Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần làm gì để có thể tối ưu hóa chi phí lưu trữ dữ liệu?

Nhu cầu chuyển đổi kỹ thuật số ngày càng rõ ràng hơn bao giờ hết hơn khi các công ty thuộc mọi quy mô lớn nhỏ đang tìm cách để nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT), đồng thời cũng đang tìm giải pháp để duy trì hiệu suất công việc khi mô hình làm việc từ xa ngày càng phổ biến từ sau dịch COVID-19.

Khi các doanh nghiệp đang cố gắng vượt qua giai đoạn đóng cửa thị trường và gián đoạn trong năm nay, họ dần nhận ra có rất ít giải pháp trên thị trường dành cho nhóm đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đối với các doanh nghiệp nhỏ với nguồn vốn và đội ngũ nhân viên hạn chế, việc tìm thấy các sản phẩm CNTT hiệu quả cho phép lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tập tin một cách an toàn từ mọi nơi là tương đối khó khăn.

Nhu cầu làm việc, cộng tác từ xa ngày càng trở nên phổ biến

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn khi phải quyết định giữa việc sử dụng đăng ký Phần mềm dưới dạng Dịch vụ đám mây lưu trữ với chi phí định kỳ cao, tính linh hoạt hạn chế, với việc triển khai các máy chủ tại chỗ, có chi phí trả trước và cấp phép cao, đồng thời yêu cầu chuyên môn về CNTT.

Tuy nhiên, có những nền tảng được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vừa cho phép nhân viên cộng tác tại bất kỳ nơi đâu, vừa lưu trữ dữ liệu an toàn, có thể quản lý và cấp phép truy cập, lại vừa có thể sao lưu dữ liệu quan trọng một cách dễ dàng. Một giải pháp mà nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng để có thể dễ dàng chuyển đổi kỹ thuật số với chi phí phải chăng chính là thiết bị lưu trữ kết nối mạng thông minh - NAS.

Giải pháp trả trước sẽ không có lợi về lâu dài

Dịch vụ đám mây thực sự bùng nổ kể từ năm 2020. Phí đầu tư ban đầu và phí duy trì thấp của những dịch vụ này là rất hấp dẫn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng khi doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn thì sẽ như thế nào?

Mô hình trả phí theo số lượng người dùng sẽ trở thành gánh nặng đáng kể khi doanh nghiệp của bạn mở rộng hơn với ngày càng nhiều nhân viên. Một nghiên cứu gần đây của Kentik, Densify, và Flexera đã chỉ ra rằng, chi phí quản lý và chi tiêu quá mức là những mối quan tâm hàng đầu của các công ty đầu tư vào dịch vụ đám mây.

Google Workspace, một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất, có mức giá khoảng 12 đô la Mỹ (khoảng 270 nghìn VNĐ) cho một người dùng hàng tháng với Gói tiêu chuẩn dành cho doanh nghiệp, hoặc 144 đô la Mỹ (khoảng 3,3 triệu VNĐ) mỗi năm. Với một công ty 30 nhân viên thì trung bình sẽ tốn khoảng 13,000 đô la Mỹ (khoảng 295 triệu VNĐ) phí đăng ký trong ba năm. Nếu công ty phát triển lên 100 nhân viên thì sẽ tốn gần 15,000 đô la Mỹ (khoảng 341 triệu VNĐ) mỗi năm chỉ để không mất các dịch vụ thiết yếu.

Rõ ràng, đám mây công cộng là không bền vững về mặt tài chính đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp lâu dài hoặc cần mở rộng quy mô.

Máy chủ truyền thống cũng không khá hơn

Các doanh nghiệp muốn toàn quyền sở hữu dữ liệu có thể chọn mua phần cứng của riêng họ, trả phí bản quyền phần mềm cho dịch vụ Windows File Server và mua riêng Giấy phép bản quyền (Client Access Licenses - CALs) để xây dựng hệ thống máy chủ theo ý. Lưu trữ dữ liệu cục bộ có thể cung cấp tốc độ truy cập nhanh hơn, đáng tin cậy và bảo mật hơn phương án đám mây khi truy cập dữ liệu thông qua mạng nội bộ của công ty.

Một khảo sát của Computer Economics vào năm ngoái chỉ ra rằng, các công ty chi từ 75% cho các phần mềm trên đám mây vẫn lưu trữ một số ứng dụng tại chỗ. Điều này có thể là do bảo mật, tuân thủ quy định hoặc rủi ro cấu trúc lại cơ sở hạ tầng để triển khai lưu trữ bằng đám mây toàn diện.

Tuy nhiên, máy chủ truyền thống vẫn yêu cầu đăng ký định kỳ cho Windows File Server cũng như giấy phép cho từng máy khách riêng lẻ, làm tăng nhanh tổng chi phí khi lực lượng lao động của công ty tăng lên. Giấy phép phần cứng, phần mềm và CALs có thể có giá gần 10,000 đô la Mỹ (khoảng 228 triệu VNĐ) trong vòng ba năm đối với một công ty có 100 nhân viên.

Trong khi đó, khả năng hỗ trợ của máy chủ thông thường trong việc truy cập internet, cộng tác tệp và các ứng dụng điện thoại được coi là kém hơn so với các giải pháp lưu trữ khác. Với tình hình làm việc tại nhà nay đã trở nên phổ biến, những giới hạn này có thể làm giảm năng suất làm việc của nhân viên.

Đã đến lúc đầu tư NAS cho doanh nghiệp?

Trong 20 năm qua, các thiết bị NAS đã được cải tiến từ giải pháp lưu trữ đơn thuần sang các máy chủ ứng dụng đa tính năng với những giải pháp tích hợp như chia sẻ tệp, cộng tác, quyền quản trị cũng như bảo vệ dữ liệu.

Các chuyên gia cung cấp NAS, trong đó có thương hiệu được nhiều doanh nghiệp tin dùng là Synology, đã phát triển các giải pháp thay thế an toàn cho đám mây và máy chủ truyền thống với các ứng dụng tích hợp sẵn phong phú, dịch vụ quản lý tệp dựa trên web và bộ cộng tác không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đơn giản hóa việc quản lý.

NAS là giải pháp lưu trữ an toàn thay thế cho giải pháp đám mây công cộng và lưu trữ tại chỗ truyền thống

Trước các mối đe dọa an ninh mạng và rò rỉ dữ liệu ngày càng gia tăng, các thiết bị NAS cũng đi kèm với tính năng bảo vệ dữ liệu thông minh cho tất cả các thiết bị công nghệ của bạn. Chẳng hạn như phần mềm sao lưu tích hợp của Synology sẽ giúp sao lưu dữ liệu từ máy tính và máy chủ của bạn hoặc từ Microsoft 365 và Google Workspace.

Với một doanh nghiệp có hơn 200 nhân viên, đầu tư một máy chủ NAS hiện đại có chứa các ổ cứng chỉ khoảng 3,000 đô la Mỹ (khoảng 68 triệu VNĐ) mà không cần tốn thêm bất kỳ phí định kỳ hay license nào nữa khác. Đồng thời, thiết bị này cũng bao gồm toàn bộ các phần mềm quản lý dữ liệu và cộng tác hoàn toàn miễn phí sử dụng, dễ dàng đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp trong ba đến năm năm tiếp theo.

Synology Drive giúp bạn truy cập và chia sẻ tệp từ bất kỳ nơi đâu

Khi cần thêm dung lượng lưu trữ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể dễ dàng mở rộng bằng cách lắp thêm ổ cứng hoặc bộ mở rộng riêng biệt mà không phải lo lắng về chi phí nâng cấp quá lớn hay tăng thêm phí license. Hơn nữa, dữ liệu và ứng dụng trên NAS Synology có thể được sao lưu đến các thiết bị bên ngoài, một NAS khác hoặc đám mây lưu trữ mà không cần phải tìm và mua thêm phần mềm sao lưu.

Tóm lại, tổng chi phí sở hữu một bộ NAS thấp hơn phân nửa so với chi phí máy chủ tệp truyền thống, và sử dụng NAS có thể rẻ hơn đến 90% so với việc đăng ký các thiết bị đám mây tương đương.

Nên lưu trữ dữ liệu của bạn tại đâu thì an toàn?

Sau khi đã lựa chọn và thiết lập được máy chủ tệp phù hợp nhu cầu, việc chuyển đổi kỹ thuật số sẽ không còn là thách thức đối với các doanh nghiệp nữa.

Với một giải pháp phù hợp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đạt được năng suất cao hơn và có được lợi thế cạnh tranh đáng kể từ việc lực lượng lao động ngày càng tăng, tổng chi phí tiết kiệm được, khả năng mở rộng, khả năng làm việc từ xa, khả năng tương thích với thiết bị di động và bảo mật dữ liệu từ thiết bị.

Với một giải pháp hoàn chỉnh, giá cả phải chăng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì NAS là lựa chọn hoàn hảo để thay thế máy chủ tệp truyền thống cũng như các dịch vụ đám mây.