Năng suất làm việc dưới góc nhìn của khoa học hành vi: Làm sao để làm việc tại nhà hiệu quả?

Không thể phủ nhận một thực tế, đại dịch COVID-19 đang đưa chúng ta vào thời kỳ hoàng kim của làm việc từ xa. Khi đã có Zoom, có Slack, bạn có thể làm việc tại nhà. Năng suất làm việc sẽ được giải phóng bởi sự tự do. Vậy thì ai còn cần đến văn phòng nữa cơ chứ?

Nhưng Kristen Berman không nghĩ vậy khi cô là một nhà khoa học hành vi. Từ những kiến thức cũng như kinh nghiệm làm việc tại Irrational Labs, một công ty tư vấn hành vi doanh nghiệp phi lợi nhuận do cô đồng sáng lập, Berman cho biết làm việc từ xa có thể khiến bạn giảm năng suất lao động.

Mặc dù các phần mềm có thể sao chép mọi tính năng của một văn phòng thật ngoài đời, từ chấm công, làm việc trên máy tính, cho đến trao đổi, họp hành, nhưng có những hành vi cơ bản trong môi trường công sở là thứ mà bạn không thể đưa lên mạng internet, cô nói.

Kristen Berman, nhà khoa học hành vi sáng lập Irrational Labs.

Đó là lý do tại sao làm việc online đôi khi không hiệu quả. Chúng ta khao khát sự tự do ở nhà, nhưng cũng không muốn bị tước khỏi một số đặc trưng mà chỉ những văn phòng ngoài đời thực mới có.

Mặc dù vậy, khi bắt buộc phải làm việc online trong đại dịch COVID-19, Berman sẽ chỉ cho bạn biết mình cần phải làm gì để bù đắp lại những khiếm khuyết đó.

Những lý thuyết và phương pháp của cô không chỉ giúp ích cho nhân viên và cả những ông chủ, những người quản lý trong thời điểm này. Mà bởi làm việc online có thể là một xu hướng của tương lai, hãy cùng xem điều gì đang thực sự khiến năng suất làm việc giảm xuống khi không có ai "watching you".

Chúng ta phải đi từ những thói quen

Lý thuyết đầu tiên mà Berman đề cập đến là những thói quen. Không có gì phải bàn cãi, cuộc sống của chúng ta là những vòng lặp lại của thói quen. Bạn thức dậy vào buổi sáng, đánh răng, rửa mặt, đi đến công sở, làm việc và tan làm vào buổi chiều. Đó là một thói quen có thể sẽ lặp lại cho tới khi bạn nghỉ hưu.

Nhưng vấn đề là có những thói quen bạn xây dựng được một cách dễ dàng, còn những thói quen khác thì không. Dậy sớm để làm việc online dường như cũng giống như tập thể dục hoặc thiền định, bạn sẽ gặp khó khăn để bắt đầu và duy trì chúng.

Trung bình, mỗi người Mỹ nói rằng họ đã cố gắng giảm cân 7 lần trong đời. Nghĩa là họ đã thất bại ít nhất 6 lần. Một ngành công nghiệp dịch vụ trị giá 9 tỷ USD đã sinh ra từ đó, bán các sản phẩm và khóa tập luyện giảm cân.

Bạn sẽ mất tiền nếu bạn không tự tạo lập được một thói quen cho mình. Ngược lại, bạn sẽ kiếm được tiền nếu thực hành tốt một thói quen đặc biệt: làm việc.

Đúng vậy, làm việc là một thói quen. Nó lặp lại mỗi ngày với mỗi chúng ta. Nó ép chúng ta phải làm từ những việc nhỏ nhặt nhất như có mặt tại công ty đúng giờ, trả lời những email nhàm chán cho đến cả những việc lớn như lập chiến dịch ra mắt sản phẩm mới, những gì chúng ta chưa từng làm.

Chúng ta cũng có thể theo dõi tiến trình làm việc của mình, giống với khi tập thể dục. Chúng ta tiến bộ lên trong công việc. Công việc đặt ra những thử thách, nó cho phép chúng ta học hỏi những kỹ năng khó một cách nhanh chóng.

Nhưng tại sao chúng ta có thể thiết lập thói quen làm việc (ở công sở) một cách dễ dàng, mà khó có thể thể thiết lập thói quen tập thể dục hay làm việc online? Nhiều người sẽ nói rằng đó là bởi vì công việc được trả tiền, còn tập thể dục thì không.

Nguyên nhân gốc rễ hóa ra không phải vậy. Làm việc online cũng giúp bạn được trả lương, và tập thể dục sẽ giúp bạn có sức khỏe, sức khỏe thì được quy ra tiền bạc. Vậy điều bí mật ở đây là gì?

Công việc thực sự là gì?

Nếu là một bác sĩ, bạn sẽ nghĩ công việc của mình là cứu sống và chữa trị cho các bệnh nhân. Tương tự với tài xế, công việc của họ là lái xe. Với một cầu thủ, công việc là chơi bóng. Nhân viên văn phòng làm việc với giấy tờ.

Nhưng đã bao giờ bạn nghĩ công việc nói chung là gì? Berman cho biết, về cơ bản, công việc là một hệ thống trách nhiệm khổng lồ:

- Chúng ta ngồi cạnh các thành viên trong nhóm - những người được gọi là đồng nghiệp mỗi ngày, từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Chúng ta làm việc trên các nhiệm vụ khác nhau ngay bên cạnh nhau.

- Chúng ta có các cuộc họp hàng ngày hoặc hàng tuần, yêu cầu các thành viên trong nhóm báo cáo mọi thứ họ đã làm ngày hôm qua và sẽ làm vào hôm nay.

- Chúng ta có các cuộc họp với các nhóm khác, các công ty khác, đối tác, khách hàng… yêu cầu chúng ta phải thuyết trình một ý tưởng được chuẩn bị trước cả vài tuần.

- Chúng ta có các công cụ theo dõi tiến độ dự án, để xem công việc đang đi tới đâu.

- Chúng ta có các deadline bù đầu.

- Chúng ta là một phần của cỗ máy doanh nghiệp đang chạy tới các mục tiêu hàng quý và hàng năm.

- Chúng ta có những phương pháp đánh giá hiệu suất để đảm bảo mình sẽ đạt được những mục tiêu ấy.

- Nếu thấy mình có khả năng không đạt được mục tiêu, chúng ta suy nghĩ và thay đổi chiến lược làm việc trong thời gian tới.

Điều điên rồ nhất là gì? Tại hầu hết các tập đoàn trên toàn thế giới, công việc là vậy. Bất kể văn hóa hay vùng miền, hầu hết các công ty đã đều đồng ý về cấu trúc này.

David Liabson, một giáo sư kinh tế học tại Harvard gọi đó là "chủ nghĩa gia trưởng cá nhân". Hầu hết mọi người gọi nó đơn giản là trách nhiệm.

Công việc đưa cho bạn một trách nhiệm và bạn mặc nhiên thừa nhận trách nhiệm đó. Nó giúp bạn vượt qua sự trì trệ của cá nhân một cách vô cùng hiệu quả. Nếu bạn không làm việc, bạn sẽ bị coi là người vô trách nhiệm, và hệ thống trách nhiệm khổng lồ sẽ đào thải bạn.

Khi chúng ta mang trách nhiệm về nhà

Đó là sự khác biệt gốc rễ giải thích tại sao năng suất làm việc của bạn bị suy giảm khi làm việc online.

Ở công sở, mọi hành vi của chúng ta đều được công khai. Chúng ta hiển thị hành vi của mình với những người khác, những người giúp chúng ta hoàn thành trách nhiệm.

Giả sử bạn đang phụ trách một chiến dịch phát triển sản phẩm cực kỳ phức tạp, đòi hỏi phải có những cải tiến mới? Bạn cần tạo một nhóm nhỏ và cam kết với sếp của mình mọi việc sẽ diễn ra đúng tiến độ ra mắt sản phẩm. Đây là điều mà mọi startup công nghệ ở Thung lũng Silicon đều đang làm.

Google thì có Google I/O. Apple thì vừa ra mắt Iphone SE. Những dấu mốc này là điểm cuối cho một hệ thống trách nhiệm lớn, thúc đẩy giúp nhân viên của họ phải làm việc, để hoàn thành lời hứa, trách nhiệm của cả công ty với khách hàng.

Trách nhiệm ở công sở là một trách nhiệm tập thể. Nó sẽ giúp bạn có được năng suất. Ở công sở, chúng ta hiểu rằng mình cần phải chứng minh hành động của mình cho những người khác thấy. Chúng ta phải cho nhân viên cấp dưới và cả sếp của mình biết mình đang làm việc và cùng hướng đến một mục tiêu giống họ.

Và đó là cách mà công sở hoạt động.

Sự hiệu quả của các hệ thống trách nhiệm (khi được công khai hành vi) đã được chứng minh trong hoạt động bỏ phiếu, đi học, rửa tay, quyên góp từ thiện và nhiều lĩnh vực khác.

Tại Ely, Iowa, khi các cử tri được thông báo rằng nếu họ không đi bỏ phiếu, tên của họ sẽ được đăng trên báo. Điều này khiến tỷ lệ người dân đi bỏ phiếu tăng lên 6,9%.

Một chi nhánh của YMCA đã gọi từng thành viên của mình lại, và nói cho họ rằng tháng trước các thành viên khác đã đi tập thể dục bao nhiêu lần. Sau đó, họ nói rằng số buổi tập của bạn cũng sẽ được công khai vào tháng sau. Điều này đã giúp tăng tỷ lệ tập thể dục tới 23%.

Khi chúng ta biết hành vi của mình được công khai, chúng ta dự đoán được những gì người khác sẽ nghĩ và cuối cùng chúng ta sửa đổi hành vi của mình. Vấn đề với làm việc tại nhà là chúng ta không công khai nhiều hành vi của mình.

Làm việc tại nhà, bạn không cần phải xịt nước hoa để che giấu mùi cơ thể trong thang máy, không cần phải tắm rửa, thậm chí chẳng cần mặc quần áo. Trách nhiệm đã chuyển từ phạm vi công khai sang phạm vi cá nhân.

Và trong lĩnh vực cá nhân, chúng ta luôn gặp vấn đề và phải đấu tranh để xây dựng thói quen cá nhân của mình. Nếu bạn không tập thể dục, sẽ chẳng có ai biết có đúng không?

Các cuộc họp online thường diễn ra với tất cả camera đều tắt. Mọi người có thể cứ để loa nói, tắt mic rồi ngủ tiếp hoặc đi làm việc khác. Họ đã rũ bỏ trách nhiệm, và điều này thậm chí khiến họ mất tập trung hơn.

Sự tự do khi ở nhà có thể là một vinh quang, nhưng nó lại đang làm giảm trách nhiệm, và từ đó giảm năng suất làm việc. Tin tốt là Berman cho bạn 5 lời khuyên để tái cơ cấu hình thức làm việc online:

1. Nếu họp hãy bật video cả buổi họp

 Nếu bạn có một buổi họp online, điều kiện tiên quyết để duy trì sự hiệu quả của buổi họp đó có thể là việc giữ camera của tất cả các thành viên mở liên tục. Họ phải đảm bảo đang có mặt trong buổi họp mà không check email, lướt web hoặc làm bất cứ việc riêng nào khác.

Bật camera có thể tránh cho cuộc họp online của bạn khỏi bị đổ bể như những lần trước đây.

2. Tổ chức làm việc tập trung trong một khung giờ rõ ràng

Công ty bạn nên có một tiêu chuẩn về giờ làm việc mỗi ngày, trong đó mọi thành viên phải online và duy trì online cùng lúc. Điều này sẽ đảm bảo mọi thành viên luôn giữ được kết nối với nhau, những công việc yêu cầu nhiều người cùng làm sẽ chạy suôn sẻ.

Tốt nhất bạn nên quy định giờ bắt đầu làm việc và giờ kết thúc làm việc online rõ ràng. Điều này sẽ tránh tình trạng mỗi người online trong các khung giờ khác nhau. Chắc chắn sẽ có những người thích làm việc đêm muộn hơn ban ngày, họ có thể cũng làm đủ 8 tiếng, nhưng nếu sự tùy hứng đó gây cản trở sự vận hành của công ty, bạn biết rằng mình cần thay đổi.

3. Cập nhật công khai tiến độ công việc hàng ngày và hàng tuần

Đó là thói quen mà các kỹ sư trong ngành kỹ thuật đã thực hiện từ nhiều năm nay. Nó không được coi là một cuộc họp, nhưng mọi người trong nhóm sẽ cùng tụ tập lại khoảng 15 phút trước ngày làm việc, giống với một đội bóng thường chụm lại trước khi trận đấu bắt đầu để lên dây cót tinh thần.

Trong 15 phút gặp mặt này, từng thành viên trong nhóm sẽ cập nhật tiến độ công việc của mình. Họ cần nói cho cả nhóm biết: Hôm qua họ đã làm gì? Hôm nay họ định làm gì? Và công việc hôm nay có khó khăn gì hay không?

Điều này sẽ cho phép mọi thành viên trong nhóm nắm được tiến độ công việc của cả nhóm, và rất có thể sẽ hỗ trợ được nhau vượt qua những khó khăn mà họ gặp phải.

4. Tạo thêm nhiều deadline và thời điểm ra quyết định

 Chúng ta đều biết rằng bản thân mình rất giỏi trì hoãn. Để giải quyết vấn đề đó, deadline là một công cụ sẽ thúc đẩy chúng ta hành động. Deadline giúp chúng ta tập trung và tránh bị phân tâm bởi các nhiệm vụ không quan trọng.

Vậy trong khi làm việc online, có một cách dễ dàng để cải thiện hiệu suất là hãy đặt thêm nhiều deadline trong công việc. Ví dụ nếu bình thường, bạn phải mất nhiều buổi họp để ra một quyết định, thì bây giờ hãy coi mỗi buổi họp là một deadline, và đảm bảo cả nhóm phải chuẩn bị để ra được quyết định trong buổi họp đó.

5. Nếu có nhiều buổi họp online, hãy sắp giờ chúng nối tiếp nhau

 Đặt lịch họp tập trung vào một khoảng thời gian nhất định trong ngày là một lựa chọn tốt hơn so với rải chúng ra các thời điểm khác nhau. Điều này đặc biệt đúng trong môi trường làm việc online, bởi xuyên suốt trong ngày khi ở nhà bạn thường bị làm phiền bởi rất nhiều yếu tố.

Nghiên cứu cũng cho thấy ngay cả ở công sở bình thường, nhóm các cuộc họp lại thành một khối cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, và bạn sẽ thấy thời gian của mình ít khan hiếm hơn.

Kết luận:

Vậy là qua bài viết này, bạn đã biết công việc thực chất là một thói quen. Bạn xây dựng được thói quen làm việc ở công sở, bởi công việc khi đó là một hệ thống trách nhiệm khổng lồ, bao gồm trách nhiệm chung của cả tập thể.

Khi bạn mang trách nhiệm ấy về nhà để làm việc online, bạn không công khai hành vi của mình, bởi trách nhiệm đó đã bị đẩy sang không gian cá nhân. Điều này vô tình làm cho năng suất của bạn giảm sút.

Để cải thiện được năng suất khi làm việc online, bạn cần có các biện pháp để công khai hành vi của mình. Nếu không muốn làm điều đó, bạn phải làm việc như thể có những người đang luôn luôn theo dõi bạn.

Tham khảo Fastcompany