Nếu bạn chưa biết: Google mail đã 15 năm tuổi, và cũng đã 15 năm chúng ta có một môi trường làm việc "ảo" chuyên nghiệp!

Trong trường hợp bạn chưa biết: Ngày 1/4/2019 vừa rồi là sinh nhật lần thứ 15 của Gmail.

Mặc cho trước đó đã có rất nhiều đầu thư điện tử khác như Hotmail, Yahoo mail, vân vân, Gmail - Google mail sinh sau đẻ muộn nhưng lại gặt hái nhiều thành tựu lớn. Ở bài viết này, chúng ta không nói đến việc Gmail xịn thế nào, cải tiến ra sao. Chúng ta nói về việc Gmail đã tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp như thế nào trong suốt 15 năm qua.

Những người dùng Internet thời kỳ "chớm bùng nổ" vào những năm 2000 đều biết rằng Gmail không phải là dịch vụ mail nền web đầu tiên. Ý tưởng cho phép người dùng truy cập vào hòm mail của mình mọi lúc mọi nơi thông qua trình duyệt đã trở thành hiện thực từ năm 1996, khi Microsoft mua và quảng bá trang Hotmail ra hàng triệu người dùng Windows trên toàn cầu. Trong cùng một năm, Yahoo cũng vén màn Yahoo Mail, dịch vụ sau này cũng được nhiều người Việt yêu mến nhờ "ăn theo" ứng dụng chat Yahoo Messenger huyền thoại.

Trước Gmail, chúng ta đã từng chịu đựng trải nghiệm dở tệ của Yahoo Mail.

Không dẫn đầu, vậy tại sao Google lại có thể lên ngôi nhanh đến vậy? Hãy hỏi những người đã từng phải chung sống cùng Yahoo (hay Hotmail) trước Gmail. Giao diện của Yahoo Mail thời kỳ đó được thực hiện trên những trang web đơn giản và xấu xí. Giao diện thậm chí còn không hỗ trợ mã Javascript động: chỉ click để soạn mail mới thôi là người dùng đã phải ngồi đợi để Yahoo tải lại toàn bộ trang. Số phận của bản thảo đang gõ hoàn toàn tùy thuộc vào sự ổn định của trình duyệt, vốn là cực kỳ tệ hại vì Microsoft lúc này đã ngừng quan tâm đến Internet Explorer. Đọc mail thôi đã chậm, làm sao người dùng có thể tìm kiếm mail cũ?

Tệ hại nhất, dung lượng lưu trữ của Yahoo Mail năm 2004 (khi Gmail ra đời) chỉ là... 4MB. Dọn dẹp hòm mail trở thành điều bắt buộc phải làm, và điều đó cũng có nghĩa rằng người dùng liên tục phải chịu đựng những tính năng chậm chạp dở tệ của Yahoo.

Trước Gmail, ý tưởng email nền web chỉ hay ho trên giấy tờ. Trong thực tế, đó là một trải nghiệm quá dở tệ. Những người cần dùng email một cách nghiêm túc (cho công việc chẳng hạn) sẽ phải học cách tự cài đặt Outlook và tích hợp với hòm mail do... nhà mạng cung cấp. Nếu không, họ sẽ phải trả tiền cho Yahoo để được lưu trữ mail cũ của mình vào... đâu đó.

Không phải là kẻ dẫn đầu về thời gian, Google đã chọn một cách khác để thu hút người dùng. Được thai nghén trong vòng 3 năm tại Google, đến tận 2004 Gmail mới ra mắt. Một cú sốc nhanh chóng được tạo ra: khác với Yahoo hay Hotmail, Gmail đi kèm bộ nhớ lên tới 1GB. Sử dụng giao diện có hỗ trợ mã Javascript, Gmail mang tới giao diện cực kỳ nhanh nhạy và trực quan, thậm chí tiện dụng không kém gì ứng dụng trên Windows cùng thời. Tất cả các email trong một luồng gửi-nhận sẽ được nhóm chung vào đầu mục, khác với Yahoo Mail, nơi bạn sẽ nhìn thấy các email mang cùng một đầu mục... đan xen với các email khác.

Và, bởi Google là ông vua của tìm kiếm web, bạn có thể tìm kiếm email một cách nhanh trong – ngay cả trên giao diện nền web.

Một cơn sốt nhanh chóng nổ ra, bởi ban đầu Gmail chỉ cho phép đăng ký theo hình thức giới thiệu: bạn phải nhận được thư mời từ ai đó thì mới được tham gia sử dụng dịch vụ của Google. Có lúc, người ta còn mang bán thư mời trên eBay với giá 150 USD, tức là bằng một nửa giá chiếc iPod 20GB cùng thời.

Một cái giá đắt đỏ như vậy dành cho một tài khoản Gmail sẽ là điều không tưởng với người dùng của năm 2019. Nhưng bạn phải hiểu rằng, năm 2004 người dùng chỉ có 2 lựa chọn, hoặc là chấp nhận những giới hạn của hòm mail vài chục MB do nhà mạng cung cấp, hoặc là chấp nhận trải nghiệm dở tệ của Yahoo. Trước Gmail, email vẫn thật sự là một ý tưởng xa lạ với nhiều người dùng.

Sau Gmail, bất kỳ ai cũng có thể đăng ký và sử dụng email một cách dễ dàng. Vị thế là ông vua Internet của Google đã được xác nhận, khi gã khổng lồ tìm kiếm này mang email đặt vào tay của tất cả mọi người.

Là trải nghiệm email duy nhất mà phần đông người dùng cần tới, tài khoản Gmail cũng đã trở thành một phần cốt lõi trong "cuộc sống số" của nhiều cư dân mạng. Từ 2004 cho đến tận bây giờ, rất nhiều người vẫn dùng tài khoản Gmail để đăng ký trên các diễn đàn, các trang web, các mạng xã hội và cả các dịch vụ web nằm ngoài Google, bao gồm cả Facebook hay iCloud. 

Cùng một tài khoản Gmail, bạn có thể dùng vào rất nhiều các dịch vụ khác của Google, từ cài đặt Android hay lưu ảnh chụp qua Google Photos. Dĩ nhiên, vẫn tài khoản Gmail ấy, bạn có thể lấn sân sang YouTube và bắt đầu thu hút cho mình hàng triệu follower.

Nhưng khi Yahoo Messenger và sau đó là Facebook lên ngôi, email nói chung và Gmail nói riêng càng ngày càng mang ý nghĩa công việc nhiều hơn. Trong lĩnh vực này, hững tính năng của Gmail như đính kèm mail hay nhóm thư theo chủ đề tỏ ra đặc biệt hữu ích. Muốn type những dòng phân tích thật dài và chí lí cho dự án mới nhận? Hãy dùng Gmail. Muốn đính kèm thiết kế gửi cho khách hàng? Dùng Gmail. Muốn cung cấp một địa chỉ kết nối mà ai cũng có thể tiếp cận, bất kể đêm hay ngày? Xin hãy liên hệ với diachi@gmail.com của tôi.

Với nhiều người, công việc gắn chặt với Gmail.

Nhưng điều đó không có nghĩa rằng Gmail sẽ giúp ích cho tất cả mọi người – nhất là những người không chịu học "văn hóa" do Gmail mang tới. Hãy thử nghĩ mà xem, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn ghi địa chỉ mail "cobelonton@gmail.com" hay "ngoitrongtoalet@gmail.com" vào CV gửi nhà tuyển dụng? 

Khách hàng sẽ nghĩ thế nào nếu như chữ ký Gmail của bạn là một câu quote ví người dùng cuối với... kẻ ngốc? Trước Gmail, email vẫn là một thứ xa lạ với rất nhiều người. Khi đã có Gmail, họ phải học thêm rất nhiều kỹ năng, bao gồm cẩ cách hành xử và giao tiếp chuyên nghiệp qua email.

Nếu đã học được tác phong chuyên nghiệp của Gmail, bạn sẽ nhận ra cuộc sống số của mình chỉ cần có Gmail là đủ.

Gmail tích hợp hoàn hảo với Google Docs, ứng dụng chia sẻ văn bản phổ biến và dễ sử dụng.

Tại sao ư? Bởi đầu tiên, Gmail đi kèm một bộ ứng dụng văn phòng đầy đủ trên nền đám mây. Cứ đăng ký Gmail là ai cũng sẽ có ngay một kho lưu trữ 15GB trên drive.Google.com. Truy cập vào trang web này, người dùng có thể tạo văn bản (giống Word), bảng tính (giống Excel) hay trình bày (giống PowerPoint) ngay trên đám mây của Google.

Tạo file rồi nhấn save, tài liệu quý báu của bạn cũng đã ở "trên mây", mất điện cũng chẳng sợ mất. Muốn gửi cho sếp cũng chỉ cần vài lần nhấn, chẳng cần upload rồi hồi hộp ngồi đợi nữa. Sếp mở thành quả của bạn ra cũng dễ dàng, bởi tất cả các tài liệu của Google chỉ cần sếp có Chrome (hay bất cứ trình duyệt nào khác) chứ không cần cài đặt như Microsoft.

Sếp comment vài chỗ đi kèm với lời khen ý tưởng tốt, bạn vào sửa ngay lập tức để sếp gửi tiếp sang khách hàng. Một tác phong nhanh nhẹn và tập trung bắt đầu ngay từ một ứng dụng mail tiện dụng hết mức có thể.

Chưa dừng lại ở đó, khái niệm "Gmail" và "tài khoản Google" thực chất là 1. Bởi thế, có Gmail là có luôn khả năng "gửi gắm" cuộc sống số của mình lên "đám mây" Google nữa. Mua điện thoại mới, bạn chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản Gmail là toàn bộ các kênh YouTube yêu thích, toàn bộ đầu việc lưu trên Calendar hay những địa điểm quen thuộc trên Maps đã có sẵn trong lòng bàn tay.

Thậm chí, có Gmail là bạn đã có thể lưu trữ một kho ảnh 16MP và một kho video Full HD không giới hạn. Cũng như các dịch vụ Google gắn liền với Gmail khác, kho lưu trữ này là hoàn toàn miễn phí.

Không một hãng Internet nào khác dám chơi ngông như vậy – nhưng đâu phải ai cũng "ngông" như Google, dám tặng hẳn 1GB ngay từ 2004. Trong suốt 15 năm qua Google đã liên tục mở ra một cuộc sống số miễn phí và tiện dụng cho người dùng.

Gmail là trung tâm của cuộc sống số ấy và cũng là biểu tượng cho sự chuyên nghiệp của một lớp người dùng trẻ không hề nhỏ - những người tin tưởng Google cho cả công việc, giải trí lẫn những mối quan hệ thường nhật.

Chúc mừng sinh nhật, Gmail!