5 lỗi thường gặp khi triển khai Bitrix24 CRM và cách tránh

Tuy nhiên, không ít công ty dù đầu tư hàng trăm triệu đồng vào hệ thống mà vẫn gặp thất bại, là do thiếu chiến lược và hiểu sai bản chất công cụ. Bài viết dưới đây chỉ ra 5 lỗi phổ biến khi triển khai Bitrix24 CRM và cách giúp doanh nghiệp tránh "vết xe đổ" này để tận dụng trọn vẹn sức mạnh của CRM.

Dữ liệu nhập chưa đầy đủ và thiếu chính xác

Dữ liệu là yếu tố quyết định hiệu quả của toàn bộ hệ thống quản lý khách hàng. Tuy nhiên việc nhân viên nhập thông tin thiếu và sai dữ liệu, khiến hệ thống nhanh chóng trở thành "kho dữ liệu rỗng", làm giảm độ tin cậy khi phân tích và khiến chiến lược chăm sóc khách hàng mất hiệu quả. Vì vậy cần thiết lập quy chuẩn nhập liệu thống nhất về tên, số điện thoại, email và lịch sử giao dịch, đồng thời thường xuyên xác thực dữ liệu định kỳ.

Bitrix24 hỗ trợ khả năng di chuyển và tích hợp dữ liệu linh hoạt từ nhiều nguồn khác nhau như tệp Excel hoặc các ứng dụng phổ biến khác (Zoho, Trello, Google Sheets…). Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể chuyển toàn bộ dữ liệu khách hàng, giao dịch và lịch sử tương tác sang Bitrix24 nhanh chóng, chính xác mà không tốn thời gian nhập thủ công.

Khi dữ liệu được nhập và đồng bộ đầy đủ, Bitrix24 CRM hoạt động như một "bản đồ thông minh", giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác hành trình khách hàng, tối ưu quy trình bán hàng và xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

Nhân viên sử dụng CRM chưa được đào tạo

Nhiều người nghĩ CRM khó dùng, nhưng Bitrix24 CRM có giao diện tiếng Việt, trực quan và dễ thao tác. Nền tảng cho phép tùy chỉnh theo phòng ban và cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ trực tuyến, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen. Nhờ đó, doanh nghiệp triển khai thuận lợi và khai thác hiệu quả hệ thống.

Quy trình làm việc quá phức tạp, thiếu tự động hóa

Nhiều doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc CRM quá phức tạp, có nhiều bước trung gian không cần thiết khiến nhân viên dễ mất hứng sử dụng. Ngược lại, cũng có đơn vị chưa khai thác được khả năng tự động hóa. Kết quả là nhân viên mất thời gian cho thao tác thủ công như gửi email, nhắc lịch hay cập nhật trạng thái giao dịch.

Giải pháp là bắt đầu từ những quy trình cốt lõi, như quản lý khách hàng tiềm năng, theo dõi cơ hội bán hàng và chăm sóc sau khi ký hợp đồng, sau đó mở rộng dần khi doanh nghiệp đã quen với hệ thống. Bitrix24 cung cấp các mẫu quy trình làm việc sẵn có và bộ quy tắc tự động hóa, giúp gửi thông báo, thư điện tử hoặc cập nhật tiến độ giao dịch mà không cần thao tác thủ công.

Một quy trình hiệu quả cần đơn giản, dễ hiểu và trực quan, nhưng vẫn đảm bảo giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng hiệu suất tổng thể của toàn bộ bộ phận kinh doanh.

Không tích hợp với công cụ khác

CRM chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi được kết nối với các công cụ khác trong hệ thống doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp triển khai CRM nhưng để hệ thống "đứng riêng", không kết nối với email marketing, phần mềm kế toán hay công cụ quản lý dự án. Hệ quả là dữ liệu bị phân tán, nhân viên phải nhập tay nhiều lần, vừa tốn thời gian vừa dễ sai sót.

Để khắc phục, doanh nghiệp nên tận dụng khả năng tích hợp và plugin của Bitrix24 với các nền tảng phổ biến như Gmail, Zalo, Facebook v.v. Việc đồng bộ dữ liệu hai chiều giúp mọi thông tin được cập nhật tức thời, từ marketing đến sales và chăm sóc khách hàng. Khi đó, doanh nghiệp có thể quan sát toàn bộ hành trình khách hàng – từ quảng cáo đầu tiên đến khi mua hàng và tái ký, đảm bảo một quy trình quản trị liền mạch và thống nhất.

Triển khai mà thiếu chiến lược dài hạn

Sai lầm cuối cùng nhưng cũng là nghiêm trọng nhất là xem CRM chỉ như một dự án ngắn hạn thay vì một chiến lược quản trị khách hàng lâu dài. Nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm chỉ vì giá rẻ mà không đánh giá đầy đủ nhu cầu thực tế hoặc khả năng mở rộng trong tương lai. Hệ quả là sau vài năm, hệ thống trở nên lạc hậu, thiếu tính kết nối và không còn phù hợp với quy mô phát triển.

Trước khi áp dụng CRM, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu: tăng doanh thu, nâng cao chăm sóc khách hàng hay tối ưu quy trình nội bộ. Với khả năng mở rộng linh hoạt, Bitrix24 dễ dàng tích hợp các tính năng mới mà không gián đoạn hệ thống. Nền tảng liên tục cập nhật theo xu hướng công nghệ và phản hồi người dùng. Khi CRM được tích hợp vào chiến lược phát triển tổng thể, nó không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là nền tảng cốt lõi đồng hành cùng sự phát triển doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp Việt luôn bắt nhịp và bước vào kỷ nguyên chuyển đổi số bền vững.