Vài thủ thuật hay khi sử dụng Office 2013 (Phần 4)

Tiếp tục loạt bài tổng hợp một số các thủ thuật hữu ích khi sử dụng bộ phần mềm soạn thảo Office 2013. Mời bạn đọc cùng tham khảo.

Tạo mật khẩu cho tập tin PDF

Như đã biết thì định dạng PDF đã chính thức được Microsoft bổ sung hỗ trợ trong Office 2013. Do đó người dùng có thể dễ dàng tạo, xem và chỉnh sửa các tập tin PDF trực tiếp trong Office 2013 bằng ứng dụng Word 2013. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể thiết lập mật khẩu bảo vệ cho tập tin PDF bằng chính ứng dụng Word 2013.

Để tiến hành tạo mật khẩu cho tập tin PDF bằng Word 2013, bạn hãy khởi động Word 2013 lên và tiến hành soạn thảo 1 tập tin PDF bất kỳ nào đó. Sau đó truy cập vào FILE > Save as. Ở cửa sổ thiết lập vị trí và định dạng tập tin, bạn hãy lựa chọn PDF và nhấn tiếp vào Options.

Hộp thoại "Options" sẽ xuất hiện, bạn hãy tìm đến và đánh dấu vào dòng "Encrypt the document with a password". Sau đó nhấn OK.

Hộp thoại thiết lập mật khẩu sẽ xuất hiện. Bạn hãy nhập mật khẩu cần thiết lập vào tập tin PDF và nhấn OK để lưu lại. Sau đó bạn sẽ được đưa trở lại hộp thoại Save as, bạn hãy nhấn "Save" để lưu lại tập tin là xong.

Tạo phím tắt để thao tác nhanh trong Word 2013

Office 2013 không đặt sẵn quá nhiều phím tắt. Tuy nhiên, người dùng sẽ có thể tự tạo ra chúng để tiện cho công việc của mình bằng cách truy cập vào FILE > Options. Trong cửa sổ Options, bạn nhấn vào nhóm tùy chỉnh Customize Ribbon và nhấn vào Customize…

Cửa sổ Customize Keyboard xuất hiện. Bây giờ bạn hãy lựa chọn những thao tác mình muốn thiết lập phím tắt, sau khi đã tìm thấy thao tác muốn đặt phím tắt, hãy để ý tới phần Current keys, ở lệnh Strikethrough, phần Current keys bị bỏ trống, điều đó có nghĩa rằng lệnh này chưa được đặt phím tắt. Do đó, hãy nhấn vào ô “Press new shortcut key” và bạn bắt đầu có thể điền phím tắt mà bạn muốn gán cho lệnh trên rồi ấn Assign là xong.

Xóa danh sách tập tin được mở gần đây

Giống như các phiên bản trước, các ứng dụng trong Office 2013 cũng lưu lại danh sách các tập tin mà bạn đã mở trước đó để người dùng có thể truy cập lại một cách nhanh hơn. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, tính năng này sẽ khiến bạn khó chịu vì đôi lúc nó lại hiển thị các tập tin nhạy cảm trong khi người khác đang nhìn vào màn hình của bạn hoặc hiển thị các tài liệu mà bạn không còn mở nữa.

Để xóa danh sách này, bạn hãy mở ứng dụng trong Office 2013 lên, bạn nhấp chuột phải vào 1 trong các tài liệu bất kỳ và chọn Clear unpinned Documents để xóa toàn bộ hoặc nếu muốn xóa 1 tài liệu nhất định, bạn nhấp chuột phải vào tài liệu muốn xóa và chọn Remove from list là xong.

(còn tiếp)

>> Vài thủ thuật hay khi sử dụng Office 2013 (Phần 3)