bạn nhấn biểu tượng hình kẹp giấy trên thanh công cụ. Phía dưới ô nhập tiêu đề là hộp thoại để bạn chọn notebook chứa ghi chú. Nếu muốn gắn nhãn cho ghi chú, bạn điền các nhãn vào ô Add Tags.

Trong quá trình soạn ghi chú, Evernote sẽ tự động lưu lại các thay đổi. Nếu muốn tắt tính năng tự động lưu, bạn nhấn vào nút Auto Save bên trên, nhấn vào nút Auto Save lần nữa để bật lại tính năng này. Khi soạn xong, bạn nhấn Save Changes để lưu lại.

Các ghi chú đã tạo được liệt kê ở khung chính giữa. Ở phía trái có mục Tags hiển thị các nhãn đã tạo để bạn lọc ghi chú theo nhãn. Khi muốn tìm kiếm một ghi chú nào đó, bạn chỉ việc nhập từ khóa cần tìm, hay nhập tên một nhãn bất kỳ vào ô Search phía trên.

2. Ứng dụng Evernote cho Windows

Ứng dụng Evernote trên Windows cho phép bạn tạo và quản lý ghi chú từ desktop, không cần phải đăng nhập vào trình duyệt web. So với cách ghi chú trên trình duyệt web thì ứng dụng trên Windows có nhiều tính năng và giao diện trực quan hơn. Ứng dụng cho phép bạn tạo ghi chú dạng video clip được quay từ webcam, hay ghi chú dạng âm thanh được thu âm trực tiếp, và tạo ghi chú bằng nét chữ viết tay. Ngoài ra, bạn cũng có thể kéo thả một đoạn trên trang web đang xem vào nội dung ghi chú.

Trước tiên, bạn cần điền thông tin tài khoản vào khung Sign in tại giao diện Evernote để đăng nhập.

Bạn chờ chốc lát để ứng dụng tải xuống các ghi chú đã tạo trước đó và hiển thị chúng trên giao diện. Bố cục giao diện Evernote trên Windows khá giống giao diện trên nền web nên sẽ không khó để bạn sử dụng nó.

Để tạo ghi chú, bạn nhấn New Note và chọn loại ghi chú cần tạo: New Note (ghi chú dạng văn bản thông thường), New Ink Note (ghi chú bằng nét chữ viết tay), New Audio Note (ghi chú bằng cách thu âm), New Webcam Note (ghi chú bằng video clip quay từ webcam).

Trình soạn thảo ghi chú không khác nhiều so với trình soạn thảo trên nền web. Ngoài ra có một tính năng thú vị là bạn có thể mã hóa nội phần nội dung ghi chú để che giấu những thông tin quan trọng. Để thực hiện, bạn đánh dấu khối vào phần nội dung cần mã hóa, rồi vào menu Format, chọn Encrypt Selected Text… Ở hộp thoại hiện ra, bạn nhập hai lần mật khẩu giải mã văn bản vào hai ô đầu tiên rồi nhấn OK.

Đoạn văn bản bị mã hóa sẽ được hiển thị dưới dạng ổ khóa. Để xem được nội dung này, bạn phải nhấp đôi vào hình ổ khóa và nhập đúng mật khẩu giải mã.

Để chia sẻ ghi chú cho người khác, bạn nhấn Share > Copy Note URL To Clipboard rồi gửi đường dẫn của ghi chú đến cho người cần chia sẻ. Hoặc bạn nhấn Post To Facebook, Post To Twitter để đăng ghi chú lên mạng xã hội.

Mặc định, chương trình sẽ tự động đồng bộ ghi chú sau mỗi 30 phút. Nếu muốn đồng bộ ngay lập tức, bạn nhấn nút Sync phía trên. Để thiết lập lại thời gian tự đồng bộ, bạn vào menu Tools >Options, chọn thẻ Sync. Bạn nhấp mũi tên xổ xuống tại mục Every 30 minutes và chọn lại khoảng thời gian khác. Chương trình chỉ cho phép thiết lập đồng bộ theo 4 khoảng thời gian: sau 15 phút, sau 30 phút, sau một giờ, sau mỗi ngày. Nếu muốn tắt tính năng tự đồng bộ, bạn bỏ chọn tại dòng Synchronize automatically.

3. Ứng dụng Evernote cho điện thoại

Hỗ trợ nhiều nền tảng là một trong những tính năng hấp dẫn nhất của Evernote. Hiện tại, Evernote có nhiều phiên bản ứng với các hệ điều hành di động phổ biến gồm Android, iOS, Blackberry, Windows Phone 7. Bài viết minh họa cách sử dụng ứng dụng Evernote trên iOS.

Để sử dụng, bạn nhấn Sign In để đăng nhập vào tài khoản Evernote của mình.

Thẻ All Notes hiển thị danh sách các ghi chú đã tạo, bạn chỉ việc bấm chọn một ghi chú để xem nội dung chi tiết. Để quản lý notebook, bạn chọn thẻNotebooks và nhấn Edit để chỉnh sửa tên và chế độ chia sẻ của các notebook.

Bạn bấm vào dấu cộng để tạo một ghi chú mới. Giao diện tạo ghi chú gồm ba biểu tượng: A (các công cụ định dạng lại văn bản), kẹp giấy (đính kèm hình ảnh hay đoạn thu âm), vòng tròn chữ i (gắn nhãn và xác định địa điểm đang ở). Soạn xong, bạn nhấn Save để lưu lại.

Bạn nhấn vào hai thẻ Tags và Search để xem các nhãn đã tạo và tìm kiếm ghi chú.

Mặc định, cứ khoảng vài phút, ứng dụng sẽ tự động tiến hành việc đồng bộ ghi chú. Nếu muốn thực hiện đồng bộ ngay lập tức, bạn vào thẻ Settings, bấm Synchronize now. Ngoài ra, thẻ Settings còn có mục Current Monthly Usage hiển thị dung lượng mà bạn đã sử dụng trong tháng.