Microsoft đang thử nghiệm thay đổi có thể làm đảo lộn cách bảng tính vận hành: một ô Excel không còn bị giới hạn ở một giá trị duy nhất.
Trong suốt khoảng 40 năm, Excel hoạt động dựa trên một nguyên tắc tưởng như không thể thay đổi: mỗi ô chỉ chứa một giá trị. Đó có thể là văn bản, con số, ngày tháng hoặc kết quả của công thức. Tuy nhiên, Microsoft hiện muốn phá bỏ giới hạn này bằng ba kiểu dữ liệu mới gồm danh sách, mảng trong ô và mảng lồng nhau.
Các tính năng đang được triển khai dưới dạng thử nghiệm dành cho thành viên Microsoft 365 Insider, thông qua kênh Excel Beta trên Windows và macOS.
Một ô có thể chứa cả danh sách
Danh sách là thay đổi dễ nhận thấy và cũng dễ sử dụng nhất. Người dùng có thể tạo danh sách bằng cách chọn Insert > List hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+J, sau đó nhập các mục, phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy tùy thiết lập khu vực.
Dù được đặt chung trong một ô, Excel vẫn hiểu từng nội dung là một mục độc lập thay vì coi toàn bộ chúng như một chuỗi văn bản.
Excel cho phép lưu toàn bộ mảng trong một ô thay vì tự động trải kết quả sang nhiều ô như trước.
Chẳng hạn, bảng quản lý dự án có thể lưu tên nhiều người phụ trách trong cùng một ô mà không cần tạo thêm hàng loạt cột hoặc bảng phụ. Người dùng vẫn có thể lọc, tham chiếu và thực hiện phép tính với từng mục bên trong danh sách.
Khi tham chiếu đến ô chứa danh sách bằng công thức như =B2, Excel có thể tự động trải các phần tử ra những ô riêng biệt.
“Trước đây, bạn phải dùng nhiều cột, tạo bảng phụ hoặc nhét một chuỗi như ‘Carlos, Henrietta, Jacob’ vào cùng một ô”, Jake Armstrong, quản lý sản phẩm cấp cao của Excel, giải thích. “Với danh sách, bạn có thể giữ các giá trị trong cùng một ô nhưng vẫn làm việc riêng với từng mục.”
Excel còn có thể “nhét” cả mảng vào một ô
Thay đổi lớn hơn nằm ở khả năng lưu trữ mảng. Một ô Excel giờ có thể chứa mảng một chiều, nhiều chiều, thậm chí là một mảng có chứa những mảng khác.
Thông thường, công thức như ={1;2;3} sẽ trải ba kết quả ra nhiều ô. Với tính năng mới, người dùng có thể giữ toàn bộ kết quả bên trong một ô duy nhất. Nhờ đó, những dữ liệu có độ dài thay đổi không còn buộc phải chia thành số lượng cột cố định.
Tính năng mảng lồng nhau giúp một mảng có thể chứa các mảng khác mà không còn trả về kết quả rút gọn hoặc lỗi #CALC!
Microsoft lấy nhật ký chạy bộ làm ví dụ. Mỗi hàng có thể đại diện cho một buổi chạy, còn một ô trong hàng đó lưu toàn bộ thời gian hoàn thành từng chặng. Dù số chặng của mỗi buổi khác nhau, Excel vẫn có thể tính tổng thời gian, tốc độ trung bình hay kilomet nhanh nhất mà không phá vỡ cấu trúc bảng.
Bốn hàm mới cũng được bổ sung để xử lý các kiểu dữ liệu này. FLATTEN loại bỏ các lớp lồng nhau trong mảng; HAS kiểm tra sự tồn tại của một giá trị; HASANY tìm ít nhất một giá trị trong danh sách; còn HASALL kiểm tra xem tất cả giá trị yêu cầu có xuất hiện hay không.
Bốn hàm mới gồm FLATTEN, HAS, HASANY và HASALL được bổ sung để xử lý, tìm kiếm và kiểm tra dữ liệu bên trong mảng.
Hấp dẫn nhưng chưa nên dùng cho bảng tính quan trọng
Thay đổi này có thể gây ra không ít vấn đề về tương thích. Nhiều phần mềm và thư viện hiện mặc định rằng mỗi ô trong tệp Excel chỉ chứa văn bản, số, ngày tháng hoặc giá trị đúng/sai. Microsoft chưa giải thích rõ các danh sách và mảng mới sẽ được lưu như thế nào trong cấu trúc XML của tệp .xlsx.
Một số tính năng quen thuộc của Excel cũng chưa hỗ trợ kiểu dữ liệu mới. PivotTable không thể dùng ô chứa mảng làm nguồn dữ liệu, Power Query chưa đọc hoặc xuất được các cột dạng mảng, còn biểu đồ không thể biến từng phần tử trong mảng thành điểm dữ liệu riêng.
Data Validation cũng chưa cho phép dùng danh sách mới làm nguồn cho menu thả xuống. Trong khi đó, Find & Replace không thể sửa riêng một mục nằm bên trong danh sách hoặc mảng.
Phần lớn phép tính liên quan đến mảng lồng nhau còn yêu cầu bật Compatibility Version 3. Microsoft cảnh báo thiết lập này có thể làm thay đổi kết quả của một số công thức cũ.
Bản thử nghiệm yêu cầu Excel cho Windows phiên bản 2610, bản dựng 20520.20000 trở lên, hoặc Excel cho Mac phiên bản 16.114, bản dựng 26092111 trở lên. Microsoft cho biết tính năng sẽ được triển khai dần và vẫn có thể bị thay đổi, tạm dừng hoặc loại bỏ.
Vì vậy, người dùng chưa nên áp dụng nó cho những bảng tính quan trọng. Dù vậy, thông điệp của Microsoft đã rất rõ ràng. Như Armstrong tuyên bố: “Một trong những quy tắc lâu đời nhất của bảng tính là mỗi ô chỉ có một giá trị. Giờ thì không còn nữa”.
