Chuyện về những vị sếp cấm đoán smartphone nơi công sở

Hai nghìn sáu trăm mười bảy lần mỗi ngày. Đó là số lần trung bình một người chạm vào hoặc vuốt chiếc điện thoại của họ mỗi ngày.

Theo một khảo sát mới đây của hãng nghiên cứu ứng dụng di động Dscout Inc., điều này có nghĩa là khoảng 2 giờ 25 phút mỗi ngày. Và một phần lớn của quãng thời gian đó diễn ra trong giờ làm việc.

Với ông Brown, điều đó là quá đủ. Hai năm trước, vị giám đốc điều hành của hãng quảng cáo Brown Parker & DeMarinis Advertising đã tạm dừng bài thuyết trình của mình để nhìn quanh phòng họp. Phần lớn những người có mặt lúc đó đều đang nghịch điện thoại của mình.

“Tôi không thể chịu nổi nữa.” Ông Brown nói.

Trong cơn giận dữ, ông ra lệnh cho toàn công ty. “Không được mang điện thoại vào phòng họp với tôi. Nếu ai đó còn lôi điện thoại ra, đó sẽ là buổi họp cuối cùng của người đó.”

Làm việc đa nhiệm là chuyện hoang đường

Nhiều nhà quản lý tỏ ra mâu thuẫn về cách làm thế nào để giới hạn việc sử dụng smartphone tại nơi làm việc. Smartphone cho phép mọi người hoàn thành công việc từ xa, luôn cập nhất những phát triển nhanh chóng trong mảng kinh doanh và bắt kịp khách hàng, đồng nghiệp. Nhưng theo một cuộc khảo sát trong năm 2016 trên hơn 2.000 giám đốc điều hành và trưởng phòng nhân sự do CareerBuilder thực hiện, cũng chính các thiết bị này là thủ phạm hàng đầu về làm giảm năng suất tại nơi làm việc.

Ngoài ra còn có một số bằng chứng khác cho thấy năng suất bị suy giảm khi có sự hiện diện của smartphone. Trong một nghiên cứu gần đây của trường Đại học Texas và Đại học California, khi người lao động đặt chiếc điện thoại trên bàn làm việc – ngay cả khi không đụng vào nó – hiệu suất nhận thức của họ cũng thấp hơn so với việc thiết bị của họ nằm ở nơi khác, ví dụ trong túi xách hay túi áo khoác treo gần nơi làm việc.

“Tôi tin chắc rằng cách làm việc đa nhiệm chỉ là một chuyện hoang đường.” Bill Hoopes, nhà quản lý dự án IT của L3 Technologies Inc cho biết.

Niềm tin của ông Hoopes đến từ các buổi họp nhóm khi ông tiếp quản một đội khoảng 25 người trong một công ty về phòng không vũ trụ ba năm trước. “Mỗi khi điện thoại của ai đó vang lên, người đó sẽ phải đứng trong suốt phần còn lại của cuộc họp.” ông cho biết. Từ lâu trước đó, ông đã yêu cầu cả nhóm bỏ điện thoại lên bàn làm việc khi có hai người trở lên ở cùng nhau.

Ông cho biết, theo thời gian, ông nhận ra rằng điều này không chỉ cải thiện về chất lượng đối thoại và ý tưởng trong cuộc họp, mà mọi người dường như tôn trọng và đánh giá cao công việc của người khác hơn.

Mat Ishbia, CEO của United Wholesale Mortage, đã cấm mang đồ công nghệ vào các cuộc họp từ khoảng hai năm trước, và gần đây còn yêu cầu rằng nhóm ông điều hành và các nhà quản lý không kiểm tra điện thoại khi họ đi bộ đến và đi khỏi cuộc họp.

“Đừng làm như thể chúng ta quá bận rộn để cất lời chào,” ông nói với họ. “Hãy giao tiếp bằng ánh mắt với mọi người.”

Ông Ishbia giờ đang thử nghiệm một giải pháp khác cho chứng nghiện điện thoại. Một nhóm khoảng 250 người sẽ thử nghiệm không sử dụng điện thoại cá nhân tại bàn làm việc. Nếu họ muốn sử dụng thiết bị của mình, họ phải đi tới một khu vực chung dành riêng cho sử dụng điện thoại và mạng xã hội. Sau khi thử nghiệm 45 ngày, ông cho biết, các nhân viên của mình đã kiểm tra điện thoại ít hơn.

Bryan Lee, nhà quản lý sản phẩm của công ty phần mềm Docker Inc, nghi ngờ rằng việc sử dụng điện thoại hàng ngày của mình là vấn đề gây giảm năng suất, vì vậy tháng trước anh đã cài đặt một ứng dụng có tên Moment trên iPhone của mình để theo dõi tổng thời gian anh sử dụng điện thoại mỗi ngày. Lần đo đầu tiên cho ra kết quả là 4 giờ mỗi ngày. Từ đầu tháng Tư đến nay, anh đã giảm xuống còn gần một giờ.

Tại nơi làm việc, Lee đã thuyết phục 8 người của nhóm mình tải xuống ứng dụng và đăng tải số giờ dùng điện thoại hàng ngày của mình lên một bảng trắng. Thành viên có thời gian thấp nhất sẽ được tuyên dương.

“Chúng tôi đang nghĩ đến việc có một chiếc cúp mà chúng tôi có thể đem đi khoe – hoặc cũng có thể để chế nhạo người thua cuộc.” Anh cho biết.

Không dễ từ bỏ smartphone

Các thiết bị cầm tay có thể là nguồn thông tin có giá trị trong các cuộc gặp mặt trên văn phòng. Shane Wooten, CEO của công ty về nền tảng video doanh nghiệp Vidplat LLC, gần đây đã gây ngạc nhiên cho một nhóm khách hàng doanh nghiệp khi yêu cầu họ để các thiết bị điện tử bên ngoài. “Họ không hề thích điều đó.” Ông cho biết.

Từ tháng Một, ông Wooten đã giới hạn số thiết bị cá nhân mà nhân viên của ông được mang vào phòng họp và đã gặp phải một số phản kháng. Các nhân viên cho rằng điện thoại của họ rất quan trọng cho việc giữ liên lạc với những đứa trẻ bị ốm hoặc tìm kiếm thông tin liên quan đến cuộc họp.

“Tôi bảo họ rằng, chúng ta không phải đang ở trong trường trung học,” ông cho biết. “Tôi sẽ không thu điện thoại của họ và đặt vào trong một cái xô nữa. Chỉ cần nó không xuất hiện trên mặt bàn làm việc.”

Tuần trước, hãng Google cũng thông báo rằng, phiên bản hệ điều hành Android tiếp theo sẽ có tính năng cho phép giúp đỡ những người cảm thấy mình bị ràng buộc vào thiết bị của họ. Nó sẽ cho phép người dùng thấy họ đã dành bao nhiêu thời gian trên điện thoại, ứng dụng nào sử dụng nhiều nhất và cho thấy chiếc điện thoại được mở khóa thường xuyên như thế nào.

Đoạn kết cho lệnh cấm smartphone

Phần mềm có thể là chìa khóa của vấn đề, bởi vì không phải mọi giải pháp tại nơi làm việc đều hiệu quả. Quy tắc không điện thoại trong phòng họp tại hãng quảng cáo của ông Brown kéo dài được 2 tháng, bởi vì nó không hoàn toàn hiệu quả.

Thay vì điện thoại, các nhân viên đeo smartwatch hoặc laptop vào phòng họp, những thiết bị vốn gây phân tâm không kém. Ông còn cho biết thêm rằng, các nhân viên cảm thấy lo lắng vì sẽ bỏ lỡ cuộc gọi hay email nào đó từ khách hàng.

Giờ đây, ông yêu cầu 40 nhân viên của mình không cần phải đến dự họp, trừ khi họ thực sự phải có mặt ở đó và ông nhấn mạnh rằng họ phải tham gia đầy đủ vào cuộc họp.

Ông Brown cũng nhớ chiếc điện thoại của mình và so sánh nó với cảm giác thèm rượu trong thời kỳ Thực thi luật cấm bán rượu của Mỹ: “Một tình trạng mà về lý thuyết, gần như không có ai muốn sống lại trong thời kỳ đó, kể cả những người làm ra các quy tắc này.”

Tham khảo WSJ