Bảo vệ các tập tin tài liệu và PDF bằng mật khẩu với Microsoft Office

Các phiên bản Microsoft Office mới luôn nâng cao các thuật toán mã hóa để giúp người dùng có thể an tâm hơn trong việc bảo vệ các tài liệu được tạo ra bởi các ứng dụng Office và các tập tin PDF bằng việc thiết lập mật khẩu để không ai có thể tùy tiện xem nội dung của các tập tin này.

Các dữ liệu được mã hóa bằng mật khẩu bởi Microsoft Office có thật sự an toàn?

Trong quá khứ, từ phiên bản Office 95 đến Office 2003, tính năng mã hóa của Office rất yếu. Do đó, các tài liệu được mã hóa bởi các phiên bản Office này sẽ rất dễ dàng bị bẻ khóa bởi các công cụ của bên thứ ba. Nhưng kể từ phiên bản Office 2007, Microsoft đã khắc phục được các vấn đề nghiêm trọng về bảo mật của tính năng bảo vệ và mã hóa bằng mật khẩu này nên đã chuyển sang sử dụng chuẩn bảo mật Advanced Encryption Standard (AES) với 128-bit key. Đây được xem là một chuẩn bảo mật khá an toàn, mạnh mẽ và được áp dụng trên nhiều sản phẩm phần mềm khác.

Và đến phiên bản Office 2016, Microsoft vẫn tiếp tục sử dụng chuẩn mã hóa Advanced Encryption Standard (AES) để giúp người dùng có thể bảo vệ an toàn các dữ liệu văn phòng của mình bằng mật khẩu.

Bên cạnh khả năng bảo vệ toàn diện bằng mật khẩu, Office 2016 còn cung cấp thêm tùy chọn thiết lập mật khẩu hạn chế chỉnh sửa “Restrict Editing”. Tùy chọn này sẽ cho phép người dùng thiết lập chế độ xem tài liệu nhưng nếu muốn chỉnh sửa, phải cần đến mật khẩu để “mở khóa” khả năng này.

Ngoài ra, một lưu ý mà người dùng cần biết là tài liệu chỉ được mã hóa và bảo vệ một cách tốt nhất nếu như bạn lưu ở định dạng DOCX. Còn nếu bạn lưu ở định dạng DOC, tương đương với phiên bản Office Office 2003 hoặc cũ hơn, khả năng bảo vệ sẽ kém đi và có thể bị bẻ khóa rất dễ dàng.

Làm thế nào để bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu trong Microsoft Office?

Trước tiên, bạn hãy mở bất kỳ ứng dụng nào như Word, Excel, PowerPoint, hoặc Access. Sau đó mở tài liệu mà bạn cần tạo mật khẩu lên.

Bây giờ bạn hãy nhấn vào tùy chọn File ở menu phía trên của giao diện ứng dụng và tìm đến tùy chọn “Protect Document”.

Kế đến bạn hãy nhấn vào biểu tượng mũi trong Protect Document và chọn Encrypt with Password.

Một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện, bây giờ bạn hãy tiến hành điền mật khẩu mà bạn muốn thiết lập vào ô trống và nhấn phím ENTER để thực thi. Khi đó, bạn sẽ được yêu cầu nhập 2 lần để xác thực lần nữa.

Một lưu ý nhỏ là trong mỗi ứng dụng Office khác nhau thì tùy chọn “Protect” sẽ có tên khác nhau, ví dụ như là “Protect Document” trong Microsoft Word, “Protect Workbook” trong Microsoft Excel và “Protect Presentation” trong Microsoft PowerPoint. Nhưng với Microsoft Access, bạn sẽ chỉ thấy có mỗi tùy chọn “Encrypt with Password”.

Sau khi thiết lập xong mật khẩu bảo vệ cho tài liệu, mỗi khi mở, một hộp thoại nhỏ yêu cầu nhập mật khẩu sẽ xuất hiện. Nếu không có mật khẩu, bạn sẽ không tài nào xem được nội dung của tài liệu.

Để loại bỏ mật khẩu bảo vệ cho tài liệu, bạn hãy truy cập vào File > Protect Document > Encrypt with Password.

Khi đó hộp thoại nhập mật khẩu sẽ xuất hiện, bạn hãy bỏ trống ô nhập mật khẩu và nhấn OK để tiến hành loại bỏ mật khẩu cho tài liệu.

Làm thế nào để bảo vệ tài liệu PDF bằng mật khẩu trong Microsoft Office?

Bạn có thể xuất định dạng tài liệu Office sang định dạng PDF rất dễ dàng và thiết lập mật khẩu cho tập tin này bằng cách làm như sau.

Mở tài liệu Office lên và truy cập vào File > Export, sau đó nhấn vào tùy chọn Create PDF/XPS.

Hộp thoại lựa chọn vị trí lưu sẽ xuất hiện, bạn hãy nhấn vào tùy chọn Options.

Cửa sổ Options sẽ hiện ra, bạn hãy tìm và đánh dấu vào tùy chọn “Encrypt the document with a password”, sau đó nhấn OK.

Kế tiếp sẽ là phần nhập mật khẩu để thiết lập.

Và khi mọi thứ đã xong, mỗi khi mở tài liệu PDF được bảo vệ, hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu sẽ xuất hiện.

Có thể nói tính năng này rất hữu ích cho bạn nếu thường hay lưu trữ dữ liệu trên USB hoặc các dịch vụ đám mây như OneDrive. Hi vọng bài viết sẽ có ích cho bạn.