Muốn làm ít được nhiều, sống nhẹ nhàng, hiệu quả KHÔNG thể bỏ qua 2 nguyên tắc kinh điển sau

Bạn đã rơi vào tình trạng luôn trong tình trạng ngập chìm trong công việc, bận rộn nhưng mãi vẫn không thể làm hết việc? Rất ít người lựa chọn (hay có khả năng) đo được hiệu quả làm việc, và qua đó đo được những đóng góp của mình. Đầu tư nhiều thời gian hơn đồng nghĩa với việc có giá trị hơn và được nhiều người xung quanh tin tưởng hơn.

Điều bạn cần làm là bỏ bớt những việc vô nghĩa để tập trung làm những việc quan trọng, nâng cao hiệu suất của mình. Khi bạn quyết định được mình muốn sử dụng thời gian như thế nào, bạn phải rảnh rỗi trong quãng thời gian đó. Sau đây là cách giúp bạn tăng năng suất cá nhân lên từ 100 tới 500% dù bạn là nhân viên hay là một doanh nhân.

Trước hết cần hiểu tính hiệu quả là thực hiện những việc đưa bạn tiến dần tới mục tiêu. Tính năng suấ là thực hiện một nhiệm vụ được giao (dù nhiệm vụ đó quan trọng hay không) đem lại hiệu quả kinh tế nhất. Có năng suất mà thiếu tính hiệu quả là điều chúng ta thường thấy nhất.

Ví dụ một nhân viên bán hàng trực tiếp đến từng nhà tốt nhất được coi là làm việc có năng suất tức là lịch sự và xuất sắc khi bán hàng tận nhà mà không lãng phí thời gian- nhưng lại hoàn toàn không hiệu quả. Người này sẽ bán nhiều hàng hơn qua các phương tiện hữu hiệu như thư điện tử hay thư trực tiếp.

Sau đây là hai chân lý cần ghi nhớ:

1. Làm tốt một việc không quan trọng sẽ không làm cho việc đó quan trọng hơn.

2. Một công việc đòi hỏi nhiều thời gian sẽ không làm cho nhiệm vụ đó quan trọng hơn.

Từ giờ phút này trở đi, hãy nhớ rằng: Việc bạn làm chắc chắn quan trọng hơn rất nhiều so với cách thức bạn thực hiện nó. Tính năng suất là vô cùng quan trọng, nhưng nó sẽ trở thành vô ích nếu không được áp dụng vào những việc đúng đắn.

Để tìm ra những điều đúng đắn, chúng cần phải tìm hiểu một vài triết lý:

Thuyết nguyên lý 80/20 để thoát khỏi sự kém hiệu quả

Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế, xã hội học là cha đẻ của quy luật Pareto hay phân phối Pareto. Từ công thức toán học, ông chứng minh sự phân bố của cải bất cân xứng nhưng có thể dự báo được trong xã hội- 80% của cải và thu nhập được tạo ra và sở hữu bởi 20% dân số. Quy luật này cũng được ứng dụng trong các lĩnh vực khác ngoài kinh tế. Chẳng hạn:

- 80% kết quả bắt nguồn từ 20% nguyên nhân.

- 80% thành quả xuất phát từ 20% nỗ lực và thời gian

- 80% lợi nhuận của công ty được đem lại từ 20% sản phẩm và khách hàng.

- 80% lợi tức của cả thị trường chứng khoán thu được từ 20% các nhà đầu tư và 20% một danh mục vốn đầu tư.

Bạn có thể bắt đầu cải thiện hiệu suất, cuộc sống bằng việc tự hỏi bản thân câu sau: Đâu là 20% dẫn tới 80% vấn đề rắc rối và bất hạnh của tôi? Đâu là 20% đem lại 80% thu nhập và hạnh phúc cho tôi? Mục đích của việc này là tìm ra những việc làm phi hiệu quả của bạn nhằm loại bỏ chúng đồng thời tìm ra những điểm mạnh để phát huy.

Hãy sống chậm lại và ghi nhớ rằng: Hầu hết mọi việc chẳng khác gì nhau. Bận rộn chỉ là một hình thái của sự lười biếng- lười suy nghĩ và hành động bừa bãi. Làm việc quá sức thường cũng kém năng suất như không làm gì cả mà còn gây nhiều phiền nhiễu hơn. Vì vậy đã đến lúc bạn cần biết chọn lọc- làm việc ít đi- chính là làm việc tới hiệu quả. Hãy chỉ tập trung vào vài việc quan trọng và bỏ qua tất cả những việc còn lại. Thiếu thời gian thực chất là không biết đặt ra các ưu tiên cho mình.

Ảo tưởng 9-5 và Quy luật Parkinson

Xét ở khía cạnh nào đó, việc lãng phí thời gian thời gian vô bổ không phải là lỗi của nhân viên. Chẳng có động lực nào thúc đẩy họ sử dụng thời gian hiệu quả trừ khi nhận được tiền hoa hồng. Cả thế giới đều ấn định giờ làm việc 8h sáng đến 5h chiều và phần lớn mọi người đều mắt kẹt trong văn phòng suốt thời gian tù túng này, bạn buộc phải tìm việc gì đó để giết thời gian. Bạn lãng phí thời gian bởi bạn có thừa quá nhiều thời gian.

Bạn sẽ thấy do có 8 tiếng để làm việc nên sẽ làm việc đủ 8 tiếng nhưng nếu có việc gấp phải rời công sở trong 2 tiếng nữa thì bạn sẽ hoàn thành tất cả công việc được giao trong 2 tiếng đó. Điều này phù hợp trong quy luật Parkinson:

Một nhiệm vụ (hãy được xem là) quan trọng và phức tạp tỷ lệ thuận với thời gian được giao để hoàn thành nhiệm vụ đó. Đó chính là sự thần kỳ của thời gian cuối cùng tới gần. Nếu sếp cho bạn 24 giờ để hoàn thành một dự án, áp lực thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung và bạn không còn lựa chọn nào ngoài việc thực thi những điều cần thiết nhất. Nếu bạn được cho 1 tuần cũng với dự án đó thì có tới 6 ngày dành để quan trọng hóa mọi việc lên. Sản phẩm cuối cùng của một thời hạn ngắn hơn hầu hết đều nang bằng hay chất lượng hơn do có sự tập trung nỗ lực hơn.

Bạn có thể thấy hiện tượng kỳ lạ, tồn tại hai xu hướng đồng vận hành mà lại đảo nghịch nhau:

- Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật 80/20).

- Giảm bớt thời gian làm việc để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng (Quy luật Parkinson).

Giải pháp tốt nhất là sử dụng cả 2 quy luật này cùng lúc: Xác định ra một vài nhiệm vụ tối quan trọng, đem lại nhiều thu nhập nhất và lên lịch hco những nhiệm vụ đó trong thời hạn thật ngắn và rõ ràng.

Theo CafeBiz/Trí Thức Trẻ