Phương pháp làm việc hiệu quả ‘vạn người mê’ chỉ với giấy và bút

Tôi là một trong những người liên tục thử nghiệm những ứng dụng tăng năng suất với hy vọng những công nghệ này sẽ giúp biến đổi cuộc sống tốt đẹp hơn. Mỗi ứng dụng mới đều khiến tôi thấy làm việc hiệu quả hơn cái trước.

Nhưng không có phương pháp nào có thể linh hoạt và hiệu quả mà chỉ cần với bút và giấy. Hầu hết các phương pháp buộc bạn phải làm theo cách của họ chứ không đáp ứng theo đúng nhu cầu của bạn. Tuy vậy, với Bullet journal, chỉ cần bút và giấy, bạn vẫn có thể sử dụng theo bất cứ cách nào mình muốn.

Bullet Journal gồm có vài phần cụ thể:

- Mục lục, nơi bạn liệt kê số trang của bất cứ chủ đề nào bạn cần tìm lại sau này (sử dụng sổ tay có số trang được in sẵn sẽ tăng tốc quá trình này).

- Nhật ký tương lai, nơi bạn theo dõi các sự kiện hoặc thời hạn sắp đến trong vòng 6 tháng tới.

- Nhật ký hàng tháng, nơi bạn lưu ý các sự kiện, thời hạn cho một tháng cụ thể và danh sách các công việc hàng tháng.

- Nhật ký hàng ngày, nơi bạn viết ra các công việc, sự kiện và ghi chú cho mỗi ngày. Bạn cũng có thể lên kế hoạch mình cần làm gì mỗi ngày ở đây:

Carroll đưa ra cái nhìn tổng quan cho phương pháp này

Phương pháp mà Bullet Journal đưa ra gọi là “Rapid Logging”, cho phép bạn ghi chép và chia công việc/vấn đề một cách nhanh chóng, xoay quanh những công việc thường nhật. Ý tưởng về rapid logging là bạn có thể kết hợp ghi chú, công việc và sự kiện ở cùng một địa điểm và sử dụng các điểm nhấn (bullet point) để phân biệt. Ví như công việc sử dụng một dấu chấm (.), ghi chú là dấu gạch ngang (-) và sự kiện là một vòng tròn (o).

Sau đó, bạn có thể thay đổi những dấu chấm cho công việc phụ thuộc vào tình trạng của công việc. Nếu đã hoàn thành công việc, bạn có thể chuyển dấu chấm thành (x). Nếu công việc chưa hoàn thành, bạn có thể di chuyển sang một ngày/tháng khác bằng cách viết lại sang trang khác. Để thấy rằng công việc đã được chuyển đi, hãy chuyển dấu chấm sang hình mũi tên.

Những ký hiệu đơn giản khiến quá trình làm việc với Bullet Journal nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Đối với tôi, một trong những phần tuyệt vời nhất của phương pháp này là Mục lục. Thay vì phải lật tung cả quyển sổ để tìm những ghi chú cuộc họp hay số điện thoại đã ghi nhanh trong tuần trước, tôi có thể sử dụng Mục lục để biết những thứ mình cần xem lại ở đâu. Việc này không ảnh hưởng gì nếu các ghi chú liên quan phân tán nhiều nơi chứ không được nhóm lại với nhau. Mục lục này cũng giúp bạn không lãng phí sổ tay hoặc cần phải ước tính để dành bao nhiêu trang cho nội dung gì.

Bắt đầu thôi

Nếu cảm thấy hứng thú với Bullet Journal, bạn có thể dễ dàng thử mà không tốn quá nhiều thời gian. Bạn có thể sử dụng bất kỳ quyển sổ và bút nào ở gần mình lúc này. Nếu sổ chưa có đánh số trang sẵn, hãy tự đánh số nhé.

Để bắt đầu, hãy tạo một trang Mục lục. Bạn có thể dành hẳn vài trang cũng được.

Tiếp theo, hãy tạo nhật ký tháng cho tháng hiện tại. Viết tên tháng ở đầu trang, và các ngày của tháng ở dòng dưới phía bên trái. Thêm chữ cái đầu tiên của thứ bên cạnh các ngày (ví dụ là ‘M’ cho thứ hai). Sau đó hãy điền bất kỳ thời hạn hay sự kiện bạn có trong tháng này. Đừng quên thêm nhật ký hàng tháng vào Mục lục của bạn.

Cuối cùng, mở trang trắng tiếp theo để ghi nhật ký cho ngày hôm nay. Viết ngày ở trên cùng của trang, ghi nhanh bất kỳ sự kiện nào trong ngày, ghi chú cho bản thân và công việc bạn muốn hoàn thành.

Hãy giữ quyển sổ bên cạnh, mở nó ra trong lúc làm việc. Bằng cách này bạn sẽ có thể tập trung vào những việc cần làm và nhanh chóng thêm công việc hay ghi chú khi bạn nhớ đến.

Vào cuối ngày, hãy tạo một nhật ký với cho ngày mai và chuyển những công việc cần mà chưa hoàn thành vào đó.

Không giống như cuốn sổ tay kiểu cách, phương pháp Bullet Journal vẫn đủ linh hoạt khiến bạn có thể làm theo cách mình muốn.

Một số người còn sử dụng sổ tay để ghi chép những vật lưu niệm, hình ảnh hoặc hình minh họa. Cá nhân tôi sử dụng Bullet Journal như một công cụ giúp theo dõi khối lượng công việc và lập kế hoạch hàng ngày. Sự đơn giản của hệ thống Bullet Journal giúp tôi hoàn thành mọi thứ chỉ với giấy và bút, hoàn toàn không cần đến những ứng dụng hiện tại.

CafeBiz/Theo Trí Thức Trẻ