Tôi đã tìm ra cách làm việc hiệu quả nhìn từ phương pháp sạc pin điện thoại như thế nào?

Nếu từng đọc một bài viết về cách sạc pin để phòng tránh chai pin, bạn chắc chắn đã hiểu rằng sạc đúng cách phải là... sạc nhiều lần chứ không phải là sạc một mạch từ vài phần trăm đến 100%. Thậm chí, nhiều chuyên gia còn thực hiện hẳn một thử nghiệm để xác nhận rằng sạc nhiều lần sẽ có lợi hơn là sạc một lần.

Thực tế thì pin ngày nay đã đủ phát triển để bạn không cần phải sử dụng theo cách quá cẩn thận như vậy – chúng ta có thể sử dụng một cách... bất cẩn tùy ý. Thế nhưng, từ những bài viết "sạc pin đúng cách", chúng ta có thể học một bài học quan trọng hơn, không phải cho điện thoại mà là cho cuộc sống của mình: "chia nhỏ" là một cách sống, cách làm việc tuyệt vời.

Hãy thử nghĩ đến kịch bản này: bạn phải di chuyển "thùng sách" cũ của mình. Ai cũng có thể thấy, bê lần lượt từng gói 10, 20 quyển từ tầng 1 lên tầng 4 chắc chắn là ít rủi ro hơn bê nguyên cả hòm sách trong một lượt.

Hoặc, với bữa ăn, ăn ít bữa no sẽ gây hại cho sức khỏe. Ăn nhiều bữa và ít thức ăn vào mỗi bữa mới là cách tốt nhất để giữ sức khỏe cho hệ tiêu hóa.

Điều ít ai nghĩ đến là chúng ta cũng nên áp dụng tư duy này vào công việc. Một người bạn học cũ của tôi - nay là quản lý của một công ty lớn - đã từng chia sẻ rằng các buổi brainstorming (lên ý tưởng) của bạn tổ chức cho nhân viên chỉ được kéo dài tối đa 30 phút. Bạn khẳng định khi đã quá 30 phút tập trung nghĩ vào một vấn đề, mọi ý tưởng nghĩ ra sẽ đều chỉ là... "rác rưởi". Đứng dậy, thưởng thức một chén trà hay nhìn ra cửa sổ trong vòng 5 phút sẽ giúp reset lại trí lực.

Trong công việc hàng ngày, tôi cũng đã từng gặp những trường hợp tương tự. Nhiều khách hàng lớn vì muốn tiết kiệm thời gian của nhân viên nên thường xếp cho chúng tôi những buổi họp kéo dài 2 tiếng hoặc hơn. Kết quả là buổi họp kết thúc ai cũng mệt; nhiều khi đọc minutes (biên bản nội dung) thấy chất lượng công việc chẳng hề cao.

Chính vì những điều tai nghe mắt thấy này, tôi quyết định thay đổi cách làm việc của mình. Thay vì cố ép mình vào suy nghĩ "tập trung làm cái này cho xong", tôi thường chia nhỏ công việc. Với code, với tài liệu đặc tả hay với một bài viết để bày tỏ lòng hâm mộ với Craig Federighi, tôi không làm một việc trong vòng vài tiếng liên tục. Thay vào đó, cứ 25 phút tôi lại đứng dậy để đi uống nước, đi rửa mặt hay làm bất cứ một việc gì khác.

Kết quả là chất lượng công việc của tôi càng ngày càng được cải thiện. Quan trọng hơn, suy nghĩ, cảm xúc của tôi dành cho tất cả những thứ tôi phải làm cũng ngày một tích cực hơn. Trước những đầu việc lớn, tôi không còn cảm giác lo ngại. Tôi không còn trì hoãn những việc nhỏ nhặt như viết mail yêu cầu IT support hoặc... phơi quần áo.

Pomodoro: Một phương pháp chia nhỏ công việc (và sự chú ý) được rất nhiều người áp dụng.

Mức độ tập trung được nâng cao, và sau khi hoàn thành những đầu việc này, tôi không còn cảm thấy quá mệt mỏi như trước nữa. Không còn cảm giác nóng đầu do phải tập trung quá lâu, công việc khi gấp rút vẫn có thể kéo dài hàng giờ và với một mức kết quả tốt hơn.

Ngay cả công ty giải pháp phần mềm mà tôi đang công tác nói riêng và toàn bộ ngành phần mềm nói chung cũng đi theo mô hình tương tự. Thay vì tập trung vào làm ra một hệ thống phần mềm thật lớn trong vòng một quý, một năm (và có thể không đúng với nhu cầu khách hàng), quá trình phát triển có thể được chia nhỏ thành nhiều bước, mỗi bước đều có kết quả để trao đổi với khách hàng, để cải thiện, để "đắp" dần dần. Kết quả là những hệ thống phần mềm được tạo ra ngày một đáp ứng đúng nhu cầu thực tế hơn trước.

"Chia để trị" là một phần quan trọng trong công cuộc thay da đổi thịt của ngành phần mềm những năm gần đây.

Trở lại với câu chuyện cá nhân: thay đổi cách làm việc không đơn thuần chỉ bao gồm xen kẽ những phút nghỉ vào việc của mình. Muốn chia nhỏ công việc (và muốn ngừng lo sợ về khối lượng công việc phía trước), bạn cần ít nhất là một danh sách những đầu việc sẽ làm trong ngày. Bạn phải luyện tập để không "đi quá xa" trong những lúc nghỉ ngơi, ví dụ như lẽ ra nên đi vào phòng vệ sinh rửa mặt thì lại mở nhạc ra nghe chẳng hạn.

Nhưng nguyên tắc nhìn chung thì vẫn vậy: muốn sống tốt hơn, làm việc tốt hơn, hãy thử suy nghĩ chia nhỏ những việc lớn của mình. Bộ não của bạn cũng hoạt động giống như cơ xương khớp của bạn, và cơ xương khớp của bạn cũng giống như những cỗ máy chạy pin lithium: hãy chia nhỏ những gì phải làm.