Tiêu chí chọn phần mềm nhân sự phù hợp

Anh Trần Trọng Hữu Duyên, chuyên gia 15 kinh nghiệm triển khai phần mềm nhân sự LemonHR, sẽ chia sẻ cho chúng ta những tiêu chí để chọn phần mềm phù hợp với yêu cầu, ngân sách của công ty.

Anh Duyên đã có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn triển khai phần mềm

1. Khả năng tích hợp

Anh Duyên cho biết, khả năng tích hợp với phần mềm thứ ba là một tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp nên chú ý. Vai trò của phòng nhân sự ngày càng quan trọng và có nhiều tác động đến các phòng ban khác, nhất là bộ phận kế toán. Nếu phần mềm nhân sự không tích hợp được với phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng, thì bạn sẽ không thể kiểm soát các nghiệp vụ như tính lương, bảo hiểm,...

Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc cẩn thận những nhà cung cấp không sẵn sàng hợp tác và tích hợp với bên thứ ba. Bởi vì điều này cho thấy phần mềm thiếu sự linh hoạt, đồng thời hạn chế các tùy chọn mở rộng, tích hợp trong tương lai.

2. Khả năng mở rộng

Đại diện một doanh nghiệp từng thất bại trong việc triển khai đã trao đổi với anh Duyên rằng: "Chúng tôi hiểu rõ việc chuyển đổi sang sử dụng một hệ thống mới là điều không dễ dàng. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm cũ không thể đáp ứng được những yêu cầu phát sinh mới của chúng tôi."

Nhân viên mệt mỏi vì phần mềm cũ không hoạt động hiệu quả

Để triển khai một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự mới, doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí, thực hiện chuyển đổi dữ liệu, đào tạo lại nhân viên, dành thời gian để làm quen,...Do đó, theo lời khuyên của anh Duyên, doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ tính linh hoạt và khả năng mở rộng trước khi lựa chọn.

Nếu phần mềm đáp ứng được những tiêu chí trên, bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc bắt kịp các xu hướng công nghệ mới, đáp ứng những thay đổi của luật lao động trong tương lai.

3. Chọn nhà cung cấp uy tín

Nhu cầu triển khai phần mềm quản lý nhân sự ngày một gia tăng khiến số lượng nhà cung cấp phần mềm cũng tăng cao nhanh chóng. Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý nhân sự mới còn có giá thấp, giao diện người dùng đẹp,...Tuy nhiên, những phần mềm này vẫn còn thiếu kinh nghiệm, non yếu trong năng lực chuyên môn, khó đáp ứng được yêu cầu phức tạp của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần kiểm tra kỹ mức độ uy tín, tỷ lệ thành công dự án triển khai của đơn vị cung cấp.

Anh Duyên tư vấn doanh nghiệp bạn nên chủ động đến tham quan, làm việc tại văn phòng để có thể cảm nhận rõ hơn về hoạt động kinh doanh của đội ngũ làm việc. Điều này sẽ giúp củng cố sự tin tưởng, gia tăng mức độ hợp tác giữa hai bên trong quá trình tư vấn, triển khai và vận hành phần mềm.

Nhà cung cấp và khách hàng nên gặp gỡ, trao đổi thường xuyên

4. Chi phí

Hầu hết các doanh nghiệp đều đặt yếu tố chi phí lên hàng đầu khi chọn mua phần mềm nhân sự, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế. Mặc dù chi phí rất quan trọng nhưng chúng ta không nên quá chú tâm đến việc so sánh giá khi quyết định lựa chọn. Vì nếu lựa chọn phần mềm phù hợp và triển khai thành công, lợi ích mà doanh nghiệp đạt được sẽ vượt xa với mức chi phí đã bỏ ra. Trên thực tế, chi phí là điều cuối cùng mà anh Duyên thảo luận với các khách hàng của mình. Điều doanh nghiệp cần quan tâm đầu tiên là phần mềm có thực sự phù hợp và giải quyết được bài toán quản lý nhân sự hay không?

Bạn nên hỏi nhà cung cấp xem có bất kỳ khoản chi phí nào phát sinh trong tương lai như phí bảo trì, nâng cấp hay không. Tất cả những điều này phải được tính toán đến khi xem xét tổng chi phí đầu tư vào phần mềm.

Để lựa chọn được phần mềm phù hợp với yêu cầu và mức ngân sách của mình, ngoài những tiêu chí trên, doanh nghiệp còn cần tham khảo thêm rất nhiều yếu tố khác như tính năng, năng lực nhân viên nội bộ,...Tuy nhiên, điều quan trọng là ban giám đốc cần xác định rõ tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm, và phải có quyết tâm thực hiện đến cuối cùng.

Phần mềm LemonHR - giải pháp quản lý nhân sự toàn diện

Với kinh nghiệm 23 năm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp, tập đoàn trong nước như Tập đoàn Gemadept, Công ty TNHH Yokohama, Công ty Dược phẩm Bến Tre,...LemonHR tự hào là nhà cung cấp phần mềm nhân sự uy tín hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi cam kết sẽ luôn mang đến cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm và dịch vụ chất lượng nhất.