"Hàng trăm email mỗi ngày?” - vị CEO này có cách xử lý chúng quá khác thường nhưng rất hiệu quả

Tôi có ba từ để nói với mọi người: Tôi xin lỗi.

Thật sự xin lỗi vì trong khi bị cuốn vào núi công việc ngất ngưởng, tôi đã không kịp liên hệ lại với các bạn, thường qua điện thoại nhưng chủ yếu là email. Điều đó thật khó để chấp nhận, vì vậy tôi đã bày tỏ quan điểm của mình về tầm quan trọng của kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc, cũng như duy trì sự ổn định giữa các mối quan hệ trong một bài báo gần đây. Tôi đang kiểm soát một bộ máy, một hệ thống không hề nhỏ - khi mà chuyện nhận được hàng tá email vào cuối ngày và ngay lập tức trả lời chúng với tốc độ nhanh hết sức có thể đã trở nên quen thuộc.

Nếu bạn muốn, tôi sẽ tìm lại bài viết đó cho bạn, nhưng có lẽ hiện tại là hơi bất khả thi với những deadlines đang đè nặng trên vai chờ tôi hoàn thành.

Vài tháng vừa qua, tôi bận đến điên cuồng chóng mặt, hay bất kỳ từ ngữ cực đoan nào có thể được nghĩ ra để miêu tả áp lực đó. Như các bạn đã biết, tôi làm việc cho một công ty phát thanh trên Internet. Số lượng người tương tác đã tăng gấp đôi, cùng đặc thù công việc phải gắn liền với sự am hiểu, thông cảm trong mỗi cuộc trò chuyện. Nhưng căng thẳng nặng nề này cần phải đi đến hồi kết, đặc biệt là lúc trí tò mò của tôi được khơi dậy khi nghe tin về cách một vị CEO hoàn toàn làm chủ được những áp lực đó.

Tên anh ấy là Tom Patterson, người sáng lập ra hãng áo lót/gile (undershirt) cho đàn ông “Tommy John”. Họ được biết đến như là phiên bản cho nam giới của Victoria’s Secret, ngoại trừ việc có vẻ hơi lạ lẫm và khó nghe ra thì sản phẩm của họ thực sự được đánh giá cao về chất lượng và độ tin cậy.

Tom và tôi vô cùng đồng cảm với nhau về nỗi lo “cơn sóng thần” email vẫn tiếp diễn ngày qua ngày, bất chấp hàng loạt ứng dụng nhắn tin mọc lên như nấm hỗ trợ nhu cầu giao tiếp của thế giới. Tom thừa nhận, chỉ trong vòng 1 năm, lượng email anh nhận được trong 1 ngày đã tăng từ 150 lên đến 300-400, tỷ lệ thuận với sự tăng trưởng của doanh số.

“Tôi cảm thấy thậm chí thời gian cả một ngày cũng không đủ để đáp lại hết số thư ấy.” – Tom chia sẻ.

Vậy đâu là giải pháp của anh ấy?

Sự thật là, đừng cố tiếp tục trả lời chúng nữa.

Vào cuối năm ngoái, Tom thiết lập một chế độ tự động thông báo tới mọi người rằng anh ấy sẽ không thể hồi âm lại email trong khoảng từ 9h sáng đến 5h chiều. Và đây là minh chứng cụ thể:

“Hiện tại tôi đang check những email được gửi tới trước 9h sáng và sau 5h chiều EST , vậy nên sẽ có thể có vài sự trì hoãn và chậm trễ. Nếu khẩn cấp, hãy gọi điện hoặc nhắn tin trực tiếp cho tôi.”

Kết quả thật đáng kinh ngạc: Tom đã có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những kế hoạch, chiến lược cấp bách khác hơn là dành hàng giờ để tìm ra khúc mắc của người gửi email là gì. “Tôi cảm thấy luôn sẵn sàng và thoải mái, đồng thời giao phó và khích lệ họ làm theo có lẽ là tốt hơn cả.”

Bài toán hóc búa đã được giải đáp, thay vì hơn 200 email gắn mác “Urgent”, nay chỉ vỏn vẹn trong 1 cú click “Reply all”. Nếu thực sự cấp bách, một cuộc điện thoại trực tiếp sẽ là phương pháp tối ưu. Và Tom sẽ biết chắc chắn rằng đó mới chính là những vấn đề lớn lao cần đến thời gian, quyết định và sự can thiệp chuyên môn của mình.

Dù vậy, sẽ không bao giờ có chuyện như vậy xảy ra nếu Tom có đủ thời gian hằng ngày tỉ mẩn chăm chút từng chi tiết nhỏ của số email ấy. “Thật tốt biết bao nếu mọi người đều biết rằng có những khoảng thời gian trong ngày tôi không thể trả lời email.”, một cách từ tốn, Tom tiếp tục: “Điều đó cũng giúp cho chính họ cảm thấy bớt khó chịu, lo lắng hơn. Họ sẽ không còn tự hỏi mình những câu hỏi ngớ ngẩn rằng ‘Anh ấy đã nhận được mail chưa?’, hay ‘Liệu thư của mình có bị phân loại là spam không?’. Cần có biện pháp tốt hơn thế.”

Bên cạnh đó, Tom cũng bộc bạch về việc anh từng mất một thời gian để làm quen với lộ trình mới được vạch ra, nhưng một khi đã làm chủ và quán triệt, đó quả thực là một thói quen, một cách tổ chức công việc hiệu quả về lâu dài.

Trước khi kết thúc cuộc trò chuyện, may mắn thay Tom còn bật mí thêm cho tôi một mẹo hữu ích nữa trong việc tiết kiệm thời gian. Đó là một ứng dụng mang tên “Pocket”, với tùy chọn, tính năng cho phép người sử dụng lưu lại những bài báo hoặc video để đọc và xem khi không có kết nối online. “Tôi thường tận dụng nó mỗi lần lên trên tàu điện ngầm để đi làm hoặc về nhà. Nó sẽ giúp ích cho anh rất nhiều đấy, tin tôi đi.”

Còn về giải pháp “chặn” email trong cả một ngày tương tự như Tom đã áp dụng ư? Chắc tôi cần chút thời gian nghiêm túc suy nghĩ và cân nhắc. Nếu bạn muốn biết kết quả ra sao, hãy liên hệ lại với tôi vào năm 2018 nhé. Gọi điện trực tiếp là hơn cả, vì có khi tôi sẽ không trả lời email của bạn đâu.

Tham khảo: Inc