Kutools for Excel: Trợ thủ đắc lực cho Microsoft Excel

Ánh Vân, Ánh Vân

“Trợ thủ” Kutools for Excel cung cấp thêm nhiều tính năng hữu ích cho Microsoft Excel, giúp bạn thực hiện công việc nhanh chóng hơn.

Một số tính năng hữu ích của Kutools for Excel gồm: mở rộng vùng làm việc của bảng tính ra toàn màn hình, nối tách nhiều file Excel hoặc nhiều sheet trong file, chuyển đổi dữ liệu giữa vùng này với vùng khác, định dạng lại kiểu chữ cho toàn bộ văn bản, tìm nhanh giá trị lớn nhất, nhỏ nhất hay giá trị bị lỗi trong toàn bảng tính,…

Sau khi cài đặt, trên giao diện Microsoft Excel sẽ có thêm thẻ Kutools để bạn truy cập vào các công cụ của Kutools for Excel.

Hướng dẫn sử dụng các tính năng nổi bật nhất của Kutools for Excel

1. Excel Explorer

Sau khi cài Kutools for Excel, phía trái giao diện Excel sẽ xuất hiện thêm khung Excel Explorer liệt kê các file Excel đang mở và cấu trúc các sheet, các cột trong file. Nhờ vậy, bạn có thể chuyển sang làm việc với một file, hay một sheet khác rất nhanh chóng. Thẻ Sheets trong khung Excel Explorer hiển thị tên các file Excel đang mở tại mục Workbooks. Bạn bấm vào tên file để xem nội dung của file đó. Các sheet trong file sẽ được liệt kê tại mục Worksheets phía dưới.

Kutools for Excel tự động nhận diện giá trị ở dòng đầu tiên của mỗi cột trong bảng tính để làm tên cột. Để xem giá trị các cột trong bảng tính, bạn chuyển sang thẻ Columns. Bạn nhấp vào tên cột để chọn toàn bộ cột đó trên bảng tính.

2. Phóng to vùng làm việc

Để mở rộng giao diện bảng tính ra toàn màn hình cho dễ làm việc, bạn vào menu Kutools, bấm mục Max Workspace trên thanh Ribbon.

Giao diện Excel sẽ được phóng to ra toàn màn hình. Bạn nhấp vào các biểu tượng từ lớn đến bé tại hộp Workspace tools ở góc phải màn hình để điều chỉnh độ phóng to giao diện theo ý thích. Để trở lại giao diện như cũ, bạn bấm biểu tượng ngoài cùng phía trái hộp Workspace tools.

3. Nối, tách file Excel

Để chia nhỏ file Excel ra làm nhiều file, mỗi file chỉ chứa một sheet trong bảng tính, bạn vào mục Workbook Manager trong menu Kutools, chọn Split Workbook… Ở hộp thoại hiện ra, bạn đánh dấu vào các sheet cần tách ra rồi bấm Split. Bạn đánh dấu vào ô Skip blank worksheets và Skip hidden worksheets để bỏ qua các sheet rỗng và sheet ẩn (chương trình sẽ không lưu lại các sheet này). Khi thực hiện xong, tại vị trí file Excel gốc sẽ có thêm các file Excel mới được chia ra từ file gốc, tên file trùng với tên sheet. File Excel gốc vẫn giữ nguyên nội dung như ban đầu.

Bên cạnh tính năng chia nhỏ file Excel, chương trình cũng cho phép bạn nối nhiều file lại làm một. Tương tự như khi chia nhỏ, bạn vào Workbook Manager, chọn Merge Workbook… Tại hộp thoại hiện ra, bạn bấm Add file để chọn các file Excel cần nối lại, hoặc bấm Add folder để chọn cả thư mục. Sau khi chọn file, chương trình sẽ hiển thị danh sách các sheet có trong file đó tại hai cột Worksheet name và Workbook path. Bạn đánh dấu vào các sheet cần sử dụng rồi bấm Merge để nối chúng lại. Để bỏ qua các sheet rỗng, bạn bấm mũi tên xổ xuống tại mục Contain blankworksheets, chọn Skip all. Với các sheet bị ẩn, bạn bấm mũi tên xổ xuống tại mục Containhidden worksheets và chọn Skip all (bỏ qua sheet ẩn), Keep all and show (sử dụng nội dung sheet ẩn và bỏ thuộc tính ẩn của sheet trong file mới), Keep all and hidden (sử dụng nội dung sheet ẩn và tiếp tục ẩn sheet trong file mới).

4. Đổi tên, tạo mới hàng loạt sheet

Mục Worksheet Manager gồm nhiều tùy chọn để bạn thực hiện nhanh các tác vụ liên quan đến tạo, xóa, hay sao chép, đổi tên các sheet trong bảng tính. Để sắp xếp sheet theo thứ tự alphabet, bạn bấm Sort Worksheets. Bạn bấm Delete Blank Worksheets để xóa toàn bộ các sheet rỗng trong file Excel.

Nếu muốn đổi tên cho toàn bộ các sheet theo một chuẩn thống nhất, bạn chọn mục BatchRename Worksheets… Sau đó, bạn đánh dấu vào các sheet cần đổi tên trong ô Worksheets. Bạn điền tên mới vào ô From input rồi đánh dấu vào ô Replace the sheet name. Toàn bộ sheet sẽ được đổi sang tên mới, kèm theo số thứ tự phía sau, ví dụ baocao1, baocao2, baocao3,… Thay vì đổi tên toàn bộ, tại mục Rename còn có hai tùy chọn khác gồm: Insert in front of the sheet name (thêm một vài ký tự thống nhất vào trước tên mỗi sheet), Insert after the sheet name (thêm một vài ký tự thống nhất vào cuối tên sheet).

Để tạo mới hay “nhân bản” một sheet ra nhiều sheet, bạn chọn mục Batch Copy/New Worksheets… Kế đến, bạn chọn tác vụ thực hiện là New (tạo mới) hay Copy (sao chép). Bạn điền số lượng sheet muốn tạo mới hoặc sao chép tại ô From input. Xong, bấm OK, hàng loạt sheet mới sẽ được tạo ra rất nhanh chóng.

5. Định dạng lại văn bản

Kutools for Excel giúp bạn định dạng lại kiểu viết (viết hoa, viết thường hay viết hoa chữ đầu,…) cho toàn bộ nội dung dạng chuỗi trong bảng tính trong nháy mắt. Trước tiên, bạn chọn khối toàn bộ bảng tính hay chỉ chọn các chuỗi cần đổi định dạng. Kế đến, bạn bấm Modify Cells and Ranges, chọn Text Tools... Ở hộp thoại hiện ra, bạn bấm Change case rồi nhấp mũi tên xổ xuống tại mục Change to để chọn kiểu dữ liệu cần sử dụng: UPPERCASE (viết hoa toàn bộ chuỗi), lower case (chỉ viết thường), Proper Case (viết hoa ký tự đầu trong mỗi chữ), Sentencecase (viết hoa chữ đầu trong câu). Xong, bạn bấm Ok, các chuỗi trong bảng tính sẽ được định dạng theo đúng ý bạn.

Ngoài ra, trong hộp Text Tools còn có thêm các tùy chọn thú vị khác cho việc định dạng chuỗi, như Add text (thêm ký tự bất kỳ vào chuỗi), Remove by position (xóa một ký tự ở vị trí bất kỳ trong chuỗi), Remove spaces (loại bỏ khoảng trắng trong chuỗi),…

6. Tìm nhanh giá trị trong bảng tính

Để tìm nhanh giá trị lớn nhất hay nhỏ nhất trong bảng tính, bạn đánh dấu khối toàn bộ bảng tính rồi vào mục Select Tools, chọn ô cần tìm: Max Cell (giá trị lớn nhất), Min Cell (giá trị nhỏ nhất), Wrong Cells (ô có giá trị sai).

7. Xóa toàn bộ đối tượng trên bảng tính

Chương trình sẽ giúp bạn xóa toàn bộ các đối tượng cùng loại ra khỏi bảng tính như hình ảnh, biểu đồ, liên kết,… Để xóa, bạn bấm Delete Tools và chọn loại đối tượng muốn xóa: DeleteBlank Rows (xóa các hàng trống trên sheet hiện tại hay toàn bộ các sheet có trong file), DeleteCharts (xóa toàn bộ biểu đồ), Delete Pictures (xóa toàn bộ hình ảnh), Delete Text Effects (xóa toàn bộ hiệu ứng chữ),…

8. Mở nhiều file cùng lúc khi khởi động Excel

Với Kutools for Excel, bạn có thể thiết lập cho Microsoft Excel mỗi khi khởi động sẽ tự mở ra nhiều file mà bạn hay làm việc. Để thực hiện, bạn mở sẵn các file cần mở mỗi khi khởi động Excel. Sau đó, bạn vào Common Tools, chọn Auto Open Those Workbooks Next Time…

Ở hộp thoại hiện ra, bạn đánh dấu vào các sheet thường hay làm việc rồi bấm Ok. Những lần sau, mỗi khi khởi động Excel, các bảng tính này sẽ cũng sẽ được mở ra để bạn bắt tay vào công việc ngay lập tức.