Không phải Google Drive hay Windows Server, đây mới là giải pháp quản lý dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

Trước đây, GenK đã thực hiện bài viết Hướng dẫn sử dụng chiến lược backup 3-2-1 với Synology Diskstation DS918 . Hôm nay sẽ giới thiệu chi tiết về ứng dụng Synology Drive giải pháp quản lý dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp. Bài viết vẫn sử dụng Synology NAS DS918 , tuy nhiên GenK đã gắn thêm ổ cứng SSD Samsung 860 Pro 512GB 2.5inch có khả năng truy xuất dữ liệu nhanh (tốc độ đọc 560 MB/s, tốc độ ghi 530 MB/s) đi cùng với công nghệ tích hợp của Samsung giúp cho ổ cứng có thể hoạt động ổn định, đảm bảo dữ liệu luôn được an toàn.

Hiện nay, các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đều sử dụng hệ thống Windows Server có khả năng bảo mật cao trong việc quản lý và sao lưu dữ liệu. Trong khi đó, một số doanh nghiệp có nguồn lực quản lý CNTT hạn chế thì sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để dễ quản lý và lưu trữ dữ liệu.

Tuy nhiên, các giải pháp nói trên cũng bộc lộ không ít bất cập. Với Windows Server, chi phí triển khai ban đầu khá đắt đỏ, quá trình cài đặt VPN phức tạp, nhân viên IT đòi hỏi phải có kỹ năng và kiến thức về quản trị hệ thống, bảo mật. Khả năng truy cập, chia sẻ dữ liệu từ xa hạn chế, gặp nhiều bất tiện, bạn chỉ có thể chia sẻ file thông qua email hoặc FTP.

Với các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, tính năng bảo mật không được đánh giá cao, có sự can thiệp từ các ứng dụng bên thứ 3 gây ảnh hưởng đến tính riêng tư của dữ liệu doanh nghiệp.

Giải pháp lưu trữ cloud riêng mạnh mẽ, trả phí một lần duy nhất

Windows Server và các dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến vốn thu phí thường niên gói lưu trữ theo quy mô và nhu cầu sử dụng. Với Synology Drive, doanh nghiệp chỉ phải trả phí một lần duy nhất cho các thiết bị NAS và ổ cứng lưu trữ thay vì phải chi tiền để gia hạn dịch vụ, giúp tiết kiệm được chi phí vận hành. Khi cần tăng dung lượng lưu trữ thì chi phí để nâng cấp vẫn ít hơn so với các dịch vụ khác.

Bảng so sánh chi phí triển khai Synology NAS so với Windows Server (Chi phí có thể thay đổi tùy theo nhà phân phối thiết bị)

Bảng so sánh chi phí Synology Drive với các dịch vụ lưu trữ đám mây khác

Dựa vào bảng so sánh, ta thấy doanh nghiệp với 50 nhân viên thì chi phí để đầu tư thiết bị NAS DS918 và 4 HDD dung lượng 4TB, mỗi user được 240GB lưu trữ là 980$. Trong khi đó, để sử dụng gói G-Suite Basic của Google Drive thì phải trả phí 10.800$, mỗi user chỉ được 30GB lưu trữ.

Giải pháp Synology NAS và Synology Drive đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 91% chi phí, có thể sử dụng miễn phí suốt đời các tính năng như lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ file, làm việc nhóm, truy cập bất cứ nơi đâu từ bất kỳ thiết bị nào, ổn định và không bị ngắt quãng.

Synology NAS kết hợp ổ cứng SSD và HDD để tăng hiệu năng truy xuất dữ liệu

Synology Drive là ứng dụng được Synology phát triển và cung cấp miễn phí với một loạt ưu điểm như chi phí triển khai thấp, khả năng bảo mật cao, hỗ trợ truy cập dữ liệu đa nền tảng, đa thiết bị cho phép cá nhân và doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu trên Cloud riêng của mình đồng thời đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu bằng cách đồng bộ các tập tin trên các nền tảng khác nhau.

Chỉ cần có kết nối mạng, người dùng có thể nhanh chóng sử dụng Synology Drive trên nền tảng hệ điều hành DSM từ bất kỳ đâu thông qua các trình duyệt phổ biến như Chrome, Firefox, Safari hoặc ứng dụng trên smartphone Android và iOS. Synology Drive cũng hỗ trợ người dùng truy cập dữ liệu thông qua các giao thức phổ biến như SMB/CIFS, AFP, NFS, FTP, WebDAV, v.v…

Synology Drive giúp sao lưu, đồng bộ và quản lý các tập tin bằng Web Portal.

Các ứng dụng miễn phí như DS cloud, DS file, Drive sẽ giúp bạn truy cập dữ liệu bằng smartphone của mình với các tính năng tương tự như trên máy tính. Trong trường hợp không có internet, bạn có thể làm việc offline, những thay đổi sẽ được lưu và đồng bộ tự động ngay khi có kết nối mạng.

Synology Drive trên smartphone cũng có tính năng sao lưu và đồng bộ dữ liệu như trên máy tính

On-Demand Sync giúp tiết kiệm không gian ổ cứng và băng thông

Tính năng đồng bộ theo yêu cầu (On-Demand Sync) giúp tiết kiệm không gian ổ cứng và băng thông của PC, cho phép người dùng xem tất cả các file trong folder được đồng bộ, nhưng chỉ download về máy tính khi file được mở.

On-Demand Sync đồng bộ dữ liệu liên tục giữa các máy tính clients và Synology Drive Server.

Chia sẻ file giữa các chi nhánh văn phòng

Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh khác nhau thì chỉ cần triển khai một thiết bị NAS tại chi nhánh đó. Tính năng Synology Drive ShareSync sẽ tự động hóa quá trình chia sẻ / đồng bộ dữ liệu từ chi nhánh về NAS ở tổng công ty, người dùng chỉ cần chọn thư mục muốn đồng bộ giữa NAS và máy tính, các tệp tin sẽ tự động đồng bộ theo lịch trình, giúp giải quyết vấn đề chia sẻ tài liệu thiếu đồng nhất và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Synology Drive ShareSync đồng bộ file giữa các thiết bị NAS của Synology trong cùng hệ thống doanh nghiệp

Mang cả công việc văn phòng lên đám mây

Synology Office là công cụ giúp người dùng tạo các tài liệu dễ dàng và hiệu quả với nhiều tính năng tương tự như Google Office hay Office 365. Synology Office cũng hỗ trợ chuyển đổi các file tài liệu sang định dạng Microsoft Word, PowerPoint và Excel. Do được tích hợp sẵn trong Synology Drive, người dùng có thể truy cập, quản lý và thao tác trực tiếp tài liệu từ bất kì đâu.

Giao diện công cụ soạn thảo văn bản của Synology Office với nhiều tính năng giống như Google Docs

Đúng với tiêu chí "mang cả văn phòng lên đám mây", tất cả các nhân viên có thể cùng nhau chỉnh sửa trực tuyến các file dữ liệu nhờ Synology Drive để hoàn thành công việc nhanh hơn. Mỗi nhân viên có thể để lại bình luận, ghi chú cho từng phần chỉnh sửa hay thảo luận và chat với nhau ngay trong giao diện làm việc.

Synology Chat được tích hợp cho phép người dùng trao đổi trực tiếp với nhau, giúp tăng khả năng tương tác.

Trên Windows Server, việc chia sẻ file gặp nhiều bất tiện, bạn chỉ có thể chia sẻ qua email, FTP hoặc Public Cloud của cá nhân. Đối với Synology Drive, việc chia sẻ link rất đơn giản, người dùng chỉ cần nhấp chuột phải và chọn tính năng "Share" là đối phương có thể tải xuống file qua link được chia sẻ. Synology Drive còn cho phép cài đặt mật mã bảo vệ file, thời gian truy cập và quyền hạn chỉnh sửa file.

Người dùng có thể chia sẻ file sau khi cấp quyền xem, chỉnh sửa file.

Sao lưu nhiều phiên bản để chống lại ransomware

Synology Drive sở hữu một tính năng khá đáng giá là tự động tạo ra nhiều phiên bản sao lưu, cho phép xem lại lịch sử chỉnh sửa file, ai đã chỉnh sửa. Trong trường hợp vô tình ghi đè dữ liệu mới lên file đã chỉnh sửa trước đó hoặc file bị mã hóa bởi Ransomware, bạn có thể chọn phiên bản phù hợp để khôi phục.

Tính năng restore giúp người dùng khôi phục dữ liệu trong trường hợp bị mã hóa bởi Ransomware

Kết luận

Nếu bạn là doanh nghiệp cần tìm kiếm giải pháp quản lý, chia sẻ, và sao lưu, bảo mật dữ liệu với chi phí thấp thì việc đầu tư thiết bị NAS và Synology Drive sẽ là một giải pháp phù hợp với chi phí đầu tư hợp lý. Sản phẩm hỗ trợ nhiều ổ cứng, hiệu năng mạnh mẽ, có thể đáp ứng được nhiều nhu cầu, từ người dùng cá nhân cho đến các doanh nghiệp.