Đằng sau nguyên tắc 80/20: Dành 1% thời gian "vi diệu" mỗi ngày để tạo ra 50% kết quả

Kim điều hành một công ty dịch vụ chuyên nghiệp rất thành công với 28 nhân viên và hệ thống khách hàng rộng lớn ở 12 bang. Khi cô ấy chia sẻ mục tiêu năm 2017 của mình với tôi, tôi thấy có gì đó bất thường. Bởi vì cô ấy nói: “Ngoài mục tiêu tăng doanh thu và lợi nhuận trong năm nay, chúng tôi sẽ cắt giảm 12 giờ làm việc một tháng cho những công việc không mang lại doanh thu”.

Kim tin rằng điều giá trị nhất cô ấy có thể làm để doanh nghiệp của mình phát triển tốt hơn là khuyến khích giờ làm việc trả lương nhiều hơn, đồng thời biến những hoạt động không thể tạo ra doanh thu thành hoạt động có doanh thu. Nhưng đây là một suy nghĩ sai lầm.

Tất nhiên, giờ làm việc chuyên nghiệp sẽ tạo ra giá trị, nhưng giá trị này không dễ để định lượng; còn Kim thì đang chia đều 325 USD/giờ. Nếu tất cả những gì cô ấy làm là tập trung vào chuyển đổi công việc không mang lại doanh thu thành giờ lao động trả lương, công ty của cô sẽ sớm lâm vào cảnh thua lỗ.

Bây giờ, chúng ta hãy đề cập đến nguyên tắc 80/20, hay còn gọi là nguyên tắc Pareto. Nguyên tắc này cho rằng 80% nỗ lực của bạn sẽ chỉ mang lại 20% kết quả tốt nhất hoặc 20% nỗ lực còn lại có thể đem lại 80% kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, nguyên tắc này dẫn đến 1 sai lầm trong quản lý thời gian đó là: Ai cũng cố gắng tìm 20% điểm tốt nhất và cho rằng chỉ cần làm từng đó là đủ.

Mô hình ma trận đánh giá thời gian A-B-C-D

Nếu bạn làm việc 5 ngày 1 tuần, đó đều là các ngày làm việc full-time. Vì vậy, ngay cả khi bạn có thể sắp xếp tất cả các hoạt động quan trọng nhất để hoàn thành trong một ngày làm việc duy nhất, bạn cũng sẽ không thể đạt được kết quả như mong muốn.

Và hãy xem ma trận đánh giá thời gian theo mô hình A-B-C-D dưới đây.

Mô hình D-time là 80% thời gian vô ích và lãng phí của bạn, nó sẽ chỉ tạo ra 20% kết quả. Chúng ta sẽ tạm gọi đây là 80% đa số và cho nó giá trị tương quan bằng 1. Đây có thể chính là phần mà Kim muốn thu nhỏ lại bằng cách cắt giảm 12 giờ lao động hàng tháng. Cô dự định dừng thực hiện các nhiệm vụ không mang lại doanh thu cho công ty như việc nhân việc nhân viên phải trả lời các câu hỏi của nhà cung cấp.

Mô hình C-time là 20% thời gian tạo ra 80% kết quả. Nó sẽ nhận giá trị tương đối là 16 – mặc dù thời gian bỏ ra chỉ bằng 1/4 mô hình D nhưng lại nhận được kết quả lớn hơn. Điều này có nghĩa là mỗi giờ mà hoạt động C tạo ra gấp 16 lần giá trị so với hoạt động D. Với rất nhiều người, đây được coi là công việc chuyên nghiệp hay chính là thời gian mà bạn trực tiếp tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhưng đây cũng là giai đoạn mà hầu hết những người thực hiện nguyên tắc 80/20 muốn dừng lại tại đây.

Mô hình B-time là 4% thời gian tập trung cao độ tạo ra 64% kết quả. Đây là 4% thế mạnh của mỗi người và giá trị tương đối của nó sẽ là 64. Một giờ làm việc của B-time có thể tạo ra giá trị gấp 64 lần một giờ làm việc của D-time.

Mô hình A-time là 1% thời gian làm việc “vi diệu” tạo ra 50% kết quả. Nó sẽ tương đương giá trị cao gấp 200 lần D-time.

Thời gian không có sự cân bằng

Tất nhiên, nghiên cứu trên không phải là bằng chứng khoa học chính xác và cũng không phải tất cả mọi người đều tự động thực hiện theo. Nhưng nó cung cấp một hướng dẫn giá trị và cụ thể hóa ý tưởng cơ bản của nguyên tắc Pareto: Thời gian không phân bổ cân bằng. 3 giờ làm việc tốt nhất của bạn trong ngày thứ Ba có thể tạo ra kết quả lớn hơn 30 giờ bạn thực hiện các nhiệm vụ nhàm chán vào thứ Hai, Tư và Năm.

Nếu theo mô hình C-time (20% thời gian tạo ra 80% kết quả) bạn có thể đạt được mức thu nhập tốt, đồng thời chăm chỉ làm để kiếm thêm. Nhưng đây sẽ là một cái bẫy mà rất nhiều người đang mắc phải. Họ cố gắng tăng thu nhập bằng cách tạo ra những giờ làm việc giá trị hơn, nhưng điều này sẽ làm giá trị cuối cùng bị giảm dần. Câu trả lời phải nằm ở mô hình A-time và B-time.

Chẳng hạn, với một Giám đốc tư vấn tài chính, nếu chăm chỉ làm việc đều đặn 8 tiếng mỗi ngày, anh ta cũng có thể kiếm được hàng trăm nghìn đô la mỗi năm. Nhưng anh ta không lựa chọn làm điều đó, mà tận dụng giá trị của mô hình A-time và B-time.

B-time bao gồm việc anh ta chuẩn bị những bài thuyết trình giới thiệu với khách hàng tiềm năng, viết sách hoặc củng cố hệ thống quản lý công ty và chăm lo cho nhân viên. Những hoạt động này chỉ chiếm rất ít thời gian so với tuần làm việc trung bình chúng lại mang đến kết quả lớn hơn rất nhiều.

Trong khi đó, A-time sẽ bao gồm việc anh ta đưa ra các quyết định mang tính chiến lược cấp cao, phát triển các mối quan hệ khách hàng quan trọng và xây dựng đội ngũ quản lý trong công ty. Trung bình, vị giám đốc tài chính chỉ mất 30 phút cho các hoạt động thuộc mô hình A-time mỗi tuần. Nhưng, chừng đó là quả đủ.

Nói chung, các hoạt động thuộc nhóm C là hoạt động giúp bạn tạo ra năng suất, nhưng nhóm A và nhóm B mới là thứ mang lại ý tưởng mới và doanh thu lớn hơn cho bạn. Đó là những quyết định chiến lược có thể ảnh hưởng đến hoạt động của cả công ty.