Ký sự chế tạo động cơ máy bay GE Aviation qua lăng kính của người trong cuộc

Ngày nào cũng vậy, tại xưởng sản xuất của GE Aviation – hãng hàng không dân sự và quân sự hàng đầu thế giới, có hàng nghìn bộ phận động cơ được đưa vào lưu thông. Việc tìm kiếm những bộ phận đã qua sử dụng đồng nghĩa với việc bạn gọi cho giám đốc vật tư và đề xuất tìm kiếm nguyên liệu. Và việc này không hề dễ dàng gì bởi GE chưa có hệ thống sàng lọc nguyên liệu có sẵn và làm cho quá trình bị vận hành bay bị trì hoãn.

Trong quá khứ, tôi đã từng lái máy bay B-1 cho lực lượng không quân Mỹ, nơi tôi hỗ trợ cận chiến (Close Air Support) với các đoàn bay nằm trong danh sách của kẻ thù. Chính quá trình đào tạo và kinh nghiệm có được đã giúp tôi học cách phát hiện vấn đề một cách nhanh chóng, cân nhắc những giải pháp khả thi và đưa ra hành động kịp thời.

Khi tôi cố gắng làm điều gì đó tương tự tại GE, mục tiêu của tôi đơn giản là làm cho các thành viên trong nhóm có một cuộc sống dễ dàng hơn. Và tôi thực sự ngạc nhiên khi công cụ quy trình làm việc đơn giản mà tôi tạo ra đã làm thay đổi cách mà cả hãng hàng không hoạt động.

Nhìn nhận vấn đề qua con mắt của người khác

Nếu bạn có một chuyến bay vào năm ngoái, rất có thể bạn đã đi chiếc máy bay được chạy bằng một trong những động cơ mà GE đã tạo ra bằng tình yêu lao động thực sự. Mỗi công nhân đã làm việc hàng trăm giờ, từ tạo ra các bộ phận để lắp ráp đến kiểm tra thử nghiệm.

Cùng với đó, chúng tôi cũng nhận các cuộc gọi từ khách hàng và những yêu cầu về dịch vụ bảo dưỡng. Mỗi giây trôi qua và mỗi yêu cầu chưa được hoàn thành đều ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ mà chúng tôi cung cấp. Khi rất nhiều thứ xảy ra cùng một lúc, việc quản lý thời gian hiệu quả là cực kỳ quan trọng.

Chúng tôi có một hệ thống theo dõi (tracker) khá hữu ích đi theo mỗi nhà quản lý chương trình để cập nhật các bộ phận máy bay đã qua sử dụng. Nhưng hệ thống này được vận hành qua email khá cồng kềnh và thường hay bị thất lạc trong quá trình sắp xếp.

Quãng thời gian khi còn ở trong quân đội đã dạy cho tôi cách nhìn nhận, xem xét vấn đề thông qua con mắt của người khác. Và tôi biết rằng nếu chúng tôi cải thiện hệ thống điện tử dựa theo cách này, nó sẽ có một tác động to lớn vào sự tương tác với khách hàng, những kỹ sư bảo dưỡng động cơ, nhóm nghiên cứu vật liệu và những người có nhiệm vụ phân loại phụ tùng.

Do đó, tôi đã tạo một bảng tính mới trong Microsoft Excel và bắt đầu làm việc. Tôi từng học IT, nhưng nói một cách thẳng thắn thì tôi không có nhu cầu hay lý do gì để bắt đầu phát triển một phần mềm toàn diện trước khi thử nghiệm một vật mẫu đơn giản. Trong bản Excel, chúng tôi bắt đầu nhập bằng tay tất cả dữ liệu và sau đó công cụ lý tưởng sẽ tự động thực hiện những việc còn lại. Nó theo dõi từng phụ tùng, cùng với những chi phí mới và chi phí đã sử dụng để dễ dàng được cập nhật theo thời gian thực tế.

Sự đơn giản thường tạo nên khác biệt lớn

Sự đơn giản thường tạo nên khác biệt lớn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, giải pháp tốt nhất đòi hỏi phải trải qua quá trình rèn luyện nghiêm khắc nhất thay vì cố gắng thay đổi tất cả mọi thứ cùng một lúc. Mỗi nơi làm việc đều có quy trình hoạt động tiêu chuẩn của riêng nó, thậm chí kể cả một hệ hống làm việc kém hiệu quả thì khi đã thực hiện, nó cũng sẽ hoàn thành công việc theo cách nào đó.

Tôi nghĩ sẽ không mất quá nhiều thời gian để Excel trở thành giải pháp phần mềm được phát triển một cách hoàn chỉnh. Hiện nay, hơn 70 nhân viên của GE Aviation đang sử dụng Excel để theo dõi vận hành và đưa ra những quyết định thông minh hơn trong việc kiểm kê và sửa chữa sản phẩm. Con số này vẫn đang tiếp tục tăng lên.

Sự cải tiến tốt nhất không phải lúc nào cũng áp dụng được trong cả quá trình

Khi ngày càng có nhiều người tại GE Aviation bắt đầu sử dụng công cụ này, nó sẽ tiếp tục phát triển và hứa hẹn trả về nhiều dữ liệu hơn trong suốt quy trình làm việc mà trước đây chưa hề có. Vì vậy, chúng tôi đang tiếp tục khám phá những sử dụng thông tin mới hơn. Về mặt người dùng, nó cho thấy tính hiệu quả khi số lượng người mới sử dụng tăng lên, nhưng nó lại làm mờ đi mục đích ban đầu của công cụ này khi mọi người đang cố kéo nó theo những chiều hướng khác nhau.

Có lẽ nhóm của bạn đã không cố gắng theo dõi hàng ngàn các bộ phận phụ tùng của động cơ máy bay. Nhưng có thể bạn đang cố gắng để xác định đúng những thông tin cụ thể trong công ty của bạn, hay bạn đang cố gắng giảm bớt thời gian dành cho những công việc hành chính. Khi bạn nhìn vào để giải quyết những khó khăn của riêng bạn, bạn có thể áp dụng một số bài học của GE Aviation.

Trước tiên, hãy ghi chú thật tốt. Hãy chắc chắn rằng quá trình, sự lựa chọn, và kết quả đều được chuẩn bị chu đáo, ngay cả khi bạn chỉ thử nghiệm. Bằng cách đó, bạn sẽ có một bản vẽ và có thể xem lại bất cứ khi nào bạn cần, và có thể chứng minh giá trị trong ý tưởng của bạn.

Thứ hai, hãy cẩn thận khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào có thể ăn mòn giá trị của giải pháp ban đầu.

Cuối cùng, bạn không chỉ xây dựng mà còn phải tiến xa hơn khi thấy hệ thống đã hoạt động. Điều quan trọng là bạn phải thường xuyên định ra mục đích và trọng điểm trong ý tưởng cũng như giải pháp của mình. Một khi hoàn cảnh phát triển thì ý tưởng của bạn cũng phải phát triển theo. Đó là điều mà các nhà đổi mới luôn mong đợi!